Chi phí thuê xe hạch toán thế nào mới được tính hợp lý?

Rất nhiều doanh nghiệp thuê xe để đưa đón khách, chạy sản xuất hay vận chuyển hàng mà không hề quan tâm việc ghi sổ. Kết quả là tổng chi phí thuê xe nằm trong sổ quá lớn so với thực tế, hoặc bị cơ quan thuế loại bỏ khi quyết toán vì thiếu hợp đồng, thiếu hóa đơn, không có bằng chứng trả tiền thật. Nếu bạn đang băn khoăn chi phí thuê xe được tính vào chi phí hợp lý trong trường hợp nào, bài viết này đi từ điều kiện công nhận chi phí, các tài khoản kế toán dùng cho từng tình huống, rồi đến thuế GTGT và thuế TNCN khi chủ xe là cá nhân.

1. Điều kiện để chi phí thuê xe được tính vào chi phí hợp lý

Để chi phí thuê xe hạch toán như thế nào được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành.

1.1. Mục đích thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí thuê xe chỉ được tính là chi phí hợp lý nếu phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, như vận chuyển hàng hóa, đưa đón nhân viên đi công tác hoặc hỗ trợ dự án.

Nếu thuê xe cho mục đích cá nhân của lãnh đạo hoặc nhân viên không liên quan đến kinh doanh, khoản chi sẽ bị loại trừ theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thay vì các quy định cũ như Thông tư 96/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chứng minh qua lịch trình công tác hoặc báo cáo sử dụng xe để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

1.2. Bộ hồ sơ, chứng từ thuê xe cần thiết theo quy định

Bộ hồ sơ phải đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ, bao gồm:

• Hợp đồng thuê xe (có thể sử dụng hợp đồng điện tử với chữ ký số theo khuyến nghị tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, nhằm tăng tính minh bạch và dễ dàng giải trình qua hệ thống tập trung của cơ quan thuế).
• Hóa đơn GTGT (nếu bên cho thuê là doanh nghiệp) hoặc chứng từ thay thế nếu thuê cá nhân.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị trên 20 triệu đồng (theo quy định chung về thanh toán).
• Biên bản bàn giao xe, ghi rõ số km ban đầu và tình trạng xe.
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN) nếu thuê từ cá nhân, theo Thông tư 69/2025/TT-BTC quy định chi tiết Luật Thuế GTGT 2024.

2. Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê xe theo từng trường hợp

Hạch toán chi phí thuê xe phải tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam và các quy định thuế mới nhất, đảm bảo ghi nhận đúng kỳ và phân bổ hợp lý.

2.1. Trường hợp thuê xe của doanh nghiệp (Có hóa đơn GTGT)

Khi thuê từ doanh nghiệp có xuất hóa đơn GTGT:

Bước 1: Ghi nhận chi phí và thuế đầu vào.

Nợ TK 641/642/627/154 (tùy mục đích sử dụng: bán hàng, quản lý, sản xuất hoặc sản xuất dở dang) – Giá chưa thuế GTGT.

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 331 – Phải trả người bán.

Có TK 111/112 – Tiền mặt/ngân hàng (nếu thanh toán ngay).

Bước 2: Khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đầy đủ nếu hóa đơn hợp lệ, thay vì các hạn chế cũ trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2.2. Trường hợp thuê xe của cá nhân (Không có hóa đơn)

Khi thuê từ cá nhân không xuất hóa đơn:

Bước 1: Ghi nhận toàn bộ chi phí.

Nợ TK 641/642/627/154 – Tổng chi phí thuê xe.

Có TK 111/112 – Tiền mặt/ngân hàng.

Bước 2: Xử lý thuế thay.

Doanh nghiệp khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Cụ thể, khấu trừ thuế TNCN 10% trên thu nhập từ cho thuê tài sản nếu cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm (cập nhật theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thay vì mức cũ tại Thông tư 92/2015/TT-BTC); thuế GTGT 5% nếu áp dụng. Sử dụng Bảng kê thu mua không có hóa đơn để hạch toán.

2.3. Cách định khoản tiền đặt cọc thuê xe (TK 244/344)

Khi đặt cọc:

Bước 1: Ghi nhận đặt cọc.

Nợ TK 244 (đặt cọc ngắn hạn) hoặc TK 344 (dài hạn).

Có TK 111/112 – Tiền mặt/ngân hàng.

Bước 2: Hoàn cọc hoặc trừ vào chi phí cuối hợp đồng.

Nợ TK 331 – Phải trả người bán.

Có TK 244/344 – Đặt cọc.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán lợi nhuận chưa phân phối cụ thể nhất

3. Các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán chi phí thuê xe

Tùy mục đích, chi phí thuê xe được phân bổ vào:

• TK 641 – Chi phí bán hàng: Vận chuyển hàng hóa, tiếp thị.
• TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Công tác, đưa đón nhân viên.
• TK 627 – Chi phí sản xuất chung: Hỗ trợ sản xuất.
• TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang: Dự án cụ thể.

Đối với thuê dài hạn (trên 1 năm, hình thức thuê tài chính), ghi nhận vào TK 211 – TSCĐ hữu hình, theo hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Thuê ngắn hạn ghi nhận trực tiếp vào chi phí kỳ.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty vận tải

4. Lưu ý về thuế GTGT và thuế TNCN khi thuê xe của cá nhân

• Thuế GTGT: Không khấu trừ nếu không có hóa đơn, nhưng doanh nghiệp nộp thay 5% nếu cá nhân vượt ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm (theo Luật Thuế GTGT 2024 và Thông tư 69/2025/TT-BTC).
• Thuế TNCN: Khấu trừ 10% trên thu nhập cho thuê, nộp thay cho cá nhân. Kế toán cần kiểm tra tổng doanh thu của chủ xe để xác định nghĩa vụ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Hóa đơn xăng dầu: Phải là hóa đơn điện tử theo từng lần bán, khớp với lịch trình công tác để được chấp nhận chi phí hợp lệ theo quy định 2026 (dựa trên cập nhật Luật Thuế GTGT 2024).

5. Những lỗi sai thường gặp khiến chi phí thuê xe bị loại

• Thiếu hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán, dẫn đến không chứng minh được tính hợp lý.
• Không khấu trừ/nộp thuế thay khi thuê cá nhân, vi phạm Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Hạch toán sai tài khoản (ví dụ: dùng TK 642 cho xe bán hàng).
• Thanh toán tiền mặt cho hợp đồng trên 20 triệu đồng mà không chuyển khoản.
• Không lưu ý ngưỡng doanh thu cá nhân, gây rủi ro truy thu thuế.

Danh sách bộ hồ sơ thuê xe cá nhân cần chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê xe (ghi rõ bên nào chịu thuế, phí xăng dầu, sửa chữa).
• Bản sao căn cước công dân và giấy đăng ký xe của chủ xe.
• Biên bản bàn giao xe (có xác nhận số km hiện tại).
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN).
• Chứng từ thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được chấp nhận đối với cá nhân).

6. Câu hỏi thường gặp

Thuê xe cá nhân có cần hóa đơn của cơ quan thuế không?

Theo quy định hiện hành, cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản. Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng và chứng từ thanh toán để hạch toán chi phí, theo Thông tư 69/2025/TT-BTC.

Chi phí xăng dầu cho xe thuê hạch toán vào đâu?

Hạch toán cùng vào tài khoản chi phí mà xe đó phục vụ (ví dụ: 642 cho văn phòng, 641 cho bán hàng) dựa trên định mức tiêu hao xăng dầu quy định trong hợp đồng.

Tiền phạt vi phạm giao thông khi thuê xe công ty có được tính vào chi phí không?

Không. Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Chi phí thuê xe có bị khống chế khi tính thuế TNDN không?

Không, miễn là doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Nếu thuê xe để sử dụng cho cá nhân thì có được tính vào chi phí hợp lý không?

Không. Nếu xe thuê không phục vụ hoạt động kinh doanh, chi phí sẽ bị loại khi quyết toán thuế.

Hy vọng bài viết Chi phí thuê xe hạch toán như thế nào? đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.