Hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu, đảm bảo tính pháp lý, công bằng và minh bạch. Việc áp dụng đúng quy trình chỉ định thầu cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời bảo vệ quyền lợi của bên mời thầu và các nhà thầu tham gia. ACC Khánh Hòa sẽ đi sâu vào phân tích mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu nhằm cung cấp những kiến thức pháp lý và thực tiễn cần thiết cho các bạn đọc.
1. Mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu là gì?
Hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu là một dạng hợp đồng dịch vụ trong đó bên tư vấn cam kết thực hiện việc lập hồ sơ mời thầu (HSMT) cho bên mời thầu (thường là cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp). Hồ sơ mời thầu là tài liệu cần thiết để nhà thầu có thể tham gia vào quá trình đấu thầu, đảm bảo rằng các thông tin, yêu cầu về kỹ thuật và tài chính đều được công khai, rõ ràng, và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Theo Luật Đấu thầu 2013, hồ sơ mời thầu phải được lập dựa trên các yêu cầu cụ thể và tiêu chí rõ ràng để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc lập hồ sơ mời thầu có thể được giao cho đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, giúp bên mời thầu đảm bảo sự đúng đắn về mặt pháp lý, tính chuyên môn và hiệu quả của hồ sơ.
2. Mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu
Mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu là văn bản pháp lý được sử dụng để quy định quyền và nghĩa vụ giữa bên mời thầu) và bên tư vấn trong việc lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu cho các gói thầu.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…………., ngày tháng năm 20……
HỢP ĐỒNG TƯ VẤN LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU
Số:……/YTTT-………../2…
Gói thầu: “……………………….….”
Các căn cứ để ký kết hợp đồng:
– Bộ Luật Dân sự 2015;
– Luật Thương mại 2005;
– Luật Đấu thầu 2013;
– Quyết định số … ngày … tháng … năm …. của ………………. về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu ……;
– Quyết định số
Hôm nay, ngày…../……/20…… tại …………………………….., chúng tôi gồm các bên dưới đây:
1. Bên giao thầu (gọi tắt là bên A):
– Tên đơn vị: Công ty ………………………………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: số …………phố ………., quận ……….., T.P. …………….
– Đại diện là: …………………………………………..- Chức vụ: Giám đốc
– Điện thoại: (84) …………………………; Fax: (84) ………………………………….
– Số tài khoản: ………………………… – Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam –
2. Bên nhận thầu (gọi tắt là bên B):
– Tên đơn vị: Công ty ………………………………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: số …………phố ………., quận ……….., T.P. …………….
– Đại diện là: …………………………………………..- Chức vụ: Giám đốc
– Điện thoại: (84) …………………………; Fax: (84) ………………………………….
– Số tài khoản: ………………………… – Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Hội sở chính.
– Mã số thuế: ……………………………………………….
Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu gói thầu “Mua sắm …..” với những điều kiện, điều khoản sau đây:
Điều 1: Nội dung công việc phải thực hiện
Bên A giao cho Bên B thực hiện công tác tư vấn lập hồ sơ mời thầu bằng tiếng Việt hồ sơ dự thầu gói thầu “Mua sắm ……..” thuộc dự án “
Hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các nội dung liên quan khác đến công việc do Bên B thực hiện phải đảm bảo phù hợp với dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán của dự án đã được …….phê duyệt, tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật đấu thầu và các quy định về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản hiện hành.
Điều 2: Chất lượng sản phẩm tư vấn và các yêu cầu khác
Chất lượng công việc do Bên B thực hiện phải đáp ứng được yêu cầu của Bên A, phải tuân thủ theo các quy định hiện hành của Nhà nước, cụ thể:
Hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu phải đảm bảo phù hợp với Dự án đầu tư, và Tổng dự toán đã được …… phê duyệt và tuân thủ các quy định có liên quan của Luật đấu thầu, các quy định quản lý đầu tư xây dựng cơ bản hiện hành.
Điều 3: Thời gian, tiến độ thực hiện
3.1. Thời gian thực hiện:
– Lập hồ sơ mời thầu: Không chậm hơn 05 ngày kể từ khi nhận đầy đủ các hồ sơ tài liệu do Bên A cung cấp, Bên B sẽ hoàn thành dự thảo Hồ sơ mời thầu. Không chậm hơn 05 ngày kể từ khi nhận được ý kiến chính thức của Bên A về bản dự thảo Hồ sơ mời thầu, Bên B sẽ hoàn thành bản Hồ sơ mời thầu cuối cùng (Thời gian trên chưa bao gồm thời gian bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu công việc, nếu có).
3.2. Hồ sơ tài liệu giao cho Bên A:
Hồ sơ mời thầu: 03 bộ và 03 đĩa chứa các file, bảng biểu liên quan.
Điều 4: Giá của hợp đồng
– Giá của hợp đồng đã có thuế VAT là: …………………….000.000 đồng
– (Số tiền bằng chữ: Mười triệu đồng)
Điều 5: Thanh toán hợp đồng
Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng đồng Việt Nam theo hình thức chuyển khoản. Bên A sẽ thanh toán cho Bên B thành hai đợt như sau:
– Bên A thanh toán cho Bên B ………. VNĐ (…………đồng) trong vòng 1 ngày sau khi ký kết Hợp đồng.
– Bên A thanh toán cho Bên B ………… VNĐ (……………. đồng) sau khi phê duyệt kết quả HSMT.
Trong trường hợp kết quả đấu thầu bị hủy bỏ không do lỗi của Bên B, Bên A sẽ phải trả các chi phí cho phần công việc mà Bên B đã thực hiện.
Điều 6: Trách nhiệm của các bên
6.1 Trách nhiệm của Bên A:
1. Bên A nhận cung cấp cho bên B các tài liệu:
– Cung cấp tài liệu, số liệu và các văn bản pháp lý cần thiết cho Bên B làm căn cứ.
– Dự án đầu tư, Thiết kế kỹ thuật – tổng dự toán của dự án được phê duyệt
– Các chỉ tiêu kỹ thuật và các yêu cầu riêng khác (nếu có).
– Cung cấp cho Bên B các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Bên A chịu trách nhiệm về tính chính xác của các tài liệu và thông tin được Bên A chuẩn bị, phê chuẩn và cung cấp cho Bên B theo hợp đồng này.
2. Khi nhận được bất kỳ yêu cầu nào của Bên B về việc làm rõ hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, Bên A chịu trách nhiệm xem xét và yêu cầu nhà thầu liên quan làm rõ các vấn đề được Bên B yêu cầu trong thời hạn phù hợp với tiến độ phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu và cung cấp văn bản trả lời cho Bên B.
3. Thanh toán kinh phí trên cơ sở hợp đồng tư vấn giữa Bên A và Bên B theo quy định hiện hành.
6.2 Trách nhiệm của Bên B:
– Cử các chuyên gia đủ các tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm cần thiết chịu trách nhiệm thực hiện các công việc như được nêu ở Điều 1 và các điều khoản khác được quy định tại hợp đồng này.
– Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ theo hợp đồng.
– Tham gia, phối hợp giải trình, bổ sung, làm rõ các nội dung thuộc phần việc Bên B đã thực hiện trong trường hợp các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu khi xem xét, thẩm định, đánh giá, phê duyệt hồ sơ mời thầu và báo cáo kết quả đấu thầu.
– Chịu trách nhiệm trước Bên A và trước pháp luật về tính chính xác, công bằng và khách quan trong việc lập hồ sơ mời thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.
Điều 7: Tranh chấp và giải quyết tranh chấp
-Trong trường hợp xảy ra tranh chấp thuộc về hợp đồng này, các bên phải có trách nhiệm giải quyết trên cơ sở thương lượng, hai bên cùng có lợi.
-Trường hợp không đạt được thỏa thuận giữa các bên, việc giải quyết tranh chấp sẽ được đưa ra Toà án Kinh tế Hà Nội phân xử. Phán quyết của Toà án Kinh tế có hiệu lực buộc các bên phải thi hành.
Điều 8: Bất khả kháng
8.1. Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra mang tính khách quan và nằm ngoài tầm kiểm soát của các bên như động đất, bão, lũ, lụt, lốc, sóng thần, lở đất; hoả hoạn; chiến tranh hoặc có nguy cơ xảy ra chiến tranh, … và các thảm họa khác chưa lường hết được, sự thay đổi chính sách hoặc ngăn cấm của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam…
Việc một bên không hoàn thành nghĩa vụ của mình do sự kiện bất khả kháng sẽ không phải là cơ sở để bên kia chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên bên bị ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng có nghĩa vụ phải:
+ Tiến hành các biện pháp ngăn ngừa hợp lý và các biện pháp thay thế cần thiết để hạn chế tối đa ảnh hưởng do sự kiện bất khả kháng gây ra
+ Thông báo ngay cho bên kia về sự kiện bất khả kháng xảy ra trong vòng 07 ngày ngay sau khi xảy ra sự kiện bất khả kháng.
8.2. Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng, thời gian thực hiện hợp đồng sẽ được kéo dài bằng thời gian diễn ra sự kiện bất khả kháng mà bên bị ảnh hưởng không thể thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng của mình
Điều 9: Vi phạm hợp đồng
9.1. Các trường hợp miễn trừ trách nhiệm đối với hành vi vi phạm: Bên vi phạm hợp đồng được miễn trừ trách nhiệm trong các trường hợp sau:
a) Xảy ra sự kiện bất khả kháng như quy định tại Điều 8 của hợp đồng;
b) Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;
c) Hành vi vi phạm của một bên do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết được vào thời điểm giao kết hợp đồng.
9.2. Phạt vi phạm tiến độ thực hiện hợp đồng: Trong trường hợp Bên B vi phạm tiến độ thực hiện hợp đồng quy định tại Điều 3(trừ trường hợp quy định tại Khoản 9.1), Bên B sẽ phải chịu phạt chậm tiến độ tương đương 2% trị giá hợp đồng cho mỗi tuần chậm nhưng tổng mức phạt vi phạm tiến độ thực hiện hợp đồng không quá 8% trị giá hợp đồng.
9.3. Quyền yêu cầu tiền lãi do chậm thanh toán: Trong trường hợp Bên A chậm thanh toán phí tư vấn theo quy định tại Điều 5 của Hợp đồng, Bên B có quyền yêu cầu trả tiền lãi trên số tiền chậm trả đó theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian chậm trả.
Điều 10: Tạm dừng, huỷ bỏ hợp đồng
10.1. Tạm dừng thực hiện hợp đồng:
Các trường hợp tạm dừng thực hiện hợp đồng bao gồm:
– Do lỗi của Bên giao thầu hoặc Bên nhận thầu gây ra;
– Các trường hợp bất khả kháng.
– Các trường hợp khác do hai bên thoả thuận
Một bên có quyền quyết định tạm dừng hợp đồng do lỗi của bên kia gây ra, nhưng phải báo cho bên kia biết bằng văn bản và cùng bàn bạc giải quyết để tiếp tục thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết; trường hợp bên tạm dừng không thông báo mà tạm dừng gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên thiệt hại. Thời gian và mức đền bù thiệt hại do tạm dừng hợp đồng do hai bên thoả thuận để khắc phục.
10.2. Huỷ bỏ hợp đồng:
– Một bên có quyền huỷ bỏ hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại khi bên kia vi phạm hợp đồng là điều kiện huỷ bỏ mà các bên đã thoả thuận hoặc pháp luật có quy định. Bên vi phạm hợp đồng phải bồi thường thiệt hại.
– Bên huỷ bỏ hợp đồng phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc huỷ bỏ hợp đồng; nếu không thông báo mà gây thiệt hại cho bên kia, thì bên huỷ bỏ hợp đồng phải bồi thường;
– Khi hợp đồng bị huỷ bỏ, thì hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm bị huỷ bỏ và các bên phải hoàn trả cho nhau tài sản hoặc tiền mà các bên đã nhận của nhau;
Điều 11: Điều khoản chung
11.1. Hợp đồng này cũng như tất cả các tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng sẽ được các bên quản lý theo quy định hiện hành của nhà nước về bảo mật.
11.2. Hai bên cam kết thực hiện tốt các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng.
11.3. Hợp đồng làm thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ 2 bản, Bên B giữ 1 bản;11.4. Hiệu lực của hợp đồng: Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
>>> Tải ngay tại Mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu
3. Quy trình thủ tục lựa chọn nhà thầu đối với chỉ định thầu được thực hiện như thế nào?
Chỉ định thầu là một hình thức lựa chọn nhà thầu trong đó bên mời thầu lựa chọn trực tiếp nhà thầu mà không qua hình thức đấu thầu công khai hoặc hạn chế. Hình thức chỉ định thầu thường được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt, chẳng hạn khi có tính chất cấp bách, hoặc chỉ có một nhà thầu có khả năng thực hiện công việc.
Quy trình thủ tục lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu được quy định cụ thể trong Luật Đấu thầu 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Cụ thể, quy trình này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định trường hợp áp dụng chỉ định thầu
Theo Điều 22 của Luật Đấu thầu 2013, việc lựa chọn nhà thầu qua hình thức chỉ định thầu chỉ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định, như:
- Khi chỉ có một nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu.
- Khi gói thầu có giá trị thấp hoặc có tính chất khẩn cấp.
- Khi có sự thay đổi về yêu cầu kỹ thuật mà không thể thực hiện đấu thầu công khai.
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng để đảm bảo việc lựa chọn nhà thầu tuân thủ các quy định pháp luật.
Bước 2: Xây dựng hồ sơ mời thầu
Tương tự như hình thức đấu thầu thông thường, trong chỉ định thầu, bên mời thầu cần lập hồ sơ mời thầu nhưng quy trình này đơn giản hơn nhiều so với đấu thầu mở hoặc hạn chế. Hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu về kỹ thuật, tài chính, hợp đồng mẫu và các thông tin khác liên quan đến yêu cầu của gói thầu.
Bước 3: Lựa chọn nhà thầu
Bên mời thầu sẽ đánh giá năng lực của nhà thầu được chỉ định thông qua hồ sơ năng lực, các chứng chỉ, giấy phép cần thiết và khả năng thực hiện công việc. Việc lựa chọn phải đảm bảo rằng nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và điều kiện thực hiện gói thầu.
Bước 4: Ký kết hợp đồng
Sau khi lựa chọn được nhà thầu, bên mời thầu sẽ ký kết hợp đồng với nhà thầu đã được chỉ định. Hợp đồng này sẽ xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, bao gồm giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, các điều khoản về chất lượng và bảo hành.
Bước 5: Giám sát và thanh lý hợp đồng
Trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, bên mời thầu sẽ giám sát việc thi công, nghiệm thu và thanh toán cho nhà thầu. Khi công việc hoàn tất, hợp đồng sẽ được thanh lý và công trình sẽ được bàn giao cho chủ đầu tư.
4. Vai trò của hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu
Hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình đấu thầu vì nó đảm bảo các yếu tố sau:
– Hợp đồng tư vấn giúp bên mời thầu thực hiện các thủ tục pháp lý đúng quy định, đảm bảo hồ sơ mời thầu không vi phạm các quy định của pháp luật về đấu thầu. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mời thầu và các nhà thầu tham gia.
– Việc thuê một đơn vị tư vấn có chuyên môn trong lập hồ sơ mời thầu giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Bên tư vấn sẽ giúp xây dựng các tiêu chí rõ ràng, công khai và hợp lý, giúp các nhà thầu có thể cạnh tranh công bằng.
– Hợp đồng tư vấn giúp làm rõ các yêu cầu và trách nhiệm của các bên liên quan, giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp, bất đồng trong quá trình thực hiện gói thầu. Hợp đồng này cũng giúp bên mời thầu nhận được các tư vấn chuyên sâu để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình đấu thầu.
– Khi thuê đơn vị tư vấn có chuyên môn, các bên sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí trong việc lập hồ sơ mời thầu. Những vấn đề pháp lý, kỹ thuật, tài chính sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc tự mình thực hiện.
5. Các câu hỏi thường gặp
Tại sao cần thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu?
Đơn vị tư vấn có chuyên môn cao trong việc xây dựng các yêu cầu đấu thầu, giúp đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và công bằng cho quá trình đấu thầu. Việc tự lập hồ sơ mời thầu có thể gặp khó khăn về mặt kỹ thuật và pháp lý, dẫn đến sai sót và rủi ro pháp lý.
Nếu không có nhà thầu nào đủ năng lực, tôi có thể từ chối các hồ sơ dự thầu không?
Theo quy định tại Điều 10 của Luật Đấu thầu 2013, trong trường hợp không có nhà thầu nào đủ năng lực hoặc hồ sơ thầu không đáp ứng yêu cầu, bên mời thầu có thể hủy bỏ gói thầu và tổ chức đấu thầu lại.
Có thể sử dụng chỉ định thầu cho tất cả các gói thầu không?
Không phải tất cả các gói thầu đều có thể áp dụng chỉ định thầu. Việc chỉ định thầu chỉ được phép thực hiện trong các trường hợp đặc biệt, như đã nêu tại Điều 22 của Luật Đấu thầu.
Thời gian thực hiện hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu có thể kéo dài bao lâu?
Thời gian thực hiện hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu tùy thuộc vào tính chất và quy mô của gói thầu. Thường thì thời gian thực hiện sẽ từ vài tuần đến vài tháng, nhưng cũng có thể kéo dài hơn nếu dự án có yêu cầu đặc biệt.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu và tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình ký kết hợp đồng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.