Quy định ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là thủ tục pháp lý quan trọng giúp cá nhân nộp thuế tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Thủ tục này cho phép người lao động ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý. Việc nắm rõ quy định giúp người nộp thuế chủ động hơn trong nghĩa vụ tài chính. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.

Mục Lục

1. Quy định ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 số 109/2025/QH15, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật; các quy định liên quan đến nhóm thu nhập này được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo quy định về quyết toán thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế. Cá nhân đáp ứng điều kiện có thể lập giấy ủy quyền để tổ chức trả thu nhập quyết toán thay. Hiện Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN vẫn được sử dụng theo Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Theo Luật Quản lý thuế 2025 số 108/2025/QH15, Luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và quy định về quản lý, khai, quyết toán thuế. Vì vậy, khi thực hiện quyết toán năm 2026, doanh nghiệp và cá nhân cần áp dụng quy định quản lý thuế mới, đồng thời sử dụng biểu mẫu, thủ tục theo văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.

2. Điều kiện áp dụng ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập khi thuộc trường hợp được pháp luật cho phép. Một số trường hợp phổ biến gồm:

Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm quyết toán.
Cá nhân được điều chuyển từ đơn vị cũ sang đơn vị mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc trường hợp điều chuyển trong cùng hệ thống theo điều kiện pháp luật quy định.
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác, nếu đáp ứng điều kiện về mức thu nhập vãng lai và đã được khấu trừ thuế theo quy định.

Đối với trường hợp có nhiều nguồn thu nhập, cần kiểm tra cụ thể điều kiện trước khi ủy quyền, không mặc nhiên được ủy quyền chỉ vì đã bị khấu trừ thuế. Quy định về trường hợp điều chuyển trong cùng hệ thống cũng đã được cơ quan thuế hướng dẫn theo điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN.

Đặc biệt, trường hợp cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế, cần lưu ý điều kiện ủy quyền theo quy định hiện hành; không nên mặc định mọi trường hợp có thu nhập tại một nơi đều được doanh nghiệp quyết toán thay.

Xem thêm: Chi tiết thủ tục quyết toán thuế TNCN từ chứng khoán

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ cơ bản để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN gồm:

Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN;
Thông tin về mã số thuế, thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ;
Hồ sơ, tài liệu chứng minh người phụ thuộc nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh;
Chứng từ liên quan đến thu nhập, thuế đã khấu trừ trong trường hợp cần đối chiếu.

Tổ chức trả thu nhập căn cứ giấy ủy quyền và thông tin do người lao động cung cấp để tổng hợp vào hồ sơ quyết toán TNCN của tổ chức. Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN hiện được quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNDN

4. Trách nhiệm của các bên trong ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm kiểm tra điều kiện ủy quyền, tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thực hiện quyết toán thay trong phạm vi được ủy quyền. Trường hợp phát sinh số thuế TNCN nộp thừa của cá nhân ủy quyền, tổ chức trả thu nhập thực hiện xử lý theo quy định về khoản nộp thừa.

Cá nhân ủy quyền phải cung cấp thông tin chính xác và chịu trách nhiệm về việc mình thuộc trường hợp được ủy quyền. Nếu thực tế không đủ điều kiện nhưng vẫn ủy quyền, cá nhân có thể phải tự thực hiện quyết toán và chịu trách nhiệm đối với thông tin đã cung cấp.

Khi có thay đổi về thu nhập, người phụ thuộc hoặc phát hiện sai sót, cá nhân cần thông báo cho tổ chức trả thu nhập để xử lý hồ sơ theo quy định. Việc ủy quyền không làm mất trách nhiệm của cá nhân đối với tính chính xác của thông tin cung cấp.

5. Câu hỏi thường gặp

Ai được phép thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy định quản lý thuế có thể giao cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay. Không phải mọi trường hợp có thu nhập từ một nơi đều mặc nhiên được ủy quyền; cần đối chiếu từng trường hợp cụ thể.

Thời hạn nộp hồ sơ ủy quyền quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Giấy ủy quyền được lập và gửi cho tổ chức trả thu nhập để làm căn cứ thực hiện quyết toán. Thời điểm cụ thể do tổ chức trả thu nhập thông báo để kịp tổng hợp hồ sơ quyết toán năm theo thời hạn pháp luật quy định.

Có thể hủy ủy quyền quyết toán thuế TNCN sau khi đã ký không?

Nếu phát hiện mình không thuộc trường hợp được ủy quyền hoặc có thay đổi khiến việc ủy quyền không còn phù hợp, cá nhân cần thông báo ngay cho tổ chức trả thu nhập để xử lý hồ sơ. Việc điều chỉnh phải thực hiện trước hoặc trong quá trình tổ chức lập và nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN mang lại sự tiện lợi và tuân thủ pháp luật hiệu quả cho cá nhân. Để được hỗ trợ chuyên sâu và thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay.