Ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tuân thủ quy định pháp luật. Việc hạch toán uỷ nhiệm chi đúng chuẩn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về Các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán ủy nhiệm chi, giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi là chứng từ do khách hàng (tổ chức, doanh nghiệp) lập để ủy quyền cho ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để thanh toán cho bên thụ hưởng.
Theo Điều 16, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, uỷ nhiệm chi là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch như thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ; chuyển tiền nội bộ; nộp thuế, bảo hiểm, lương cho nhân viên.
Đặc điểm của ủy nhiệm chi được thực hiện qua ngân hàng, chỉ thực hiện khi tài khoản có đủ số dư, có thể thực hiện trong cùng hệ thống ngân hàng hoặc liên ngân hàng và khi ngân hàng chấp nhận uỷ nhiệm chi, số tiền trên uỷ nhiệm chi sẽ được chuyển đến tài khoản người thụ hưởng.
2. Các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán ủy nhiệm chi
Hạch toán thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ
Khi doanh nghiệp dùng uỷ nhiệm chi để thanh toán cho nhà cung cấp:
- Nợ 331 – Phải trả nhà cung cấp
- Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có 112 – Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Công ty A thanh toán hóa đơn 110 triệu đồng (gồm VAT 10%) cho Công ty B bằng uỷ nhiệm chi. Kế toán hạch toán:
- Nợ 331: 100 triệu
- Nợ 133: 10 triệu
- Có 112: 110 triệu
2.2. Hạch toán trả lương nhân viên
Khi thanh toán lương qua uỷ nhiệm chi:
- Nợ 334 – Phải trả người lao động
- Có 112 – Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Công ty A trả lương tháng 01 cho nhân viên bằng uỷ nhiệm chi với tổng số tiền 500 triệu đồng.
- Nợ 334: 500 triệu
- Có 112: 500 triệu
Hạch toán nộp thuế, bảo hiểm
Khi doanh nghiệp nộp thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN hoặc bảo hiểm qua uỷ nhiệm chi:
- Nợ 333 – Thuế phải nộp
- Có 112 – Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Công ty A nộp thuế GTGT 20 triệu đồng:
- Nợ 3331: 20 triệu
- Có 112: 20 triệu
Hạch toán tạm ứng tiền cho nhân viên
Khi doanh nghiệp chuyển tiền tạm ứng qua uỷ nhiệm chi:
- Nợ 141 – Tạm ứng
- Có 112 – Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Công ty A tạm ứng 10 triệu đồng cho nhân viên đi công tác:
- Nợ 141: 10 triệu
- Có 112: 10 triệu
3. Tại sao phải hạch toán ủy nhiệm chi?
Phải hạch toán uỷ nhiệm chi nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền ra và đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh nợ quá hạn.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý theo Điều 6, Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải ghi chép, phản ánh trung thực mọi giao dịch tài chính.
Kiểm soát và minh bạch tài chính, giúp đối chiếu với sao kê ngân hàng và hỗ trợ kiểm toán và quyết toán thuế.
4. Những lưu ý khi hạch toán ủy nhiệm chi
Đối chiếu với sao kê ngân hàng, doanh nghiệp phải đối chiếu số tiền ghi sổ với số tiền thực tế trên sao kê ngân hàng để tránh sai sót.
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ theo Điều 4, Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, doanh nghiệp cần có hóa đơn, hợp đồng và biên bản đối chiếu công nợ.
Kiểm tra số dư tài khoản theo Điều 16, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, ngân hàng chỉ thực hiện uỷ nhiệm chi khi tài khoản có đủ số dư.
Lưu giữ chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp phải lưu giữ ủy nhiệm chi đã duyệt, chứng từ gốc liên quan (hóa đơn, hợp đồng) và sao kê ngân hàng.
5. Các câu hỏi thường gặp
Nếu ủy nhiệm chi bị từ chối thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp phải kiểm tra nguyên nhân, có thể do các nguyên nhân như sau:
- Không đủ số dư → Nạp thêm tiền vào tài khoản.
- Sai thông tin người thụ hưởng → Điều chỉnh thông tin.
- Hệ thống ngân hàng lỗi → Liên hệ ngân hàng để xử lý.
Ủy nhiệm chi có bắt buộc phải có chữ ký số không?
Có. Theo Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu thực hiện uỷ nhiệm chi điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số.
Ủy nhiệm chi có thể hủy không?
Có. Theo Điều 16, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, uỷ nhiệm chi có thể bị hủy nếu chưa được ngân hàng xử lý.
Có cần lập uỷ nhiệm chi cho từng khoản thanh toán không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể lập một uỷ nhiệm chi để thanh toán nhiều hóa đơn nếu có danh sách chi tiết.
Hy vọng bài viết Các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán ủy nhiệm chi đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.