Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất hiện nay

Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì uy tín với đối tác, khách hàng. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết về quy trình và mẫu thông báo này qua bài viết dưới đây.

1. Thông báo thay đổi tên công ty: Yêu cầu pháp lý và ý nghĩa thực tiễn

Việc thông báo thay đổi tên công ty là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật Việt Nam hiện hành, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Thay đổi tên công ty giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đặc biệt theo Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 30 và Điều 48, yêu cầu thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Việc này đảm bảo thông tin doanh nghiệp được cập nhật chính xác trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tránh các rủi ro pháp lý như bị phạt hành chính từ 10 đến 15 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Thông báo thay đổi tên công ty còn giúp duy trì sự tin cậy với đối tác và khách hàng. Một thông báo rõ ràng, minh bạch về tên mới giúp các bên liên quan nắm bắt kịp thời, tránh nhầm lẫn trong giao dịch, hóa đơn hay hợp đồng. Điều này đặc biệt quan trọng khi tên cũ có thể bị lợi dụng, gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Cuối cùng, việc thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 giúp doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp. Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại.

2. Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất hiện nay

2.1 Mẫu thông báo thay đổi tên công ty gửi tới Phòng đăng ký kinh doanh

THÔNG BÁO

Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):

1. Doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau (Đánh dấu X vào nội dung thay đổi)^[1]:

2. Doanh nghiệp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau (Đánh dấu X vào nội dung thay đổi)^[2]:

€ Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp đối với các thông tin thay đổi nêu trên. (Đánh dấu X vào ô vuông nếu doanh nghiệp có nhu cầu được cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp).

3. Doanh nghiệp đăng ký thay đổi trên cơ sở (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi trên cơ sở tách doanh nghiệp hoặc sáp nhập doanh nghiệp, đánh dấu X vào ô thích hợp):

ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI TÊN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng Việt mới (ghi bằng chữ in hoa):

Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài mới (nếu có):

Tên doanh nghiệp viết tắt mới (nếu có):

ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH

Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn:

Xã/Phường/Thị trấn:

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:

Tỉnh/Thành phố:

Quốc gia:

Điện thoại:         Fax:         

Email:         Website:         

€ Doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất. (Đánh dấu X vào ô vuông nếu doanh nghiệp đăng ký địa chỉ trụ sở chính nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất).

Doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết trụ sở doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp tư nhân và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật.

>>> Tải ngay: Mẫu thông báo thay đổi tên công ty gửi tới Phòng đăng ký kinh doanh tại đây!

2.2 Mẫu thông báo thay đổi tên công ty gửi khách hàng, đối tác

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi tên công ty

Kính gửi: Quý cơ quan, Quý khách hàng, Quý Đối tác

Công ty Cổ phần/TNHH … xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và đồng hành tín nhiệm của Quý khách hàng, các Đối tác và doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua.

Sau … năm có mặt trên thị trường, hoạt động và phát triển, thương hiệu … đã trở thành một trong những thương hiệu có uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Nhằm khẳng định hơn nữa vị thế của thương hiệu, đồng thời thực hiện mở rộng, phát triển và nâng cao các sản phẩm dịch vụ, Công ty Cổ phần/TNHH … xin trân trọng thông báo về việc thay đổi tên công ty tới toàn thể Quý khách hàng và Đối tác như sau:

1. Thay đổi tên công ty với các nội dung thay đổi chi tiết sau đây:

+ Tên cũ của doanh nghiệp: Công ty cổ phần/TNHH …………………………………..

+ Tên mới của doanh nghiệp: ……………………………………………………

+ Các thông tin khác: Mã số thuế, số điện thoại liên hệ, email, số fax, địa chỉ trụ sở chính,… của doanh nghiệp không thay đổi.

2. Kể từ ngày … tháng … năm Công ty cổ phần … chính thức sử dụng tên công ty theo sự thay đổi trên.

3. Kể từ ngày … tháng … năm … kính đề nghị Quý khách hàng và Đối tác sử dụng theo các thông tin mà chúng tôi đã sửa đổi nêu trên khi thực hiện ký kết hợp đồng, thanh lý hợp đồng, phát hành hóa đơn thanh toán và các giao dịch khác.

4. Việc thay đổi tên công ty sẽ không ảnh hưởng đến các quan hệ, giao dịch, nghĩa vụ dân sự cũng như việc thực hiện hợp đồng mà các bên đã ký kết trước đây. Trong trường hợp cần thiết, Công ty có thể hỗ trợ ký thêm phần bổ sung Phụ lục hợp đồng để sửa đổi tên mới này.

Vậy Công ty cổ phần/TNHH … xin trân trọng thông báo tới Quý khách hàng và Đối tác được biết về sự thay đổi thông tin này và phối hợp thực hiện.

Xin chân thành cảm ơn !

>>> Tải ngay: Mẫu thông báo thay đổi tên công ty gửi khách hàng, đối tác tại đây!

Xem thêm: Mẫu đơn xác nhận tạm trú mới nhất

3. Quy trình soạn thảo mẫu thông báo thay đổi tên công ty

Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi tên công ty đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ bản của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin như tên công ty cũ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và mã số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Những thông tin này phải được trình bày rõ ràng trong phần đầu của thông báo, theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, để cơ quan chức năng dễ dàng đối chiếu.

Bước 2: Ghi rõ nội dung thay đổi tên công ty

Phần nội dung chính cần nêu rõ tên công ty cũ và tên mới (bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt nếu có). Tên mới phải tuân thủ quy định tại Điều 37, 38, 39 Luật Doanh nghiệp 2020, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp có thể kiểm tra tính hợp lệ của tên mới trên Cổng thông tin quốc gia tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 3: Ký tên và đóng dấu xác nhận

Thông báo phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đóng dấu công ty. Trong trường hợp ủy quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân như căn cước công dân hoặc hộ chiếu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Bước 4: Nộp hồ sơ và công bố thông tin

Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi, quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần). Sau khi nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày, theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.

>>> Quý khách có nhu cầu và quan tâm đến các dịch vụ khác của ACC Khánh Hòa, hãy tham khảo bài viết Mẫu đơn bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu mới để tìm hiểu thêm hoặc liên hệ hotline để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn trực tiếp.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký thay đổi tên công ty

Để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Hồ sơ bắt buộc bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), được ký bởi người đại diện theo pháp luật. Tài liệu này cần nêu rõ thông tin về tên mới, tên cũ và các nội dung không thay đổi như mã số thuế, địa chỉ trụ sở. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để tránh sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) là bắt buộc. Các văn bản này cần ghi rõ nội dung thay đổi tên và được soạn thảo theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đảm bảo tính pháp lý.

Trong trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy ủy quyền cùng bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Theo Nghị định 168/2024/NĐ-CP, giấy tờ này phải còn hiệu lực và được xác thực đúng quy định để tránh bị từ chối hồ sơ.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần nộp lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC. Lệ phí này sẽ được hoàn trả nếu hồ sơ không được chấp thuận, nhưng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng để tránh mất thời gian chỉnh sửa.

5. Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi tên công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện thêm một số bước để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Doanh nghiệp cần cập nhật con dấu công ty để đồng bộ với tên mới, theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020. Mặc dù pháp luật không yêu cầu công bố mẫu dấu, việc khắc lại con dấu giúp đảm bảo tính nhất quán trong giao dịch và tránh nhầm lẫn với tên cũ.

Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử và chữ ký số cũng là bước quan trọng. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ bằng cách lập thông báo điều chỉnh thông tin theo mẫu TB04/AC hoặc hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới theo tên công ty mới, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin tên công ty là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ trong giao dịch điện tử.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần thông báo đến các cơ quan liên quan như ngân hàng, bảo hiểm xã hội và đối tác. Việc này giúp cập nhật thông tin trên các hệ thống giao dịch, tránh rủi ro pháp lý hoặc nhầm lẫn trong hợp đồng, hóa đơn. Doanh nghiệp cũng nên cập nhật tên mới trên biển hiệu, tài liệu quảng cáo để đồng bộ thương hiệu.

Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất hiện nay là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành, đồng thời duy trì uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa để được giải đáp nhanh chóng và chính xác.