Mẫu biên bản mất hoá đơn liên 2

Trong quá trình giao dịch, việc mất hóa đơn là một sự cố không hiếm gặp, đặc biệt là với các hóa đơn liên 2. Việc xử lý tình huống này đòi hỏi các bên liên quan phải tuân thủ các quy định pháp lý, đồng thời lập biên bản xác nhận sự cố mất hóa đơn để làm cơ sở cho các bước tiếp theo. Để biết thêm thông tin, hãy cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu về mẫu biên bản mất hoá đơn liên 2 thông qua bài viết dưới đây.

1. Quy định chung về hoá đơn 2 liên

Trước hết, cần hiểu hóa đơn bán lẻ 2 liên là loại hóa đơn có 2 liên với 2 màu khác nhau. Trong đó, liên 2 chính là bản sao của liên 1 (giấy in kim in sao kê nội dung của liên 1 sang liên 2) và liên 1 được giao cho khách hàng, liên 2 do cửa hàng lưu trữ.

Hiện nay, việc làm mất, cháy, hỏng được quy vào hành vi vi phạm về hóa đơn. Do đó, ngay khi phát hiện làm mất hóa đơn liên 2 (giao cho khách hàng), bên bán phải tiến hành lập và gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC tới cơ quan thuế trực thuộc.

2. Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hoá đơn

Sau khi phát hiện hoá đơn liên 2 bị mất, hỏng, các bên cần lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc theo mẫu BC21/AC dưới đây:

                                            ………, ngày………tháng………năm 20……         

       BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN

Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn:……………………………………..

Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………….

Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn. 

Hồi…… giờ…….. ngày……..tháng……..năm……..,  (tổ chức, cá nhân)  xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

Lý do mất, cháy, hỏng hoá đơn: ……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

>>> Tải ngay tại Mẫu báo cáo mấy, cháy, hỏng hoá đơn

Xem thêm: Mẫu đơn xin đóng mã số thuế hộ kinh doanh mới nhất

3. Mẫu biên bản mất hoá đơn liên 2

Sau khi gửi Báo cáo mất, cháy, hỏng hoá đơn đến cơ quan thuế, các bên cần lập thêm biên bản mất hoá đơn liên 2 đã lập giữa cửa hàng và khách hàng với mẫu như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN MẤT HOÁ ĐƠN ( GTGT) LIÊN 2 ĐÃ LẬP

Số ……./BBHHĐ

– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn      

   bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số  51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày ………, đại diện hai bên gồm có:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN:  …………………………………

Địa chỉ :  …………………………………………….

Điện thoại : ………….   MST: ……………….

Ông (bà): …………………                   Chức vụ : …………….

BÊN GIAO HÓA ĐƠN:   …………………………………………………….

Địa chỉ :  ………………………………………………………………

Điện thoại :  …………               MST: ………………………….

            Ông (bà) : …………………….             Chức vụ : ……………………..

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua mua hàng (bên nhận hóa đơn) đã làm mất bản gốc  liên 2 các hóa đơn GTGT đã lập theo chi tiết sau:

Các số hóa đơn bị mất bản gốc (liên 2):

Liên 1 của các hóa đơn trên, bên bán hàng (bên giao hóa đơn) đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo tháng …………………….

…………………………………………………………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản.

     ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN                              ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN

>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản mất hoá đơn liên 2

Xem thêm: Mẫu đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề khám chữa bệnh mới nhất

4. Quy trình xử lý khi mất hoá đơn liên 2

Khi phát hiện hoá đơn liên 2 bị mất, cháy, hỏng, cần xử lý theo các bước như sau:

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế

Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, làm mất, cháy, hỏng được quy vào hành vi vi phạm về hóa đơn. Do đó, ngay khi khi phát hiện làm mất hóa đơn liên 2 (giao cho khách hàng), bên bán phải tiến hành lập và gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC tới cơ quan thuế trực thuộc trong thời hạn chậm nhất không quá 05 ngày, tính từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.

Bước 2: Các bên lập biên bản mất hoá đơn liên 2

Sau khi đã gửi thông báo đến cơ quan thuế, các bên tiến hành thủ tục giải quyết việc làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 như sau:

• Lập biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 ghi nhận rõ sự việc này. Nội dung ghi rõ bên bán đã khai và nộp thuế liên 1 vào ngày tháng nào; hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện; đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
• Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật đồng thời đóng dấu trên biên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua.

Trường hợp mất hóa đơn liên 2 nhưng hóa đơn đó chưa lập, chưa sử dụng thì hai bên bán mua không phải không cần phải tiến hành lập biên bản thỏa thuận (bỏ qua bước này).

Bước 3: Hoàn thành

Sau khi đã lập xong biên bản thỏa thuận, bên mua hoàn toàn được phép sử dụng hóa đơn liên 1 bản sao, có chữ ký, đóng dấu hợp pháp của bên bán để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Làm mất hoá đơn đầu ra liên 2 có bị xử phạt không?

Có. Tại khoản 4 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định xử phạt từ 4-8 triệu đồng đối với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn thường có những nội dung nào?

Biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn thường có những nội dung sau:

• Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
• Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai nộp thuế vào thời gian nào.
• Ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả 2 bên bán và mua; biên bản phải có dấu xác thực.

Làm sao để hạn chế mất hoá đơn?

Có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE với tính năng tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán không bao giờ phải lo mất hóa đơn đầu vào, quản lý và tìm kiếm dễ dàng hơn bao giờ hết.

Việc lập mẫu biên bản mất hóa đơn liên 2 là cần thiết để đảm bảo quyền lợi của các bên và giữ gìn tính minh bạch trong các giao dịch. Biên bản này không chỉ giúp giải quyết sự cố, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong các trường hợp kiểm tra, thanh tra về sau. Hy vọng những thông tin trong bài viết này của ACC Khánh Hòa đã giúp bạn có được nhiều thông tin bổ ích.