Trong hoạt động của các doanh nghiệp vận tải hoặc đơn vị sở hữu xe ô tô, phí đường bộ là khoản chi phí phát sinh thường xuyên. Tuy nhiên, việc phí sử dụng đường bộ hạch toán vào đâu để vừa đúng chuẩn mực kế toán, vừa tối ưu số thuế phải nộp vẫn là bài toán khiến nhiều kế toán "đau đầu". Bài viết này của  ACC Khánh Hòa  sẽ giải mã chi tiết các trường hợp hạch toán giúp bạn thực hiện chuẩn xác ngay từ lần đầu.

1. Phí sử dụng đường bộ là gì? Vai trò đối với chi phí doanh nghiệp

Phí sử dụng đường bộ (hay còn gọi là phí bảo trì đường bộ) là khoản phí mà chủ phương tiện phải nộp để bảo trì, nâng cấp đường bộ, theo quy định tại Luật Đường bộ 2024 và Nghị định 130/2024/NĐ-CP quy định về thu phí sử dụng đường bộ cao tốc. Khoản phí này khác biệt với phí cầu đường (thu tại trạm BOT để bù đắp chi phí xây dựng).

Đối với doanh nghiệp, phí sử dụng đường bộ đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi phí vận hành, đặc biệt với các đơn vị vận tải hoặc sở hữu xe ô tô. Nó giúp theo dõi chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời là khoản chi phí hợp lý được khấu trừ thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Việc hạch toán đúng không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa báo cáo tài chính, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

2. Phí sử dụng đường bộ hạch toán vào tài khoản nào?

Việc phí sử dụng đường bộ hạch toán vào đâu phụ thuộc vào mục đích sử dụng xe và thời hạn nộp phí. Theo nguyên tắc kế toán và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, phí thường được ghi nhận ban đầu qua tài khoản chi phí trả trước, sau đó phân bổ dần để phù hợp với nguyên tắc "phù hợp" (matching principle).

2.1. Trường hợp hạch toán vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Nếu xe phục vụ bộ phận quản lý, văn phòng hoặc hành chính (không trực tiếp sản xuất), hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi tiết TK 6422 (Chi phí quảng cáo, tiếp thị) hoặc TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí).

Bút toán phân bổ:

Nợ TK 642

Có TK 242 (Chi phí trả trước).

2.2. Trường hợp hạch toán vào tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung)

Với xe tham gia trực tiếp sản xuất, vận tải hoặc dịch vụ, hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, chi tiết TK 6278 (Chi phí bằng tiền khác). Khoản này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm/dịch vụ.

Bút toán phân bổ:

Nợ TK 627

Có TK 242.

2.3. Trường hợp hạch toán vào tài khoản 242 (Chi phí trả trước)

Theo quy định mới tại Nghị định 119/2024/NĐ-CP về thanh toán điện tử giao thông đường bộ và Thông tư 34/2024/TT-BGTVT, phí đường bộ thường nộp cho 12-30 tháng, nên bắt buộc ghi nhận ban đầu vào TK 242 để phân bổ dần, tránh biến động chi phí đột ngột trong một kỳ.

Bút toán ban đầu:

Nợ TK 242

Có TK 111/112/141 (Tiền mặt/ngân hàng/đăng ký nợ).

Xem thêm: Cách hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ

3. Hướng dẫn quy trình hạch toán phí đường bộ chi tiết

Quy trình hạch toán cần tuân thủ Thông tư 20/2026/TT-BTC, đảm bảo chứng từ điện tử và phân bổ đúng kỳ.

3.1. Khi nộp phí bảo trì đường bộ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Bước 1: Kế toán nhận biên lai/hóa đơn điện tử từ cơ quan thu phí (qua hệ thống số hóa của Tổng cục Thuế).

Bước 2: Ghi nhận ban đầu vào TK 242 nếu phí trả trước nhiều kỳ.

Bước 3: Phân bổ hàng tháng/quý vào TK chi phí phù hợp (642 hoặc 627) dựa trên mục đích sử dụng xe.

Ví dụ: Nộp 3.660.000 đồng cho 30 tháng bằng chuyển khoản – ghi Nợ TK 242 / Có TK 112.

3.2. Cách phân bổ phí đường bộ cho nhiều kỳ kế toán

Bước 1: Xác định thời hạn phí trên chứng từ (theo kỳ 1-30 tháng).

Bước 2: Tính tỷ lệ phân bổ (ví dụ: 1/30 cho mỗi tháng).

Bước 3: Cuối kỳ, ghi bút toán phân bổ và cập nhật báo cáo tài chính.

Việc số hóa chứng từ 100% theo Nghị định 119/2024/NĐ-CP giúp đối soát dễ dàng, giảm rủi ro sai sót.

Xem thêm: Quy trình hạch toán theo TT133 hiện nay

4. Hồ sơ và chứng từ cần thiết để phí đường bộ là chi phí hợp lệ

Để khoản phí được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025:

• Biên lai thu phí đường bộ (hóa đơn điện tử do cơ quan thu phí cấp).
• Tem nộp phí bảo trì đường bộ dán trên xe.
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản ngân hàng.
• Giấy đăng ký xe (bản sao lưu tại phòng kế toán).

Tất cả chứng từ phải được quản lý qua hệ thống dữ liệu điện tử, đảm bảo tính minh bạch theo Thông tư 34/2024/TT-BGTVT.

5. Những lưu ý về thuế GTGT đối với phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ được khấu trừ thuế GTGT nếu có hóa đơn điện tử hợp lệ và phục vụ sản xuất kinh doanh, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu hạch toán sai hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định pháp lý mới.

Lưu ý: Phân bổ qua TK 242 là bắt buộc cho phí trả trước, tránh vi phạm nguyên tắc phù hợp. Rủi ro pháp lý cao nếu quên phân bổ, dẫn đến loại chi phí khi quyết toán.

Khi hạch toán sai phí sử dụng đường bộ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước khắc phục để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng và đầy đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định lỗi sai trong hạch toán. Trước tiên, cần xác định rõ ràng sai sót trong quá trình hạch toán. Các lỗi thường gặp có thể bao gồm: Hạch toán sai tài khoản, số tiền ghi nhận không chính xác, ghi nhận sai kỳ kế toán.

Bước 2: Điều chỉnh lại các bút toán sai. Sau khi xác định được sai sót, kế toán cần thực hiện điều chỉnh các bút toán đã ghi nhận sai. Việc điều chỉnh này thường được thực hiện thông qua các bút toán chỉnh sửa (bút toán điều chỉnh).

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh trên các báo cáo tài chính. Sau khi điều chỉnh các bút toán sai, kế toán cần điều chỉnh lại các báo cáo tài chính (như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán) để đảm bảo rằng các chi phí và nghĩa vụ nợ được phản ánh chính xác.

Bước 4: Kiểm tra và hoàn tất thủ tục báo cáo. Cuối cùng, sau khi đã thực hiện các điều chỉnh, doanh nghiệp cần kiểm tra lại sổ sách và báo cáo tài chính để đảm bảo không còn sai sót và thông tin trên báo cáo tài chính là chính xác. Trong trường hợp có liên quan đến kiểm toán, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu để đối chiếu với kiểm toán viên.

Lưu ý: Nếu sai sót trong hạch toán gây ảnh hưởng đến các khoản thuế (ví dụ, phí sử dụng đường bộ được hạch toán sai, dẫn đến sai số thuế), cần thực hiện các điều chỉnh liên quan đến thuế, bao gồm việc điều chỉnh lại các khoản thuế phải nộp hoặc thuế được khấu trừ.

6. Câu hỏi thường gặp

Phí đường bộ có được khấu trừ thuế GTGT không?

Có, nếu doanh nghiệp có biên lai/hóa đơn điện tử hợp lệ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Xe mới mua chưa kinh doanh có được hạch toán phí đường bộ không?

Có, phí này được tính vào chi phí chuẩn bị hoặc chi phí quản lý tùy theo mục đích sử dụng xe sau này, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Quên phân bổ phí đường bộ qua TK 242 có sao không?

Nếu số tiền lớn mà hạch toán hết vào một kỳ sẽ vi phạm nguyên tắc "Phù hợp" của kế toán và có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế, dẫn đến phạt hành chính.

Có cần phân bổ phí sử dụng đường bộ cho các kỳ kế toán không?

Nếu phí sử dụng đường bộ được thanh toán cho nhiều kỳ hoặc là phí trả trước, doanh nghiệp cần phân bổ khoản phí này vào các kỳ kế toán phù hợp. Điều này đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận chi phí và không làm sai lệch báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp có khấu trừ phí sử dụng đường bộ không?

Doanh nghiệp có thể khấu trừ phí sử dụng đường bộ nếu khoản phí này được tính vào chi phí hợp lý liên quan đến hoạt động vận chuyển, giao hàng trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Phí sử dụng đường bộ phản ánh nghĩa vụ nộp phí đối với cơ quan nhà nước. Do đó, việc hạch toán đúng đắn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính. Thông qua bài viết trên,  ACC Khánh Hòa  hy vọng bạn đọc đã có thêm nhiều thông tin bổ ích để trả lời cho câu hỏi phí sử dụng đường bộ hạch toán vào đâu? Đồng thời, hãy liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ thắc mắc nào để được hỗ trợ tốt nhất.