Tiền đặt cọc là một phương thức giao dịch phổ biến trong kinh doanh, khoản tiền mà một bên giao cho bên kia nhằm bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ trong tương lai. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về ​​Cách hạch toán tiền đặt cọc như thế nào?, giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. 

1. Tiền đặt cọc là gì?

Tiền đặt cọc là khoản tiền mà một bên giao cho bên kia nhằm bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ trong tương lai. Tiền đặt cọc có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch, chẳng hạn như:

• Đặt cọc thuê nhà, mua bán bất động sản.
• Đặt cọc mua hàng hóa, dịch vụ.
• Đặt cọc bảo đảm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng hợp tác.

Tiền đặt cọc được quy định trong Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể đặt cọc là việc một bên (bên đặt cọc) giao cho bên kia (bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn nhất định để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Nếu hợp đồng được thực hiện thì tiền đặt cọc sẽ được trả lại hoặc được trừ vào nghĩa vụ thanh toán.

Nếu hợp đồng không được thực hiện thì bên đặt cọc có thể mất tiền đặt cọc và bên nhận đặt cọc có thể phải hoàn trả tiền đặt cọc và bồi thường thêm tùy thỏa thuận.

2. Cách hạch toán tiền đặt cọc như thế nào?

Khi doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc chưa phải là doanh thu, do đó doanh nghiệp cần ghi nhận vào tài khoản phải trả.

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng  
• Có TK 3386 – Nhận cọc, ký quỹ, ký cược  

Khi hợp đồng được thực hiện và tiền đặt cọc được chuyển thành thanh toán

Bút toán:

• Nợ TK 3386 – Nhận cọc, ký quỹ, ký cược  
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng  

Khi khách hàng thanh toán phần còn lại:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng  
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng  

Khi phải hoàn trả tiền đặt cọc

Bút toán:

• Nợ TK 3386 – Nhận cọc, ký quỹ, ký cược  
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng  

Khi bên nhận đặt cọc thu luôn tiền đặt cọc do bên đặt cọc vi phạm hợp đồng

Bút toán:

• Nợ TK 3386 – Nhận cọc, ký quỹ, ký cược  
• Có TK 711 – Thu nhập khác  
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)  

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn

3. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Theo Công văn 51161/CT-TTHT ngày 27/7/2017 của Cục Thuế Hà Nội tiền đặt cọc chỉ là khoản tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng, không phải doanh thu nên không phải xuất hóa đơn.

Nếu tiền đặt cọc được chuyển thành khoản thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ thì phải xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT.

Ví dụ: Khách hàng đặt cọc mua hàng. Khi giao hàng và thanh toán phần còn lại, doanh nghiệp xuất hóa đơn cho tổng giá trị hàng hóa. Tiền đặt cọc bị thu luôn do khách hàng vi phạm hợp đồng thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khoản này vì nó được coi là thu nhập khác.

Nếu nhận tiền đặt cọc và có phát sinh lãi tiền gửi thì doanh nghiệp phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản lãi này.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán giá thành theo thông tư 133 chi tiết

4. Khi đặt cọc cần lưu ý những gì?

Hợp đồng đặt cọc phải rõ ràng, xác định rõ số tiền đặt cọc, thời gian, điều kiện được hoàn trả hoặc không hoàn trả và ghi rõ các điều khoản phạt nếu một bên không thực hiện hợp đồng.

Xác định tài khoản kế toán phù hợp như:

• TK 3386 – Nếu tiền đặt cọc chỉ là khoản đảm bảo thực hiện hợp đồng.
• TK 331 – Nếu tiền đặt cọc là khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp.

Kiểm tra nghĩa vụ thuế khi đặt cọc, nếu thu luôn tiền đặt cọc thì phải xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT. Nếu chỉ nhận đặt cọc tạm thời thì không phải xuất hóa đơn ngay.

5. Các câu hỏi thường gặp

Tiền đặt cọc có phải chịu thuế GTGT không?

Không, nếu chỉ là khoản đảm bảo hợp đồng. 

Có, nếu tiền đặt cọc được thu luôn do bên đặt cọc vi phạm hợp đồng.

Tiền đặt cọc có phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?

Không, nếu là khoản đặt cọc thuần túy.

Có, nếu tiền đặt cọc bị thu luôn do vi phạm hợp đồng (được tính vào thu nhập khác).

Doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc có cần ghi nhận doanh thu ngay không?

Không, tiền đặt cọc không phải doanh thu cho đến khi hợp đồng được thực hiện.

Nếu khách hàng chuyển tiền đặt cọc nhưng sau đó hủy hợp đồng, doanh nghiệp có phải hoàn trả?

Tùy thỏa thuận hợp đồng, nếu có quy định hoàn trả, doanh nghiệp phải hoàn tiền và nếu khách hàng vi phạm hợp đồng, doanh nghiệp có thể thu luôn tiền đặt cọc.

Khi thu luôn tiền đặt cọc, doanh nghiệp có cần lập hóa đơn không?

Có, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và hạch toán vào thu nhập khác.

Hy vọng bài viết Cách hạch toán tiền đặt cọc như thế nào? đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.