Trong quản trị doanh nghiệp, việc phân định quyền hạn giữa người kiểm soát dòng tiền và người giữ tiền là nguyên tắc sống còn để tránh gian lận. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng để kế toán trưởng có được làm thủ quỹ không? để tiết kiệm nhân sự. Tuy nhiên, hành vi này có vi phạm pháp luật không và rủi ro thực tế là gì? Bài viết này  ACC Khánh Hòa  sẽ làm rõ các quy định pháp lý mới nhất để bạn yên tâm vận hành.

1. Kế toán trưởng có được làm thủ quỹ không? Trả lời từ góc độ pháp lý

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, kế toán trưởng có được làm thủ quỹ không là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm.

Cụ thể, khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán 2015 quy định rõ những người không được làm kế toán, bao gồm người đang là quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại khoản 3 Điều 19 cũng bổ sung, người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc được giao nhiệm vụ thường xuyên mua bán tài sản trong cùng đơn vị kế toán không được làm kế toán, trừ các trường hợp ngoại lệ nêu trên. Do đó, kế toán trưởng – với vai trò đứng đầu bộ phận kế toán – không được kiêm nhiệm thủ quỹ để đảm bảo tính độc lập và minh bạch trong kiểm soát nội bộ.

Kế toán trưởng chủ yếu chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, lập báo cáo tài chính và giám sát tuân thủ pháp luật về kế toán, tài chính. Việc kiêm nhiệm thủ quỹ sẽ vi phạm nguyên tắc tách biệt chức năng, dẫn đến rủi ro pháp lý cao.

2. Tại sao pháp luật cấm kế toán trưởng kiêm nhiệm thủ quỹ?

Luật Kế toán 2015 nhấn mạnh nguyên tắc bất kiêm nhiệm để bảo vệ tính khách quan trong quản lý tài chính. Việc cho phép kế toán trưởng kiêm thủ quỹ không chỉ vi phạm quy định mà còn tạo lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát.

2.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ

Nguyên tắc này yêu cầu tách biệt rõ ràng giữa người ghi chép sổ sách (kế toán) và người thực hiện giao dịch tiền mặt (thủ quỹ). Theo Luật Kế toán 2015, bất kỳ sự chồng chéo nào cũng làm suy yếu khả năng phát hiện sai sót hoặc gian lận, đặc biệt trong doanh nghiệp có quy mô lớn hơn siêu nhỏ.

2.2. Nguy cơ rủi ro tài chính và gian lận ngân quỹ

Khi một người vừa ký duyệt chứng từ vừa quản lý tiền mặt, nguy cơ thao túng sổ sách để che giấu thất thoát là rất lớn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn dẫn đến mất lòng tin từ cơ quan thuế và đối tác.

Những lý do không nên để kế toán trưởng kiêm thủ quỹ:

• Vi phạm Luật Kế toán: Đây là hành vi bị nghiêm cấm để đảm bảo tính khách quan.
• Dễ nảy sinh gian lận: Khi một người vừa có quyền ra lệnh chi, vừa là người cầm tiền, nguy cơ thất thoát tài sản là cực lớn.
• Khó khăn khi quyết toán: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ tính hợp pháp của bộ máy kế toán khi thanh tra.

Xem thêm: Thành viên góp vốn có được làm kế toán trưởng không?

3. Những đối tượng không được làm kế toán và các vị trí không được kiêm nhiệm

Dựa trên Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các đối tượng không được làm kế toán bao gồm:

• Người đang là quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản trong cùng đơn vị.
• Cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh chị em ruột của người đại diện pháp luật hoặc lãnh đạo phụ trách tài chính – kế toán.

Các vị trí không được kiêm nhiệm: Kế toán trưởng không được làm thủ quỹ, thủ kho hoặc người mua bán tài sản thường xuyên, trừ doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc loại hình cá nhân theo quy định.

Xem thêm: Phân biệt giám đốc tài chính và kế toán trưởng

4. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về kiêm nhiệm kế toán

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán (dựa trên Luật Kế toán 2015 và các nghị định hướng dẫn), việc bố trí kế toán trưởng kiêm thủ quỹ sai quy định có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức. Ngoài ra, cá nhân vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc hình sự nếu gây thiệt hại lớn.

Căn cứ Điều 55 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đúng quy định, và vi phạm có thể dẫn đến trách nhiệm cá nhân nếu không báo cáo kịp thời.

5. Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thiếu hụt nhân sự kế toán

Đối với doanh nghiệp nhỏ, có thể áp dụng số hóa chứng từ và chữ ký số để giảm tải, nhưng vẫn phải tuân thủ tách biệt chức năng. Theo hướng dẫn cập nhật đến năm 2026, doanh nghiệp siêu nhỏ được phép đơn giản hóa theo Thông tư 132/2018/TT-BTC, nhưng nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hoặc chỉ định người giám sát độc lập để tránh rủi ro. Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp kiểm soát nội bộ là giải pháp hiệu quả, giúp đảm bảo 100% chứng từ được đồng bộ mà không cần kiêm nhiệm.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp siêu nhỏ có được để kế toán kiêm thủ quỹ không?

Theo Thông tư 132/2018/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ được phép đơn giản hóa bộ máy, nhưng vẫn nên có sự giám sát độc lập giữa người ghi sổ và người giữ tiền để đảm bảo an toàn.

Kế toán viên (không phải kế toán trưởng) có được làm thủ quỹ không?

Không. Về nguyên tắc, người làm kế toán (nói chung) không được kiêm nhiệm thủ quỹ để đảm bảo tính minh bạch, theo Luật Kế toán 2015.

Nếu vi phạm thì ai là người chịu trách nhiệm chính?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức bộ máy kế toán sai quy định.

Phân tách chức năng kế toán và thủ quỹ có tác dụng gì đối với tổ chức?

Phân tách chức năng giúp bảo vệ tổ chức khỏi các rủi ro tài chính như gian lận, sai sót trong sổ sách và mất mát tài sản. Nó cũng giúp tạo ra một hệ thống kiểm tra chéo và giám sát các hoạt động tài chính, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận và kiểm tra một cách độc lập.

Ai nên thực hiện công việc của thủ quỹ nếu kế toán trưởng không được làm?

Công việc thủ quỹ nên được thực hiện bởi một người có trách nhiệm và khả năng quản lý tài chính, tách biệt hoàn toàn với công tác kế toán. Thủ quỹ cần có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tài sản và các giao dịch thu chi, trong khi kế toán trưởng sẽ phụ trách công tác kế toán, lập báo cáo tài chính và đảm bảo tính minh bạch của các hoạt động tài chính.

Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết Kế toán trưởng có được làm thủ quỹ không? ,  ACC Khánh Hòa  hy vọng rằng bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin bổ ích và giá trị.