Hướng dẫn điều chỉnh mức lương đóng bhxh là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp và người lao động đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội đúng quy định hiện hành. Việc thực hiện điều chỉnh kịp thời tránh được các sai phạm về mức đóng và hỗ trợ tính toán chính xác các khoản trợ cấp sau này. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước để thực hiện hiệu quả. Cùng ACC Khánh Hòa.
1. Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH theo quy định
Việc điều chỉnh mức đóng BHXH cần tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Theo đó, mức lương đóng BHXH được xác định dựa trên mức lương ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp cố định.
Doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ lương của người lao động để đảm bảo mức đóng không thấp hơn mức tối thiểu vùng và không vượt quá mức trần quy định. Việc điều chỉnh thường phát sinh khi có thay đổi về hợp đồng lao động, tăng lương hoặc điều chỉnh phụ cấp.
2. Các trường hợp cần điều chỉnh mức đóng BHXH
Có nhiều tình huống yêu cầu doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH. Thứ nhất là khi người lao động được tăng lương theo thỏa thuận hoặc theo quyết định của công ty. Thứ hai là khi có sự thay đổi về chức danh hoặc vị trí công việc dẫn đến thay đổi mức lương.
Thứ ba là trường hợp người lao động kiêm nhiệm thêm công việc và nhận thêm phụ cấp thường xuyên. Thứ tư là khi mức lương tối thiểu vùng được Nhà nước điều chỉnh. Trong tất cả các trường hợp này, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để tránh bị truy thu hoặc xử phạt theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Xem thêm: Điều kiện hưởng chế độ thai sản khi công ty nợ BHXH hiện nay
3. Hồ sơ và thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH
Hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị điều chỉnh mức đóng BHXH của đơn vị sử dụng lao động.
- Bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định điều chỉnh lương.
- Bảng lương chi tiết của người lao động.
- Danh sách người lao động đề nghị điều chỉnh.
Thủ tục thực hiện theo các bước rõ ràng sau:
Bước 1: Rà soát và xác định nhu cầu điều chỉnh
Doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng lao động và bảng lương hiện tại của người lao động. Công việc này cần thực hiện trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi có thay đổi về lương. Việc rà soát giúp xác định chính xác mức lương mới và các khoản phụ cấp phải tính vào BHXH theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH 2026.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Sau khi xác định được các trường hợp cần điều chỉnh, đơn vị lập hồ sơ theo đúng danh sách quy định. Hồ sơ phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp rút ngắn thời gian xử lý tại cơ quan BHXH.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống giao dịch điện tử của BHXH. Thời hạn nộp là trước ngày 20 hàng tháng để áp dụng cho tháng sau. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan BHXH kiểm tra và thông báo kết quả trong vòng 7 ngày làm việc.
Bước 4: Thực hiện đóng BHXH theo mức mới
Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành đóng BHXH theo mức lương mới từ tháng tiếp theo. Đồng thời cập nhật dữ liệu trên phần mềm quản lý BHXH để đảm bảo tính chính xác lâu dài.
Xem thêm: Cách thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội online chi tiết
4. Lưu ý khi thực hiện điều chỉnh mức lương đóng bhxh
Doanh nghiệp cần lưu ý không được điều chỉnh mức đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế ghi trong hợp đồng. Việc khai man mức lương để giảm đóng BHXH có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Ngoài ra, cần theo dõi thường xuyên các văn bản hướng dẫn từ BHXH để cập nhật kịp thời các thay đổi về mức trần đóng BHXH theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Việc lưu trữ hồ sơ điều chỉnh cũng cần thực hiện tối thiểu 6 năm để phục vụ công tác thanh tra sau này.
5. Câu hỏi thường gặp
Mức lương đóng BHXH có được điều chỉnh nhiều lần trong năm không?
Trả lời: Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp được phép điều chỉnh mức đóng BHXH nhiều lần trong năm khi có thay đổi về hợp đồng lao động hoặc mức lương.
Thời hạn nộp hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH là bao lâu?
Trả lời: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ điều chỉnh trước ngày 20 hàng tháng theo quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH 2026. Nếu nộp muộn, mức đóng mới chỉ được áp dụng từ tháng tiếp theo và có thể phát sinh truy thu.
Có bị phạt khi chậm điều chỉnh mức đóng BHXH không?
Trả lời: Việc chậm điều chỉnh mức đóng BHXH có thể bị xử phạt theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP nếu cơ quan BHXH phát hiện mức đóng không đúng thực tế. Mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy theo quy mô vi phạm.
Hướng dẫn điều chỉnh mức lương đóng bhxh giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi người lao động. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay.
Để lại một bình luận