Hướng dẫn xử lý công việc và chữ ký số khi Kế toán trưởng nghỉ thai sản

Kế toán trưởng giữ vai trò "tay hòm chìa khóa" và chịu trách nhiệm cao nhất về tính hợp lệ của sổ sách kế toán. Khi kế toán trưởng nghỉ thai sản trong 6 tháng, doanh nghiệp thường rơi vào thế bị động: Ai sẽ là người ký báo cáo tài chính? Ai quản lý chữ ký số? Có phải thông báo với cơ quan Thuế không? Bài viết dưới đây của  ACC Khánh Hòa  sẽ giúp chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự giải quyết triệt để các thủ tục này để bộ máy tài chính vẫn vận hành trơn tru.

1. Doanh nghiệp phải làm gì khi kế toán trưởng nghỉ thai sản?

Khi kế toán trưởng nghỉ thai sản, doanh nghiệp cần ngay lập tức lập kế hoạch thay thế để tránh gián đoạn hoạt động kế toán.

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Kế toán 2015, vị trí kế toán trưởng không được để trống, và doanh nghiệp phải bổ nhiệm người phụ trách kế toán thay thế để đảm bảo tính liên tục của các chứng từ, báo cáo tài chính.

Quy trình cơ bản bao gồm:

Bước 1: Xác định thời gian nghỉ chính xác của kế toán trưởng, thường là 6 tháng theo chế độ thai sản từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025).

Bước 2: Bổ nhiệm người thay thế nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.

Bước 3: Thông báo thay đổi với cơ quan thuế và ngân hàng để cập nhật chữ ký số và thẩm quyền ký chứng từ.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì dòng chảy công việc mượt mà.

2. Thủ tục bổ nhiệm người phụ trách kế toán thay thế

Thủ tục bổ nhiệm người phụ trách kế toán khi kế toán trưởng nghỉ thai sản được quy định rõ tại Điều 54 Luật Kế toán 2015, nhấn mạnh doanh nghiệp phải bổ nhiệm ngay người phụ trách để thay thế vị trí trống. Quyết định bổ nhiệm do người đứng đầu doanh nghiệp ban hành, kèm theo văn bản giao nhiệm vụ cụ thể.

2.1. Điều kiện đối với người được bổ nhiệm thay thế

Người phụ trách kế toán phải đáp ứng các tiêu chuẩn theo Luật Kế toán 2015: Có chuyên môn kế toán từ trung cấp trở lên, ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm thực tế, và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng. Họ không thuộc trường hợp bị cấm làm kế toán theo quy định pháp luật.

2.2. Thời hạn bổ nhiệm người phụ trách kế toán (Tối đa 12 tháng)

Theo Luật Kế toán 2015, thời gian bố trí người phụ trách kế toán không quá 12 tháng. Sau thời gian nghỉ thai sản (thường 6 tháng), nếu kế toán trưởng trở lại, vị trí sẽ được khôi phục; nếu không, doanh nghiệp phải bổ nhiệm kế toán trưởng mới để tuân thủ quy định.

Xem thêm: Công ty TNHH MTV có cần kế toán trưởng không?

3. Quy định về chữ ký và thẩm quyền ký chứng từ khi kế toán trưởng nghỉ sinh

Khi kế toán trưởng nghỉ sinh, thẩm quyền ký chứng từ được chuyển giao cho người phụ trách kế toán theo quyết định bổ nhiệm. Theo Bộ luật Lao động 2019, người thay thế có quyền ký thay trên báo cáo tài chính, hóa đơn, và chứng từ kế toán trong thời gian được giao.

Doanh nghiệp cần soạn văn bản ủy quyền sử dụng chữ ký số (token) và giao dịch ngân hàng. Nếu thời điểm nộp báo cáo tài chính trùng với kỳ nghỉ, người phụ trách được bổ nhiệm hợp lệ sẽ chịu trách nhiệm ký thay, đảm bảo tính hợp lệ theo Luật Kế toán 2015.

Xem thêm: Kế toán trưởng có được làm thủ quỹ không?

4. Thủ tục thông báo thay đổi kế toán với cơ quan Thuế và Ngân hàng

Theo cập nhật số hóa thủ tục thuế từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024, việc thông báo thay đổi người phụ trách kế toán được thực hiện 100% qua cổng thuevanchu.gdt.gov.vn.

Bước 1: Chuẩn bị mẫu 08-MST (thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế), đính kèm quyết định bổ nhiệm và văn bản ủy quyền.

Bước 2: Nộp trực tuyến trong vòng 10 ngày kể từ ngày bổ nhiệm.

Bước 3: Thông báo tương tự với ngân hàng để cập nhật chữ ký giao dịch, tránh trường hợp chữ ký số không khớp dẫn đến từ chối chứng từ.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Quyết định tạm nghỉ hưởng chế độ thai sản của Kế toán trưởng.
• Quyết định bổ nhiệm người phụ trách kế toán (hoặc quyền kế toán trưởng).
• Văn bản ủy quyền sử dụng chữ ký số (Token) và giao dịch ngân hàng.
• Mẫu 08-MST (hoặc tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế) gửi cơ quan quản lý.

5. Chế độ bảo hiểm thai sản dành cho kế toán trưởng (Cập nhật 2025)

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, kế toán trưởng nghỉ thai sản được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội với mức trợ cấp bằng 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội của 6 tháng trước khi nghỉ. Thời gian nghỉ tối đa 6 tháng, bao gồm trước và sau sinh. Doanh nghiệp hỗ trợ thủ tục nộp hồ sơ cho BHXH và có thể thỏa thuận chi trả thêm lương để giữ chân nhân sự.

6. Những rủi ro thường gặp nếu không bổ nhiệm người thay thế kịp thời

Nếu không bổ nhiệm người thay thế kịp thời khi kế toán trưởng nghỉ thai sản, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như: Chứng từ kế toán không hợp lệ dẫn đến từ chối khấu trừ thuế; phạt hành chính từ 1.000.000đ đến 10.000.000đ do chậm thông báo thay đổi theo quy định thuế; gián đoạn báo cáo tài chính, ảnh hưởng uy tín và hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, theo Luật Kế toán 2015, vị trí trống quá hạn có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý cho ban lãnh đạo.

7. Câu hỏi thường gặp

Kế toán trưởng nghỉ thai sản có được hưởng lương tại công ty không?

Theo quy định, trong thời gian nghỉ thai sản, kế toán trưởng hưởng chế độ do BHXH chi trả. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thỏa thuận chi trả thêm một phần lương (thường là lương hỗ trợ) để giữ chân nhân sự chất lượng.

Có được thuê dịch vụ kế toán trưởng thay thế không?

Có. Doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đứng tên người phụ trách kế toán trong thời gian nhân sự chính nghỉ thai sản.

Nếu không thông báo thay đổi kế toán với cơ quan thuế có bị phạt không?

Có. Vi phạm về thời hạn thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000đ đến 10.000.000đ tùy vào số ngày quá hạn.

Có cần thiết phải có quyết định ủy quyền khi thay thế kế toán trưởng nghỉ thai sản không?

Có, doanh nghiệp cần có văn bản ủy quyền rõ ràng từ giám đốc hoặc người có thẩm quyền để chỉ định người thay thế kế toán trưởng trong thời gian nghỉ thai sản. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.

Thời gian kế toán trưởng nghỉ thai sản có ảnh hưởng đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp không?

Có, doanh nghiệp cần có văn bản ủy quyền rõ ràng từ giám đốc hoặc người có thẩm quyền để chỉ định người thay thế kế toán trưởng trong thời gian nghỉ thai sản. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.

Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết kế toán trưởng nghỉ thai sản,  ACC Khánh Hòa  hy vọng rằng bạn đọc đã có được cho mình câu trả lời thoả đáng cho thắc mắc Ai sẽ thay thế khi kế toán trưởng nghỉ thai sản?