Việc hạch toán chi phí quản lý dự án không chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là "kim chỉ nam" cho toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Một sai lầm nhỏ trong khâu đăng ký hoặc hạch toán ban đầu có thể dẫn đến những rắc rối phức tạp khi quyết toán thuế sau này. Bài viết dưới đây ACC Khánh Hòa sẽ giúp bạn nắm vững các quy định mới nhất để thực hiện đúng ngay từ đầu.
1. Chi phí quản lý dự án là gì và tại sao phải hạch toán đúng?
Chi phí quản lý dự án là khoản chi phí cần thiết để tổ chức, điều hành và quản lý dự án đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và trong phạm vi ngân sách cho phép.
Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí quản lý dự án được xác định là một phần trong tổng mức đầu tư xây dựng và được tính toán dựa trên định mức chi phí theo quy định pháp luật hoặc theo thực tế phát sinh.
Việc hạch toán chi phí quản lý dự án đúng đắn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính, tối ưu hóa chi phí và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán dự án theo Thông tư 10/2020/TT-BTC về quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn nhà nước.
Chi phí quản lý dự án thường bao gồm các khoản sau:
- Lương và các khoản phụ cấp của cán bộ quản lý dự án: Gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…
- Chi phí văn phòng phẩm, hành chính, liên lạc: Điện, nước, internet, chi phí đi lại.
- Chi phí thuê chuyên gia, tư vấn hỗ trợ: Tư vấn pháp lý, kỹ thuật, lập báo cáo đầu tư.
- Chi phí kiểm tra, giám sát dự án: Bao gồm chi phí kiểm tra hiện trường, đánh giá chất lượng công trình.
- Chi phí hội họp, đào tạo, tuyên truyền: Liên quan đến triển khai dự án, hướng dẫn an toàn lao động.
- Các chi phí khác: Khấu hao tài sản phục vụ quản lý dự án, chi phí bảo hiểm công trình…
2. Các chế độ kế toán áp dụng cho hạch toán dự án hiện nay
Hiện nay, việc hạch toán chi phí quản lý dự án phải tuân thủ các quy định mới nhất từ Luật Kế toán 2015, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, kết hợp với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chọn chế độ kế toán phù hợp để đảm bảo tính nhất quán và hợp lệ khi quyết toán thuế.
2.1. Hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Doanh nghiệp lớn)
Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, ưu tiên doanh nghiệp lớn với hệ thống tài khoản chi tiết (Loại 5, 6, 7, 8, 9). Nguyên tắc hạch toán chi phí quản lý dự án như sau:
- Chi phí quản lý dự án có thể được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc ghi nhận vào giá trị tài sản hình thành từ dự án.
- Chi phí hợp lý phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính.
- Khoản mục chi phí được hạch toán theo từng giai đoạn của dự án để đảm bảo minh bạch tài chính.
Hạch toán chi phí quản lý dự án theo từng trường hợp:
Trường hợp 1: Dự án sử dụng nguồn vốn đầu tư xây dựng
Bước 1: Khi phát sinh chi phí quản lý dự án:
Nợ TK 2417 – Chi phí quản lý dự án
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ
Bước 2: Khi dự án hoàn thành, kết chuyển chi phí vào nguyên giá tài sản cố định:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 2417 – Chi phí quản lý dự án
Trường hợp 2: Dự án thuộc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 1: Khi phát sinh chi phí quản lý dự án:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331
Trường hợp 3: Dự án bị hủy bỏ, không tiếp tục thực hiện
Bước 1: Khi quyết toán và ghi nhận chi phí vào chi phí khác:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 2417 – Chi phí quản lý dự án
2.2. Hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Doanh nghiệp vừa và nhỏ)
Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), cho phép tự thiết kế biểu mẫu đơn giản hóa, lược bỏ các tài khoản phức tạp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC để chi phí được khấu trừ khi quyết toán. Quy trình hạch toán tương tự Thông tư 200 nhưng tập trung vào báo cáo tài chính cốt lõi, giảm phụ lục khắt khe.
Xem thêm: Công ty vay tiền cá nhân hạch toán thế nào? chi tiết
3. Thủ tục đăng ký chế độ kế toán với cơ quan thuế
Theo hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính trong năm 2026, 100% việc đăng ký và thông báo được thực hiện qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thuevanchu.gdt.gov.vn). Doanh nghiệp phải áp dụng chế độ kế toán đã chọn ít nhất trong 01 năm tài chính, và mọi thay đổi phải báo trước khi bắt đầu năm tài chính mới.
3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những gì?
Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị:
- Công văn đăng ký chế độ kế toán (Mẫu chuẩn của doanh nghiệp).
- Bản sao Giấy phép kinh doanh (Có công chứng hoặc đóng dấu treo).
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách.
- Hệ thống biểu mẫu chứng từ, sổ sách dự kiến áp dụng.
3.2. Quy trình thực hiện qua mạng (Online)
Bước 1: Truy cập cổng thông tin điện tử Thuevanchu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng chữ ký số (Token).
Bước 2: Chọn mục "Đăng ký chế độ kế toán" và điền thông tin doanh nghiệp, lựa chọn chế độ (Thông tư 200 hoặc 133).
Bước 3: Upload hồ sơ scan và nộp trực tuyến.
Bước 4: Nhận thông báo xác nhận qua email hoặc hệ thống trong vòng 3-5 ngày làm việc.
Xem thêm: Cách hạch toán mua hàng bán thẳng không qua kho
4. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi phương pháp hạch toán
Khi thay đổi phương pháp hạch toán chi phí quản lý dự án, doanh nghiệp phải thông báo trước với cơ quan thuế ít nhất 15 ngày trước năm tài chính mới, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Áp dụng sai chế độ kế toán có thể bị phạt hành chính từ 10.000.000đ đến 20.000.000đ.
Ngoài ra, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí quản lý dự án chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ hợp lệ và phù hợp với Thông tư 20/2026/TT-BTC. Thuế GTGT đối với chi phí quản lý dự án: Nếu doanh nghiệp tự thực hiện, không chịu thuế GTGT; nếu thuê bên ngoài, áp dụng thuế suất 10%.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập khi nào phải đăng ký chế độ kế toán?
Trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp giấy phép, hoặc cùng thời điểm nộp tờ khai thuế môn bài, theo Luật Kế toán 2015 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
Doanh nghiệp nhỏ có được áp dụng Thông tư 200 không?
Có, nhưng phải thông báo với cơ quan thuế và thực hiện nhất quán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Có cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục thuế không?
Hiện nay hầu hết đã chuyển sang nhận thông báo qua mạng bằng chữ ký số (Token), theo quy định số hóa thủ tục năm 2026 của Bộ Tài chính.
Chi phí quản lý dự án có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có. Nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ, chi phí quản lý dự án được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Khi nào kết chuyển chi phí quản lý dự án sang tài sản cố định?
Sau khi công trình hoàn thành và nghiệm thu, toàn bộ chi phí quản lý dự án được kết chuyển vào nguyên giá tài sản cố định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 10/2020/TT-BTC.
Hy vọng bài viết Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý dự án đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận