Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc điều chỉnh và bổ sung thông tin là một phần quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác của tờ khai thuế. Trong bài viết này, ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn chi tiết các bước và lưu ý quan trọng về cách làm tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN, giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng điều chỉnh thông tin và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.

1. Các trường hợp cần khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Căn cứ các khoản 1, 2 và 3 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về các trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN bao gồm:

Kê khai bổ sung khi phát hiện sai sót: Người nộp thuế có thể khai bổ sung hồ sơ trong thời hạn 10 năm, kể từ ngày hết hạn hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, và trước khi cơ quan thuế thông báo quyết định thanh tra, kiểm tra.

Kê khai bổ sung khi có quyết định thanh tra, kiểm tra: Nếu cơ quan thuế đã thông báo quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, họ vẫn được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế, nhưng sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định.

Kê khai bổ sung sau kết luận thanh tra, kiểm tra: Sau khi cơ quan thuế ban hành kết luận xử lý, người nộp thuế có thể khai bổ sung hồ sơ để làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được khấu trừ, miễn, giảm, và phải tuân theo quy định về giải quyết khiếu nại thuế.

2. Cách làm tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN

Người nộp thuế thực hiện kê khai bổ sung quyết toán thuế TNCN theo Mẫu 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 

TỜ KHAI BỔ SUNG 

[01] Mẫu tờ khai: ……

[02] Mã giao dịch điện tử: ……

[03] Kỳ tính thuế: ……

[04] Bổ sung lần thứ: ……

[05] Tên người nộp thuế:……………………………………………………………………………….

[06] Mã số thuế: 

[07] Tên đại lý thuế (nếu có):………………………………………………………………………….

[08] Mã số thuế: 

[09] Hợp đồng đại lý thuế: Số………………………………………ngày…………………………….

1. Xác định tăng/giảm số thuế phải nộp và tiền chậm nộp, tăng/giảm số thuế được khấu trừ, tăng/giảm số thuế đề nghị hoàn:
2. Xác định tăng/giảm số thuế phải nộp và tiền chậm nộp:
3. Số thuế phải nộp trên tờ khai điều chỉnh tăng/giảm:

Đơn vị tiền: Việt Nam đồng

2. Số thuế phải nộp trên Phụ lục phân bổ điều chỉnh tăng/giảm:

Đơn vị tiền: …………….

3. Xác định số tiền chậm nộp điều chỉnh tăng/giảm (tăng ghi (+), giảm ghi (-)):
4. a) Số ngày chậm nộp tính đến ngày:
5. b) Số tiền chậm nộp tăng/giảm: 
6. Số thuế được khấu trừ điều chỉnh tăng/giảm:

Đơn vị tiền: …………….

III. Số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh tăng/giảm:

Đơn vị tiền: …………….

1. Số thuế thu hồi hoàn và tiền chậm nộp (nếu có)
2. Số thuế thu hồi hoàn:
3. Số tiền thu hồi hoàn:…………………….. Đồng Việt Nam.
4. Quyết định hoàn thuế: Số … ngày … cơ quan thuế ban hành quyết định ….  
5. Lệnh hoàn thuế: Số … ngày …. 
6. Tiền chậm nộp:
7. Số ngày nhận được tiền hoàn thuế: 
8. Số tiền chậm nộp (= số tiền đã được hoàn phải nộp trả NSNN x số ngày nhận được tiền hoàn thuế x mức chậm nộp): 

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

>> Tải về tại đây: Mẫu số: 01/KHBS

Theo đó, người nộp thuế khi lập khai bổ sung quyết toán thuế TNCN theo hướng dẫn sau:

Phần thông tin chung:

[01]: Điền ký hiệu mẫu biểu của tờ khai bổ sung.

[02]: Ghi mã giao dịch điện tử của tờ khai lần đầu có sai sót cần bổ sung.

[03]: Nhập kỳ tính thuế của hồ sơ khai thuế có sai sót cần bổ sung.

[04]: Số thứ tự lần khai bổ sung so với tờ khai lần đầu được cơ quan thuế chấp nhận.

[05], [06]: Điền tên và mã số thuế của người nộp thuế theo thông tin đăng ký.

[07], [08]: Nếu có, điền thông tin về đại lý thuế (tên và mã số thuế).

[09]: Khai số và ngày hợp đồng với đại lý thuế nếu có.

Phần kê khai các chỉ tiêu:

Xác định tăng/giảm số thuế phải nộp và tiền chậm nộp, tăng/giảm số thuế được khấu trừ:

• Cập nhật số liệu theo nhóm thuế phải nộp, tiền chậm nộp, số thuế được khấu trừ hoặc số thuế đề nghị hoàn giữa tờ khai bổ sung và tờ khai trước đó.
• Khai số ngày chậm nộp và số tiền chậm nộp tương ứng. Lưu ý: Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, cần nộp đủ số thuế và tiền chậm nộp (nếu có).

Số thuế được khấu trừ điều chỉnh tăng/giảm:

• Cột (2): Nhập tên tiểu mục của hệ thống mục lục ngân sách có điều chỉnh.
• Cột (3): Điền số thuế được khấu trừ điều chỉnh tăng hoặc giảm. Thông tin này lấy từ cột (7) của bản giải trình mẫu số 01-1/KHBS.
• Chỉ tiêu [12] = Chỉ tiêu [08] của bản giải trình mẫu số 01-1/KHBS.

Số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh tăng/giảm:

• Cột (2): Nhập tên tiểu mục của hệ thống mục lục ngân sách có điều chỉnh.
• Cột (3): Điền số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Số liệu này cũng lấy từ cột (7) của bản giải trình mẫu số 01-1/KHBS.
• Chỉ tiêu [13] = Chỉ tiêu [09] của bản giải trình mẫu số 01-1/KHBS.

Số thuế thu hồi hoàn và tiền chậm nộp (nếu có)

• Số thuế thu hồi hoàn: Khai thông tin chênh lệch số thuế thu hồi hoàn giữa tờ khai bổ sung và tờ khai trước đó. Nhập thông tin Quyết định hoàn, Lệnh hoàn nếu có nhiều thì khai nhiều dòng.
• Tiền chậm nộp: Nhập số ngày từ khi nhận tiền hoàn thuế đến ngày khai bổ sung. Tính bằng số tiền đã được hoàn phải nộp lại nhân với số ngày chậm nộp và mức chậm nộp.

Phần ký tên, đóng dấu: Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế ký tên, đóng dấu hoặc ký điện tử. Nếu đại lý thuế thực hiện khai thay, người đại diện của đại lý thuế ký và ghi thông tin nhân viên thực hiện khai thuế và số chứng chỉ hành nghề của nhân viên đó.

3. Hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế bao gồm:

• Tờ khai bổ sung: Sử dụng Mẫu số 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Bản giải trình bổ sung hồ sơ khai thuế: Sử dụng Mẫu số 01-1/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Các tài liệu khác có liên quan: Bao gồm các chứng từ và tài liệu hỗ trợ điều chỉnh thông tin đã khai.

4. Hướng dẫn nộp bổ sung quyết toán thuế TNCN

Để tiến hành bổ sung quyết toán thuế TNCN, hồ sơ khai thuế trong trường hợp phát hiện sai sót khi đã hết hạn nộp tờ khai, người nộp thuế thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chọn kỳ kê khai thuế

Truy cập phần mềm HTKK, chọn kỳ kê khai thuế cần bổ sung. Để lập được tờ khai bổ sung, phải có dữ liệu của tờ khai lần đầu và các nguyên tắc lấy dữ liệu kê khai bổ sung. Sau đó click “Đồng ý”

Bước 2: Kê khai bổ sung quyết toán thuế TNCN

Trong trường hợp kê khai sai hóa đơn đầu vào: Người nộp thuế điều chỉnh tăng hay giảm hóa đơn bị kê khai sai trên 3 chỉ tiêu 23, 24, 25.

Trong trường hợp sai sót ở hóa đơn đầu ra: Người nộp thuế điều chỉnh tăng hay giảm trực tiếp trên các chỉ tiêu 29, 30,31, 32 theo mức thuế suất đúng trên hóa đơn.

Bước 3: Lưu dữ liệu đã bổ sung kê khai

Chọn “Ghi” để lưu lại dữ liệu đã bổ sung và điều chỉnh.

Bước 4: Lập biên bản giải trình

Mở tờ khai giải trình khai bổ sung quyết toán thuế bằng cách chọn sheet KHBS phía dưới, cạnh tờ khai điều chỉnh. Lưu ý hai chỉ tiêu quan trọng [40] và [43], điều chỉnh như sau:

Với chỉ tiêu [40]

• Trường hợp chỉ tiêu [40] dương: tiến hành tăng số tiền GTGT phải nộp, nghĩa là phải nộp bù số thuế còn thiếu kèm số tiền phạt nộp chậm. Không cần kê khai chỉ tiêu [37] và [38].
• Trường hợp chỉ tiêu [40] âm: tiến hành giảm số tiền thuế GTGT phải nộp, nghĩa là đang nộp thừa số tiền GTGT phải nộp của kỳ tiếp theo. Có thể theo dõi các kỳ sau để trừ đi số thuế đã nộp thừa nếu các kỳ sau có phát sinh thuế phải nộp và không phải kê khai chỉ tiêu [38].

Với chỉ tiêu [43]

• Trường hợp chỉ tiêu [43] dương: tiến hành tăng số thuế GTGT được khấu trừ và kê khai vào chỉ tiêu [38].
• Trường hợp chỉ tiêu [43] âm: tiến hành giảm số tiền GTGT được khấu trừ và thực hiện kê khai vào chỉ tiêu [37].

Bước 5: Giải trình

Kế toán tiến hành giải trình với cơ quan thuế. Lưu ý, cần tiến hành kê khai bổ sung kịp thời trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền có thông báo quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Tôi cần phải nộp tờ khai bổ sung qua hình thức nào?

Tờ khai bổ sung có thể được nộp qua các hình thức sau:

• Trực tuyến: Đăng nhập vào phần mềm HTKK hoặc hệ thống eTax của Tổng cục Thuế để nộp tờ khai trực tuyến.
• Trực tiếp: Nộp bản giấy tờ khai bổ sung và các tài liệu liên quan tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đóng trụ sở.

Khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN có phải nộp tiền chậm nộp không?

Theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN có thể phải nộp tiền chậm nộp nếu việc bổ sung làm tăng số tiền thuế phải nộp hoặc làm giảm số tiền thuế đã được hoàn trả. 

Cụ thể, nếu số tiền thuế phải nộp tăng, tiền chậm nộp sẽ được tính từ ngày kế tiếp của thời hạn nộp thuế. Nếu số tiền thuế hoàn trả nhỏ hơn số tiền thực tế phải thu hồi, tiền chậm nộp được tính từ ngày nhận tiền hoàn trả. Trong trường hợp khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế có thể điều chỉnh số tiền chậm nộp tương ứng với số tiền giảm.

Thời hạn nộp bổ sung quyết toán thuế là được quy định như thế nào?

Thời hạn nộp bổ sung quyết toán thuế TNCN theo quy định là trong vòng 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế xảy ra sai sót và trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế. Tuy nhiên, mặc dù đây là khoảng thời gian người nộp thuế có quyền điều chỉnh và bổ sung hồ sơ, việc bổ sung và điều chỉnh cần được thực hiện ngay khi phát hiện sai sót, trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra hoặc kiểm tra thuế tại công ty.

Tôi phải nộp tờ khai bổ sung trước hay sau khi có quyết định thanh tra thuế?

Bạn nên nộp tờ khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế trước khi cơ quan thuế ra quyết định thanh tra hoặc kiểm tra. Việc nộp bổ sung kịp thời sẽ giúp giảm thiểu khả năng bị xử phạt và tránh các rủi ro liên quan.

Việc làm tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp cá nhân và doanh nghiệp điều chỉnh chính xác các thông tin thuế mà còn đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. ACC Khánh Hòa hy vọng rằng qua hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ có thể thực hiện quy trình bổ sung một cách dễ dàng và hiệu quả.