Người đại diện theo pháp luật là cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước và các đối tác. Việc xác định rõ ai có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật là vô cùng quan trọng, không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch mà còn tránh những tranh chấp không đáng có. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ phân tích chi tiết về vấn đề này, giúp độc giả hiểu rõ hơn về quy định của pháp luật.

1. Quy định về người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 12, Khoản 1 của Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp. Người đại diện này có thể tham gia vào các hoạt động pháp lý như yêu cầu giải quyết tranh chấp, đóng vai trò nguyên đơn, bị đơn, hay là người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong các vụ án tại Tòa án hoặc Trọng tài, cũng như các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Trong thực tế, người đại diện theo pháp luật thường giữ những vị trí quản lý cao trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp như: 

• Đối với công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. 
• Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.

Vai trò của người đại diện theo pháp luật rất quan trọng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp, bao gồm: 

• Người đại diện có trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại, ký kết hợp đồng và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. 
• Người đại diện còn có nghĩa vụ tham gia giải quyết tranh chấp, tham gia kiện tụng và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước các cơ quan pháp lý.

Để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cá nhân đó phải đáp ứng các điều kiện và thủ tục theo quy định của pháp luật. Đồng thời, họ cần có khả năng và trách nhiệm phù hợp để đảm nhận vai trò này. Việc lựa chọn và ủy quyền người đại diện theo pháp luật là một quyết định quan trọng của các thành viên trong doanh nghiệp, bởi vì người này sẽ đại diện cho ý chí và lợi ích của doanh nghiệp trong các hoạt động pháp lý và kinh doanh.

2. Ai có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các cá nhân sau đây có thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần:

• Đối với công ty TNHH một thành viên, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng thành viên. Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật, thì người ký thông báo sẽ là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu.
• Đối với công ty cổ phần, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật, thì người ký thông báo sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu.
• Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền.
• Trong trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể thực hiện nhiệm vụ do lý do như chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù hoặc các biện pháp xử lý hành chính, người ký thông báo sẽ là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật.

Như vậy, thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật thuộc về các chức danh như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc những người được ủy quyền hoặc bầu tạm thời thay thế trong trường hợp vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thay đổi tên công ty với bảo hiểm xã hội

3. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp có quyền thay đổi, bổ sung hoặc loại bỏ người đại diện theo pháp luật thông qua thủ tục thông báo thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ 

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể ảnh hưởng đến nội dung Điều lệ công ty hoặc không. Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Phụ lục II-2  ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người thay thế hoặc bổ sung làm đại diện theo pháp luật của công ty.
• Quyết định và biên bản họp trong các trường hợp sau:
  • Nếu việc thay đổi người đại diện làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông sẽ ghi nhận việc thay đổi này, và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông phải do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký.
  • Nếu việc thay đổi không làm thay đổi Điều lệ công ty (ngoại trừ thông tin người đại diện), Biên bản họp Hội đồng quản trị sẽ ghi nhận sự thay đổi, và Quyết định của Hội đồng quản trị phải do Chủ tịch ký.
• Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty. Người được ủy quyền phải nộp kèm bản sao hợp lệ của giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).

Bước 2. Nộp hồ sơ 

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, có 03 cách để nộp hồ sơ:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Cách 2: Nộp qua đường bưu điện.
• Cách 3: Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý: Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc đăng ký kinh doanh phải được thực hiện qua mạng.

Bước 3. Nhận kết quả 

Sau 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ trả kết quả cho doanh nghiệp:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ thông báo chấp thuận. Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến, Phòng ĐKKD sẽ yêu cầu nộp bản giấy để đối chiếu.
• Nếu hồ sơ thiếu sót, Phòng ĐKKD sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ để hoàn thiện.

Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp

4. Chi phí thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong các nội dung được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cũng đồng nghĩa với việc thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận này.

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2020, các thông tin thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần phải được công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và kèm theo việc nộp phí.

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cổ phần phải nộp các loại phí và lệ phí sau:

5. Những lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ ảnh hưởng đến các giấy tờ nội bộ của công ty mà còn liên quan đến nhiều yếu tố pháp lý và hành chính khác. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý:

• Theo Khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trong công ty cổ phần, người có thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật và bị thay đổi, thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới do Hội đồng quản trị bầu.
• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng.
• Nếu người đại diện theo pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh có nhu cầu thay đổi, công ty cũng cần làm thủ tục thay đổi thông tin liên quan.
• Các công ty có giấy phép kinh doanh (ví dụ: Giấy phép lữ hành, Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, Giấy phép kinh doanh vận tải, Giấy phép phòng cháy chữa cháy…) phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này.

Lưu ý: Trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật gắn với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới, công ty cần thực hiện không chỉ thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư mà còn phải khai báo thuế thu nhập cá nhân cho người chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập nếu có phát sinh thu nhập chịu thuế.

6. Các câu hỏi thường gặp 

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt, ai sẽ ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt, người được Chủ tịch ủy quyền sẽ ký thông báo. Nếu không có ủy quyền, Hội đồng quản trị phải bầu một Chủ tịch tạm thời để thực hiện quyền ký.

Có bắt buộc thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Có. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do đó phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.

Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Có, nhưng người ủy quyền phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Người đại diện theo pháp luật bị mất năng lực hành vi dân sự, ai sẽ thay thế ký thông báo?

Trong trường hợp này, Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên sẽ bầu ra một người tạm thời làm Chủ tịch để ký thông báo.

Qua bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về vấn đề ai có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật. Việc xác định rõ người có thẩm quyền và thực hiện đúng thủ tục là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và hoạt động của doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.