Cổ đông có phải cấp giấy phép lao động theo quy định không?

Cổ đông có phải cấp giấy phép lao động là một trong những thắc mắc phổ biến của các nhà đầu tư nước ngoài khi tham gia thành lập hoặc góp vốn vào doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, việc hiểu rõ vai trò của cổ đông trong việc xin giấy phép lao động giúp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tuân thủ đúng các quy định về lao động và đầu tư. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Mục Lục

1. Cổ đông có phải cấp giấy phép lao động theo quy định không?

Về nguyên tắc, cổ đông nước ngoài không đương nhiên phải xin giấy phép lao động, nhưng cũng không đương nhiên được miễn. Nghĩa vụ xin giấy phép lao động chỉ phát sinh khi cổ đông đó trực tiếp làm việc tại Việt Nam với tư cách là người lao động, chứ không phụ thuộc vào việc họ có hay không có tư cách cổ đông trong doanh nghiệp.

1.1. Pháp luật lao động không điều chỉnh “tư cách cổ đông” mà điều chỉnh “hành vi làm việc”

Theo Điều 151 và Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, giấy phép lao động chỉ áp dụng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hình thức như: hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng dịch vụ, hoặc tham gia quản lý, điều hành, chuyên môn kỹ thuật cho doanh nghiệp Việt Nam.

Trong khi đó, cổ đông là một tư cách pháp lý theo Luật Doanh nghiệp, thể hiện quyền sở hữu vốn, quyền biểu quyết và hưởng lợi nhuận, không đồng nhất với việc trực tiếp làm việc. Do đó:

Trường hợp cổ đông chỉ góp vốn, thực hiện quyền của nhà đầu tư, không tham gia điều hành, không trực tiếp thực hiện công việc cụ thể tại Việt Nam → không phát sinh quan hệ lao động, nên không thuộc đối tượng phải xin giấy phép lao động.
Ngược lại, nếu cổ đông thực tế có mặt tại Việt Nam để điều hành, quản lý, chỉ đạo công việc, ký kết hợp đồng, tham gia hoạt động sản xuất – kinh doanh thường xuyên → bị xem xét là người lao động nước ngoài theo nghĩa rộng, và khi đó nghĩa vụ về giấy phép lao động được đặt ra.

Cách tiếp cận này phù hợp với tinh thần quản lý lao động của Bộ luật Lao động 2019: quản lý theo bản chất hoạt động, không theo danh xưng pháp lý.

1.2. Cổ đông nước ngoài chỉ không phải xin giấy phép lao động khi thuộc trường hợp được miễn theo luật

Không phải mọi cổ đông làm việc tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động. Pháp luật cho phép miễn giấy phép lao động đối với một số nhóm cổ đông/nhà đầu tư, nhưng việc miễn này phải có căn cứ rõ ràng.

Cụ thể, theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong một số trường hợp, trong đó có các trường hợp gắn với tư cách cổ đông như:

Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn;
Là thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần;
Là nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật về đầu tư.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc được tự do làm việc. Theo Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại cơ quan lao động có thẩm quyền trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.

Trên thực tế, nhiều vi phạm phát sinh không phải do cổ đông không thuộc diện miễn, mà do doanh nghiệp bỏ qua thủ tục xác nhận miễn, khiến việc làm việc của cổ đông nước ngoài bị coi là trái pháp luật.

1.3. Cổ đông nước ngoài vẫn phải xin giấy phép lao động nếu không thuộc diện miễn

Trong trường hợp cổ đông nước ngoài trực tiếp làm việc tại Việt Nam nhưng không rơi vào các trường hợp miễn nêu trên, thì giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc.

Tình huống thường gặp gồm:

Cổ đông tham gia điều hành doanh nghiệp nhưng không phải là thành viên Hội đồng quản trị;
Cổ đông giữ chức danh quản lý, chuyên gia, giám đốc bộ phận… nhưng không thuộc diện nhà đầu tư được miễn;
Cổ đông thực hiện công việc mang tính chuyên môn, kỹ thuật, quản lý thường xuyên và chịu sự điều hành của doanh nghiệp.

Khi đó, theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam phải có giấy phép lao động còn hiệu lực, và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải được chấp thuận nhu cầu sử dụng theo đúng trình tự pháp luật.

Việc chỉ căn cứ vào tư cách cổ đông để cho rằng “không cần giấy phép lao động” trong các trường hợp này là không đúng quy định, và có thể dẫn đến rủi ro xử phạt cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa

2. Vai trò của cổ đông nước ngoài trong doanh nghiệp Việt Nam và liên hệ với giấy phép lao động

Trong doanh nghiệp Việt Nam, cổ đông nước ngoài không chỉ tồn tại với một vai trò duy nhất. Tùy vào mức độ tham gia và cách thức tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp, cổ đông nước ngoài có thể không phát sinh, phát sinh điều kiện miễn, hoặc bắt buộc phải xin giấy phép lao động. Việc xác định đúng vai trò thực tế của cổ đông là yếu tố quyết định tính hợp pháp của việc làm việc tại Việt Nam.

2.1. Cổ đông nước ngoài với vai trò nhà đầu tư thuần túy – không phát sinh nghĩa vụ về giấy phép lao động

Ở vai trò này, cổ đông nước ngoài chỉ thực hiện quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư, như: góp vốn, tham gia biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông, hưởng cổ tức, chuyển nhượng cổ phần. Họ không trực tiếp tham gia điều hành, không thực hiện công việc thường xuyên tại Việt Nam, cũng không ký kết hay triển khai hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Về bản chất, đây không phải là hoạt động “làm việc” theo nghĩa của pháp luật lao động, nên không thuộc phạm vi điều chỉnh của Bộ luật Lao động. Do đó, không đặt ra yêu cầu xin giấy phép lao động, cũng không cần thủ tục xác nhận miễn.

Cách hiểu này phù hợp với tinh thần của Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, theo đó chỉ những người nước ngoài làm việc tại Việt Nam mới thuộc diện quản lý bằng giấy phép lao động. Việc gắn nghĩa vụ GPLĐ cho cổ đông thuần túy sẽ đi ngược lại bản chất của quan hệ đầu tư.

2.2. Cổ đông nước ngoài tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp – có thể được miễn giấy phép lao động nhưng không đương nhiên

Trong thực tiễn, phần lớn cổ đông nước ngoài không chỉ góp vốn mà còn trực tiếp tham gia quản trị doanh nghiệp, điển hình là giữ vị trí thành viên Hội đồng quản trị, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH, hoặc trực tiếp tham gia định hướng chiến lược và kiểm soát hoạt động.

Pháp luật lao động hiện hành ghi nhận đây là nhóm đối tượng có thể được miễn giấy phép lao động, căn cứ tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và được cụ thể hóa tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Việc miễn này xuất phát từ bản chất đặc thù của hoạt động đầu tư – quản lý vốn, không thuần túy là quan hệ lao động.

Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng:

Việc được miễn giấy phép lao động không mang tính tự động;
Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi cổ đông nước ngoài bắt đầu làm việc, theo Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Trong thực tế quản lý, cơ quan lao động không chỉ xem xét chức danh trên giấy tờ, mà còn đánh giá phạm vi công việc thực tế của cổ đông nước ngoài. Nếu hoạt động vượt quá vai trò quản trị vốn thông thường (ví dụ: trực tiếp điều hành bộ phận, ký hợp đồng lao động, tham gia vận hành hằng ngày), rủi ro bị yêu cầu xin GPLĐ là rất cao.

2.3. Cổ đông nước ngoài trực tiếp làm việc như người lao động – bắt buộc phải xin giấy phép lao động

Khi cổ đông nước ngoài đảm nhiệm vai trò chuyên gia, quản lý điều hành thường xuyên hoặc lao động kỹ thuật, tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, thì dù có tư cách cổ đông, vẫn bị xem là người lao động nước ngoài theo nghĩa của pháp luật lao động.

Trong trường hợp này, nếu cổ đông không thuộc các nhóm miễn trừ tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, thì theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc để được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc doanh nghiệp hoặc cá nhân viện dẫn tư cách cổ đông để né tránh nghĩa vụ này là không có cơ sở pháp lý.

Thực tiễn thanh tra lao động cho thấy, nhiều doanh nghiệp FDI bị xử phạt do:

Cho cổ đông nước ngoài làm việc với chức danh “giám đốc điều hành”, “cố vấn”, “quản lý dự án”;
Nhưng không xin GPLĐ và cũng không có xác nhận miễn hợp lệ.

Các trường hợp này đều bị xác định là sử dụng lao động nước ngoài trái phép, bất kể người đó có góp vốn hay không.

>> Đọc thêm: Dịch vụ khai thuế TNCN tại Khánh Hòa

3. Các trường hợp miễn trừ giấy phép lao động cho cổ đông và nhà đầu tư nước ngoài

Pháp luật lao động Việt Nam không miễn giấy phép lao động một cách đại trà cho cổ đông hay nhà đầu tư nước ngoài, mà chỉ miễn trong những trường hợp cụ thể, có căn cứ rõ ràng. Việc miễn này nhằm cân bằng giữa yêu cầu quản lý lao động nước ngoài và bảo đảm quyền tự do đầu tư, kinh doanh. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ từng nhóm trường hợp để áp dụng đúng, tránh nhầm lẫn giữa “được miễn” và “không cần quan tâm đến thủ tục”.

3.1. Miễn giấy phép lao động đối với cổ đông và nhà đầu tư giữ vai trò sở hữu, quản trị vốn

Theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động khi là:

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn;
Thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần.

Quy định này được cụ thể hóa tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, phản ánh quan điểm nhất quán của Nhà nước rằng hoạt động quản trị vốn, quản trị doanh nghiệp ở cấp cao mang tính đầu tư – quản lý, không thuần túy là quan hệ lao động.

Tuy nhiên, việc miễn này chỉ áp dụng khi cổ đông, nhà đầu tư thực hiện đúng vai trò quản trị, không trực tiếp đảm nhiệm các công việc mang tính điều hành thường xuyên, chuyên môn kỹ thuật hoặc chịu sự phân công công việc như người lao động thông thường. Nếu phạm vi công việc vượt quá vai trò này, cơ quan lao động có thể không chấp nhận miễn, dù trên giấy tờ vẫn là cổ đông hoặc thành viên HĐQT.

3.2. Miễn giấy phép lao động đối với nhà đầu tư nước ngoài theo pháp luật đầu tư và các trường hợp đặc thù

Bên cạnh tư cách cổ đông, pháp luật còn miễn giấy phép lao động cho nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư, khi người nước ngoài thực hiện hoạt động đầu tư hợp pháp tại Việt Nam và trực tiếp tham gia dự án với tư cách nhà đầu tư.

Ngoài ra, Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP cũng ghi nhận một số trường hợp miễn có liên quan chặt chẽ đến hoạt động đầu tư, kinh doanh, bao gồm:

Người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi các ngành dịch vụ đã cam kết;
Người vào Việt Nam để xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp mà lao động trong nước chưa đáp ứng được;
Người thực hiện chương trình, dự án sử dụng vốn ODA hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Các trường hợp này tuy không xuất phát trực tiếp từ tư cách cổ đông, nhưng thường đi kèm với hoạt động đầu tư nước ngoài, và do đó được xếp vào nhóm miễn trừ để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất – kinh doanh xuyên biên giới.

3.3. Miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với miễn thủ tục – nghĩa vụ xác nhận vẫn là bắt buộc

Một sai lầm phổ biến trong thực tiễn là cho rằng đã thuộc diện miễn thì không cần làm thêm thủ tục gì. Cách hiểu này không đúng quy định pháp luật.

Theo Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, đối với hầu hết các trường hợp miễn giấy phép lao động, người sử dụng lao động vẫn phải nộp hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.

Việc xác nhận này có ý nghĩa pháp lý quan trọng:

Là căn cứ chứng minh tính hợp pháp của việc làm việc tại Việt Nam;
Là điều kiện để thực hiện các thủ tục tiếp theo như xin thẻ tạm trú, gia hạn visa;
Là cơ sở bảo vệ doanh nghiệp khi bị thanh tra, kiểm tra lao động.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục xác nhận miễn, dù người nước ngoài thuộc diện được miễn theo luật, thì việc làm việc vẫn có thể bị coi là vi phạm quy định về lao động nước ngoài và bị xử phạt theo quy định.

4. Hậu quả pháp lý nếu cổ đông vi phạm quy định về giấy phép lao động

Việc cổ đông nước ngoài làm việc tại Việt Nam không đúng tư cách pháp lý về giấy phép lao động không chỉ là vi phạm mang tính thủ tục, mà có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân cổ đông, doanh nghiệp sử dụng lao động và cả tính hợp pháp của các hoạt động kinh doanh liên quan.

4.1. Trách nhiệm pháp lý đối với cá nhân cổ đông nước ngoài

Theo Bộ luật Lao động 2019 và các quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hợp lệ hoặc không có xác nhận miễn sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Hệ quả trực tiếp đối với cá nhân cổ đông có thể bao gồm:

Bị xử phạt vi phạm hành chính do làm việc trái phép tại Việt Nam;
Buộc chấm dứt hoạt động làm việc tại doanh nghiệp;
Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm, có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh.

Đáng lưu ý, trong thực tiễn quản lý, cơ quan chức năng không chấp nhận lập luận “tôi chỉ là cổ đông” nếu trên thực tế cá nhân đó trực tiếp tham gia điều hành hoặc thực hiện công việc thường xuyên. Khi bản chất hoạt động bị xác định là làm việc trái phép, tư cách cổ đông không có giá trị loại trừ trách nhiệm pháp lý.

4.2. Trách nhiệm và rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp sử dụng cổ đông nước ngoài

Song song với trách nhiệm của cá nhân, doanh nghiệp sử dụng cổ đông nước ngoài làm việc trái phép cũng phải đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý.

Theo quy định xử phạt về sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hoặc không có xác nhận miễn, doanh nghiệp có thể:

Bị phạt tiền với mức phạt tăng dần theo số lượng lao động nước ngoài vi phạm;
Bị buộc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ đã ký với cá nhân vi phạm;
Bị đánh giá rủi ro tuân thủ pháp luật trong các đợt thanh tra lao động, thanh tra đầu tư.

Trong môi trường doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, vi phạm về lao động nước ngoài còn có thể ảnh hưởng đến:

Việc gia hạn, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
Khả năng được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong các lần tiếp theo;
Uy tín pháp lý của doanh nghiệp khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.

4.3. Hệ quả gián tiếp đối với hoạt động quản trị, đầu tư và cư trú của cổ đông

Ngoài chế tài trực tiếp, vi phạm quy định về giấy phép lao động còn kéo theo những hệ quả gián tiếp nhưng có tác động lâu dài đến hoạt động của cả cổ đông và doanh nghiệp.

Cụ thể:

Thẻ tạm trú, visa lao động của cổ đông nước ngoài có thể bị từ chối cấp mới hoặc gia hạn do không chứng minh được tư cách làm việc hợp pháp;
Các hợp đồng, quyết định quản lý do cổ đông ký trong thời gian làm việc trái phép có nguy cơ bị xem xét lại về tính hợp pháp, đặc biệt trong tranh chấp nội bộ hoặc tranh chấp với đối tác;
Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lại cơ cấu quản lý, thay đổi người đại diện hoặc tạm ngừng một số hoạt động điều hành để khắc phục vi phạm.

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp chỉ nhận diện rủi ro khi thực hiện các thủ tục tiếp theo như xin thẻ tạm trú cho nhà đầu tư, xin cấp mới hoặc gia hạn giấy phép lao động, lúc này vi phạm trước đó mới bị “truy xuất” và gây ách tắc toàn bộ hồ sơ.

5. Câu hỏi thường gặp

Cổ đông là thành viên Hội đồng quản trị có cần giấy phép lao động không?

Thông thường được miễn giấy phép lao động theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi người này làm việc tại Việt Nam.

Chỉ đứng tên cổ đông nhưng trực tiếp điều hành doanh nghiệp thì xử lý thế nào?

Trường hợp này cơ quan quản lý sẽ xem xét theo bản chất hoạt động thực tế, không theo danh xưng. Nếu cổ đông trực tiếp điều hành, ký kết, quản lý hoạt động hằng ngày mà không thuộc diện miễn, thì phải xin giấy phép lao động theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019.

Cổ đông nước ngoài vào Việt Nam ngắn ngày để họp, ký nghị quyết có cần giấy phép lao động không?

Nếu chỉ thực hiện hoạt động mang tính đầu tư, quản trị vốn, không tham gia điều hành thường xuyên, thì không phát sinh nghĩa vụ về giấy phép lao động. Tuy nhiên, nếu hoạt động kéo dài và mang tính điều hành thực tế, cơ quan chức năng có thể yêu cầu làm rõ tư cách làm việc.

Cổ đông có phải cấp giấy phép lao động là vấn đề then chốt giúp nhà đầu tư nước ngoài yên tâm tham gia thị trường Việt Nam mà không lo rào cản hành chính không cần thiết. Việc tuân thủ đúng quy định từ Luật Đầu tư 2020, Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP không chỉ tránh rủi ro mà còn tối ưu hóa lợi ích kinh doanh. Nếu bạn đang băn khoăn về trường hợp cụ thể, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ pháp lý kịp thời, đảm bảo hành trình đầu tư của bạn suôn sẻ nhất.