Phần mềm kế toán 1C là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả. Với các tính năng ưu việt như quản lý sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, theo dõi công nợ, phần mềm 1C giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý tài chính. Trong bài viết này, ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán 1C chi tiết để giúp bạn nắm bắt và vận dụng phần mềm này một cách dễ dàng và hiệu quả.
1. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán 1C
Phần mềm kế toán 1C là một giải pháp phần mềm toàn diện được phát triển bởi công ty 1C Company, một nhà cung cấp phần mềm hàng đầu tại Nga. Phần mềm này được thiết kế để phục vụ nhu cầu kế toán và quản lý tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các tập đoàn lớn trên toàn cầu. Phần mềm kế toán 1C hỗ trợ nhiều tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, bao gồm quản lý sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, theo dõi công nợ, quản lý thuế và các nghiệp vụ tài chính phức tạp khác.
2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán 1C chi tiết
Trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán 1C, người dùng cần thực hiện khai báo các tham số ban đầu. Quy trình này sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập giao diện Thiết lập
Vào menu Thiết lập, chọn mục Thiết lập các tham số kế toán
Bước 2: Thiết lập chung
Tại bước này, người dùng khai báo các thông tin sau:
- Chọn thông tư kế toán áp dụng: khi đó chương trình sẽ tự sinh ra hệ thống tài khoản tương ứng với thông tư được chọn;
- Tích vào hộp kiếm Nhiều tiền tệ, và tạo mới các loại ngoại tệ sử dụng (nếu doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ)
- Lựa chọn hình thức quản lý hóa đơn GTGT đầu ra: Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử; lập Thông báo phát hành hóa đơn tương ứng. (Lưu ý: Nếu chọn hóa đơn điện tử, cần khai báo tham số kết nối đến nhà cung cấp hóa đơn điện tử)
- Lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho: có thể lựa chọn 1 trong 4 phương thức sau: Bình quân gia quyền cuối kỳ, Bình quân sau mỗi lần nhập, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh (Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp thực tế đích danh thì người sử dụng tích chọn thêm hộp kiểm Tính năng chỉ ra lô hàng bằng cách thủ công);
- Hộp kiểm Tự động tính giá vốn hàng bán và thu nhập cho phép tính toán giá vốn hàng bán bằng cách tạo và kết chuyển tự động chứng từ Đóng tháng (Xác định kết quả kinh doanh);
- Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp sẽ được thiết lập mặc định 20%, người sử dụng có thể thay đổi giá trị này tùy theo thực tế phát sinh tại doanh nghiệp;
- Lựa chọn việc hiển thị số lượng chữ số phần thập phân của trường Số lượng, Đơn giá và Thành tiền trong chứng từ.
Bước 3: Thiết lập các tham số
Thứ nhất, thiết lập Bán hàng:
- Chọn hộp kiểm Sử dụng chiết khấu thủ công (Nếu có phát sinh ghi nhận chiết khấu, giảm giá trong chứng từ Hóa đơn bán hàng)
- Chọn hộp kiểm Sử dụng chính sách giá (Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi, đặt bảng giá bán mặt hàng, thiết lập nhiều dạng giá cho từng mặt hàng)
- Chọn hộp kiểm Các khoản phải thu theo hợp đồng và chứng từ để quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng hợp đồng và từng chứng từ phát sinh
- Chọn hộp kiểm Sử dụng bán hàng ký gửi (nếu doanh nghiệp có phát sinh quy trình Ký gửi đại lý)
- Nếu doanh nghiệp cần quản lý bao bì sản phẩm bán ra (như vỏ gas, vỏ chai,…), hãy chọn hộp kiểm “Sử dụng hạch toán bao bì luân chuyển”.
- Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi và tự động phân bổ các khoản doanh thu chưa thực hiện, cần tích chọn hộp kiểm “Sử dụng doanh thu chưa thực hiện”.
- Trong trường hợp quy trình bán hàng của doanh nghiệp bắt đầu từ việc lập Báo giá cho đến khi xuất Hóa đơn bán hàng, hãy chọn hộp kiểm “Sử dụng báo giá”.
Thứ hai, thiết lập Bán lẻ:
- Nếu doanh nghiệp có các giao dịch bán lẻ (POS), hãy tích vào hộp kiểm “Sử dụng bán lẻ”.
- Chương trình sẽ tự động tạo đối tượng “Khách lẻ” được ghi nhận mặc định trong các phiếu tính tiền khi thu ngân không theo dõi thông tin khách hàng.
- Chương trình Marketing cho phép người sử dụng thiết lập các chương trình giảm giá và quà tặng tự động, với thời gian áp dụng rõ ràng.
- Phần mềm hỗ trợ kết nối với các thiết bị bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Nếu thu ngân muốn in phiếu tự động ngay sau khi tạo, có thể tích vào hộp kiểm “In phiếu ngay sau khi tạo”.
- Để hiển thị một số mặt hàng bán chạy trên bàn làm việc của thu ngân, người sử dụng có thể khai báo danh sách các mặt hàng này trong mục “Hàng hóa được chọn” (thích hợp cho cửa hàng có ít loại mặt hàng).
- Trên bàn làm việc của Quầy thu ngân, người sử dụng có thể chọn hiển thị hoặc không hiển thị Mã hàng hóa và Mã SKU.
Thứ ba, thiết lập Hàng tồn kho:
- .Chỉ định đơn vị tính thường xuyên sử dụng trong trường “Đơn vị tính mặc định”. Mặc định, chương trình sử dụng “Cái” làm đơn vị tính, nhưng người sử dụng có thể thay đổi nếu cần thiết.
- Nếu doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư tại nhiều kho, hãy tích vào hộp kiểm “Sử dụng nhiều kho”.
- Nếu doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho đặc thù như có seri (đồ điện tử), lô, hạn sử dụng (thực phẩm, thuốc…), tích vào hộp kiểm “Quản lý hàng hóa theo lô, seri, hạn sử dụng”. Để áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa theo nguyên tắc “hàng hết hạn trước xuất trước”, chọn hộp kiểm “Điền lô theo FEFO”.
- Nếu doanh nghiệp có nghiệp vụ đóng bộ hoặc tách bộ hàng hóa, vật tư, hãy tích vào hộp kiểm “Đóng bộ”.
- Nếu doanh nghiệp cho phép xuất vật tư vượt quá số lượng tồn kho, hãy tích vào hộp kiểm “Cho phép xuất âm”
Thứ tư, thiết lập Mua hàng:
- Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo từng hợp đồng và chứng từ phát sinh, hãy tích vào hộp kiểm “Các khoản phải trả theo hợp đồng và chứng từ”.
- Nếu doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, tích vào hộp kiểm “Kế toán hàng hóa nhập khẩu”.
- Trong trường hợp doanh nghiệp cần quản lý bao bì sản phẩm mua vào (như vỏ gas, vỏ chai…), hãy tích vào hộp kiểm “Sử dụng hạch toán bao bì luân chuyển”.
Thứ năm, thiết lập Tiền lương:
- Nếu doanh nghiệp muốn quản lý tính lương và lịch sử công tác của người lao động, hãy lần lượt tích vào hộp kiểm “Sử dụng tính lương” và “Sử dụng lịch sử làm việc”.
- Trong trường hợp kế toán muốn hạch toán lương cho nhiều người lao động từ các bộ phận khác nhau trong cùng một bảng, tích vào hộp kiểm “Sử dụng bộ phận” trong phần bảng.
- Các tham số liên quan đến tỷ lệ đóng bảo hiểm, biểu thuế lũy tiến từng phần (thuế thu nhập cá nhân), mức giảm trừ gia cảnh… đã được thiết lập sẵn theo quy định hiện hành.
Thứ sáu, thiết lập Tài sản:
- Lần lượt tích vào các hộp kiểm Sử dụng tài sản cố định và Sử dụng chi phí trả trước nếu doanh nghiệp có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.
Thứ bảy, thiết lập Tính giá thành:
- Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp hoặc cung cấp dịch vụ, tích vào hộp kiểm “Sử dụng tính giá thành” để quản lý giá thành của thành phẩm, dịch vụ, công trình xây lắp, v.v.
- Nếu doanh nghiệp có nhiều phân xưởng, bộ phận và cần tập hợp chi phí riêng cho từng bộ phận, tích vào hộp kiểm “Kế toán chi phí theo bộ phận”.
- Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi chi tiết chi phí cho từng thành phẩm sản xuất ra, tích vào hộp kiểm “Chi phí sản xuất chi tiết cho từng thành phẩm”.
- Đối với các doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ gia công hoặc thuê gia công, tích vào hộp kiểm “Hạch toán gia công sản xuất”.
- Khi nhiều thành phẩm thuộc cùng một đối tượng tập hợp chi phí (vụ việc), cần thiết lập cơ sở phân bổ chi phí sản xuất cho các thành phẩm đó trong phần “Cơ sở phân bổ chi phí sản xuất cho thành phẩm”.
- Tùy chỉnh phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung trong phần “Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung”.
3. Phần mềm kế toán 1C có ưu điểm gì?
Phần mềm kế toán 1C là phần mềm đang được ưa chuộng hiện nay với những ưu điểm nổi bật như sau:
- Được thiết kế phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và theo yêu cầu hoạt động thực tế của doanh nghiệp
- Các nghiệp vụ kế toán được tự động hoá ở mức độ cao, với đầy đủ các phân hệ đáp ứng cho mọi lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây dựng, xuất nhập khẩu, dịch vụ
- Có hệ thống báo cáo linh hoạt giúp phát triển hệ thống kế toán và phân tích hoạt động tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp một cách chi tiết và hiệu quả.
- Có khả năng thực hiện kế toán cho nhiều doanh nghiệp trong một cơ sở dữ liệu
- Được tích hợp với các giải pháp khác như 1C:Retail Chain, 1C:Trade Management
4. Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán 1C có phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp không?
Có. Phần mềm kế toán 1C có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ các công ty nhỏ đến các doanh nghiệp lớn, hoạt động trong các ngành nghề khác nhau như sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng, v.v.
Phần mềm 1C có khả năng tích hợp với các phần mềm khác không?
Có. Phần mềm kế toán 1C có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho, bán hàng, và các phần mềm khác trong doanh nghiệp, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản lý.
Làm sao để cập nhật phần mềm kế toán 1C?
Phần mềm 1C thường xuyên có các bản cập nhật tự động hoặc có thể được cài đặt thủ công thông qua dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm. Các bản cập nhật này sẽ giúp phần mềm luôn tuân thủ các quy định mới nhất và cải thiện các tính năng sẵn có.
Với khả năng tùy chỉnh cao và giao diện thân thiện, phần mềm kế toán 1C là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý tài chính. Hy vọng qua hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán 1C chi tiết trên của ACC Khánh Hòa, bạn sẽ có được những kiến thức cần thiết để khai thác tối đa tính năng của phần mềm, nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.