Các quy định về loại hóa đơn, xử lý khi mất hóa đơn và mức xử phạt hành chính thể hiện rõ sự nghiêm minh của pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tuân thủ. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản báo mất hoá đơn, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục thực hiện.
1. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có bao nhiêu loại hóa đơn?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ đã có những thay đổi quan trọng liên quan đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn. Theo quy định tại Điều 8 Nghị định này, hóa đơn được chia thành các loại sau.
1.1. Các loại hóa đơn
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) áp dụng cho các tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến trong giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ.
Hóa đơn bán hàng áp dụng cho tổ chức, cá nhân khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
Hóa đơn bán tài sản công, tài sản nhà nước được sử dụng khi bán tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước hoặc tài sản công.
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia dùng trong các trường hợp bán hàng từ nguồn dự trữ quốc gia.
Các loại hóa đơn khác bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
1.2. Hình thức hóa đơn
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Đây là xu hướng bắt buộc theo lộ trình của Chính phủ.
Hóa đơn giấy áp dụng trong một số trường hợp cụ thể, nhưng đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử.
2. Mẫu biên bản báo mất hoá đơn
Mẫu báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn hiện nay sử dụng mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC
>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản báo mất hoá đơn
Xem thêm: Mẫu giấy phép kinh doanh hộ gia đình mới
3. Cơ quan thuế xử lý như thế nào khi doanh nghiệp báo mất hóa đơn?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi doanh nghiệp báo mất hóa đơn, cơ quan thuế sẽ xử lý theo các bước sau
3.1. Trách nhiệm của doanh nghiệp
Khi phát hiện mất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập văn bản báo cáo mất hóa đơn và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn. Báo cáo phải ghi rõ số hóa đơn bị mất, nguyên nhân mất và thời điểm và địa điểm xảy ra việc mất hóa đơn.
3.2. Trách nhiệm của cơ quan thuế
Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra nội dung thông báo mất hóa đơn từ doanh nghiệp.
Cơ quan thuế sẽ cập nhật thông tin về hóa đơn bị mất lên hệ thống dữ liệu quản lý hóa đơn, đồng thời thông báo đến các tổ chức, cá nhân liên quan nhằm tránh trường hợp lợi dụng hóa đơn bị mất để thực hiện hành vi gian lận thuế.
Cơ quan thuế có thể hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh nếu cần thiết.
3.3. Lưu ý về mất hóa đơn điện tử
Trong trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn điện tử, việc xử lý sẽ nhanh chóng hơn do hóa đơn đã được lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để khôi phục.
Xem thêm: Mẫu đơn xin xác nhận của xã mới nhất
4. Quy định xử phạt hành chính khi làm mất hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP, ngày 19/10/2020, quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn đã cụ thể hóa các mức phạt khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn.
4.1. Trường hợp mất hóa đơn chưa lập
Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn chưa lập và không áp dụng phạt nếu mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ có đầy đủ chứng cứ.
4.2. Trường hợp mất hóa đơn đã lập
Nếu làm mất liên 2 (liên giao khách hàng) của hóa đơn đã lập, mức phạt như sau:
- Từ 4 triệu đến 8 triệu đồng: Nếu bên làm mất không gây thiệt hại đến nghĩa vụ thuế.
- Từ 6 triệu đến 18 triệu đồng: Nếu việc mất hóa đơn gây thiệt hại đến nghĩa vụ thuế.
4.3. Trường hợp chậm báo mất hóa đơn
Phạt tiền từ 1 triệu đến 3 triệu đồng nếu chậm báo cáo mất hóa đơn quá thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.
4.4. Các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng
Giảm nhẹ nếu doanh nghiệp chủ động khắc phục hậu quả, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời.
Tăng nặng nếu doanh nghiệp cố ý che giấu thông tin hoặc tái phạm nhiều lần.
5. Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Câu hỏi 2: Nếu hóa đơn điện tử bị lỗi thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp phải lập văn bản thông báo về lỗi hóa đơn và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ khắc phục.
Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Câu hỏi 3: Hóa đơn bị mất nhưng đã báo cáo thì có bị phạt không?
Không. Nếu báo cáo mất hóa đơn đúng thời hạn và cung cấp đủ chứng từ chứng minh nguyên nhân khách quan (như thiên tai, hỏa hoạn), doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt.
Câu hỏi 4: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
Không. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có dấu và chữ ký của người bán, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
Câu hỏi 5: Doanh nghiệp tự in hóa đơn giấy có còn được phép không?
Không. Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp không được tự in hóa đơn giấy mà phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế cho phép.
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản báo mất hoá đơn và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận