Chi phí xăng dầu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hạch toán phí xăng dầu và các loại thuế đi kèm như thuế bảo vệ môi trường sao cho đúng quy định, đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT là bài toán không phải kế toán nào cũng nắm vững. Bài viết dưới đây từ ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp lộ trình chi tiết để bạn xử lý hóa đơn xăng dầu "chuẩn pháp lý".
1. Quy định chung về hóa đơn và chứng từ xăng dầu hợp lệ
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và các quy định mới nhất áp dụng cho năm tài chính 2026 từ Thông tư 20/2026/TT-BTC, hóa đơn xăng dầu phải là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu ngay đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn ghi rõ thông tin người mua, biển số xe hoặc phương tiện sử dụng nếu áp dụng. Nếu hóa đơn viết sai thông tin, có thể điều chỉnh hoàn toàn qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Chứng từ thanh toán là yếu tố bắt buộc: Nếu hóa đơn xăng dầu trên 20 triệu đồng, doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lý theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Dưới 20 triệu đồng, có thể thanh toán bằng tiền mặt nhưng vẫn cần hóa đơn hợp lệ.
Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị để chi phí xăng dầu hợp lệ:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp.
- Lịch trình xe hoặc lệnh điều động xe của doanh nghiệp.
- Định mức tiêu hao nhiên liệu do doanh nghiệp tự xây dựng và phê duyệt.
- Chứng từ thanh toán (chứng từ không dùng tiền mặt nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng).
Định mức xăng dầu phải được áp dụng nhất quán trong ít nhất một năm tài chính để tránh rủi ro khi thanh kiểm tra. Việc hạch toán sai hoặc thiếu chứng từ hợp lệ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000đ đến 20.000.000đ theo quy định pháp luật hiện hành.
2. Cách hạch toán phí xăng dầu theo các Thông tư kế toán
Hạch toán phí xăng dầu có thể được ghi nhận vào nhiều tài khoản khác nhau tùy theo mục đích sử dụng nhiên liệu, bao gồm TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), hoặc TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang).
2.1. Hạch toán xăng dầu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn, yêu cầu hạch toán chi tiết từng bộ phận. Khi mua xăng dầu có hóa đơn GTGT:
Bước 1: Ghi nhận giá trị chưa thuế vào tài khoản chi phí tương ứng (TK 627, 641, 642…).
Bước 2: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào vào TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ).
Bước 3: Ghi có tiền thanh toán vào TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng) hoặc 331 (Phải trả người bán).
Ví dụ: Doanh nghiệp mua xăng dầu phục vụ vận tải với tổng giá trị 11.000.000 VND (giá chưa thuế: 10.000.000 VND, thuế GTGT: 1.000.000 VND), thanh toán bằng chuyển khoản.
Hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 10.000.000
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.000.000
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 11.000.000
Nếu mua không có hóa đơn GTGT (chỉ hóa đơn bán hàng), hạch toán toàn bộ giá trị vào tài khoản chi phí mà không khấu trừ thuế.
2.2. Hạch toán xăng dầu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133/2016/TT-BTC phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), cho phép đơn giản hóa bằng cách tập trung vào TK 642 hoặc TK 154, gộp các chi phí quản lý mà không cần phân chi tiết từng bộ phận như Thông tư 200.
Quy trình tương tự Thông tư 200, nhưng ưu tiên ghi nhận tổng hợp:
Bước 1: Xác định tài khoản chính (thường TK 642 cho quản lý).
Bước 2: Ghi nợ chi phí và thuế GTGT (nếu có).
Bước 3: Ghi có thanh toán.
|
Tiêu chí |
Thông tư 200 |
Thông tư 133 |
|
Tài khoản sử dụng |
Phân chi tiết: TK 641, 642, 154, 627… |
Đơn giản hóa: Thường tập trung vào TK 642, 154 |
|
Đối tượng |
Ưu tiên doanh nghiệp quy mô lớn |
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) |
|
Tính chi tiết |
Yêu cầu hạch toán chi tiết từng bộ phận |
Cho phép gộp các tài khoản chi phí quản lý |
Quản lý sử dụng xăng dầu cần lập bảng kê theo dõi lượng xăng dầu tiêu thụ theo từng phương tiện hoặc bộ phận và kiểm tra định mức tiêu hao nhiên liệu để tránh gian lận, thất thoát.
Xem thêm: Công ty vay tiền cá nhân hạch toán thế nào? chi tiết
3. Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường trong hóa đơn xăng dầu
Thuế bảo vệ môi trường trên hóa đơn xăng dầu là thuế gián thu, được tính vào giá vốn hàng hóa và không được khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.
Khi hạch toán:
Bước 1: Tách riêng thuế bảo vệ môi trường khỏi giá chưa thuế và thuế GTGT.
Bước 2: Ghi toàn bộ (bao gồm thuế bảo vệ môi trường) vào tài khoản chi phí (TK 627, 641, 642…).
Bước 3: Chỉ khấu trừ phần thuế GTGT hợp lệ vào TK 1331.
Ví dụ: Hóa đơn xăng dầu 11.000.000 VND, trong đó giá chưa thuế và thuế BTMT: 10.000.000 VND, thuế GTGT: 1.000.000 VND.
Hạch toán:
- Nợ TK 641: 10.000.000 (bao gồm thuế BTMT)
- Nợ TK 1331: 1.000.000
- Có TK 112: 11.000.000
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn
4. Điều kiện để chi phí xăng dầu được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, chi phí xăng dầu được tính hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ chứng từ hợp pháp, phục vụ sản xuất kinh doanh, và tuân thủ định mức tiêu hao. Doanh nghiệp phải số hóa 100% chứng từ và lưu trữ để giải trình khi kiểm tra thuế.
Nếu nhân viên tự đổ xăng và yêu cầu hoàn tiền với hóa đơn hợp lệ:
Bước 1: Ghi tạm nợ TK 334 (Phải trả nhân viên) và chi phí tương ứng.
Bước 2: Khi hoàn tiền, ghi nợ TK 334, có TK 111 hoặc 112.
5. Câu hỏi thường gặp
Phí bảo vệ môi trường trên hóa đơn xăng dầu có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không. Thuế bảo vệ môi trường là thuế gián thu, tính vào giá vốn hàng hóa và không thuộc đối tượng được khấu trừ thuế GTGT.
Doanh nghiệp mới thành lập có cần thông báo định mức xăng dầu với cơ quan thuế?
Hiện nay quy định không bắt buộc nộp định mức cho cơ quan thuế, nhưng doanh nghiệp phải lưu giữ tại đơn vị để giải trình khi thanh kiểm tra.
Hóa đơn xăng dầu viết sai thông tin có được điều chỉnh online không?
Có, việc điều chỉnh hiện nay thực hiện hoàn toàn qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Doanh nghiệp có thể mua xăng dầu bằng tiền mặt không?
Có. Nhưng nếu giá trị hóa đơn trên 20 triệu đồng, doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Nếu mua xăng dầu nhưng không lấy hóa đơn thì có được đưa vào chi phí không?
Không. Theo quy định, chi phí hợp lý phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Nếu không có hóa đơn, doanh nghiệp không thể đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế.
Hy vọng bài viết Cách hạch toán phí xăng dầu đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận