Chức danh khi xin giấy phép lao động là yếu tố quan trọng khi xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc xác định đúng chức danh giúp bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Đây cũng là cơ sở để hồ sơ xin cấp giấy phép được xét duyệt thuận lợi, góp phần quản lý và sử dụng lao động nước ngoài hiệu quả. Trong bối cảnh hội nhập, hiểu rõ quy định này là yêu cầu cần thiết đối với doanh nghiệp. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết để áp dụng hiệu quả.
1. Các chức danh khi xin giấy phép lao động theo quy định
Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, 4 vị trí phổ biến khi xin GPLĐ là Nhà quản lý; Giám đốc điều hành; Chuyên gia và Lao động kỹ thuật. Trong đó:
- Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp (người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty) hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành: là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
- Chuyên gia: thuộc một trong các trường hợp sau đây:
– Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
– Có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam.
- Lao động kỹ thuật: Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Những chức danh khi xin giấy phép lao động này giúp doanh nghiệp bổ sung nguồn lực thiếu hụt, nhưng phải chứng minh qua báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Tổng thể, việc chọn đúng chức danh không chỉ đảm bảo thủ tục suôn sẻ mà còn tránh các hình thức xử phạt hành chính nếu sai sót.
>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa
2. Các trường hợp người lao động nước ngoài cần giấy phép lao động
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải xin giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn có liên quan. Những trường hợp phải xin giấy phép thường là người giữ các chức danh quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, đặc biệt khi tham gia hoạt động thương mại, sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ tại Việt Nam.
Theo quy định, người nước ngoài được cử sang thành lập doanh nghiệp, làm việc cho chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc tham gia dự án đầu tư có yếu tố nước ngoài đều thuộc diện phải xin giấy phép lao động nếu trực tiếp làm việc tại Việt Nam và không thuộc diện miễn. Hồ sơ xin giấy phép lao động phải được nộp trước thời điểm người lao động dự kiến bắt đầu làm việc, kèm theo các giấy tờ như hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc, giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp.
Đối với lao động kỹ thuật và chuyên gia trong các lĩnh vực công nghiệp nặng, công nghệ cao, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, nêu rõ vị trí công việc và lý do chưa thể sử dụng lao động Việt Nam. Việc không tuân thủ quy định về giấy phép lao động có thể dẫn đến xử phạt hành chính và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định đúng đối tượng, chức danh và trường hợp phải xin giấy phép lao động là bước quan trọng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm cân bằng giữa nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và bảo vệ thị trường lao động trong nước.
>> Đọc thêm: Dịch vụ khai thuế TNCN tại Khánh Hòa
3. Hồ sơ và thủ tục liên quan đến chức danh khi xin giấy phép lao động
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho các chức danh khi xin giấy phép lao động được quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, gồm:
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ (do cơ sở đủ điều kiện cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài theo điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, còn thời hạn không quá 12 tháng).
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật; gồm:
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, gồm một trong các giấy tờ sau: Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý; Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là giám đốc điều hành, gồm một trong các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam; giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là chuyên gia, gồm một trong các giấy tờ sau: Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó; giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam hoặc Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó;Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Xây dựng; Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Trường hợp chuyên gia làm việc trong Trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đảm bảo theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm;Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là lao động kỹ thuật, gồm một trong các giấy tờ sau: Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó; Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam; Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó; Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Về thủ tục, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận và cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Nếu không chấp thuận hoặc không cấp, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
4. Lưu ý quan trọng khi xác định và sử dụng chức danh
Khi xác định chức danh để xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa các nhóm chức danh nhằm tránh nhầm lẫn dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Trên thực tế, một số vị trí quản lý cấp trung dễ bị xếp nhầm sang nhóm chuyên gia nếu doanh nghiệp không chứng minh đầy đủ vai trò quản lý, thẩm quyền ra quyết định và phạm vi trách nhiệm. Theo quy định, chức danh ghi trong hồ sơ xin giấy phép lao động phải phù hợp và thống nhất với công việc thực tế mà người lao động nước ngoài đảm nhiệm.
Bên cạnh đó, giấy phép lao động được cấp gắn liền với chức danh cụ thể; khi có sự thay đổi về chức danh, vị trí hoặc nội dung công việc, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục thông báo hoặc điều chỉnh theo quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng, giấy phép lao động đã cấp có thể không còn phù hợp hoặc phát sinh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cũng nên chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo và chuyển giao cho lao động Việt Nam, phù hợp với định hướng hạn chế phụ thuộc vào lao động nước ngoài.
Cuối cùng, việc thường xuyên cập nhật quy định pháp luật, đặc biệt đối với các chức danh trong lĩnh vực công nghệ, chuyển đổi số đang phát triển nhanh, sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động hiệu quả hơn, hạn chế sai sót và nâng cao uy tín trên thị trường lao động quốc tế.
5. Câu hỏi thường gặp
Chức danh quản lý có cần giấy phép lao động không?
Có, chức danh quản lý thuộc các chức danh khi xin giấy phép lao động theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp miễn trừ như thành viên góp vốn không tham gia quản lý. Người giữ chức danh này phải có giấy phép để hợp pháp hóa hoạt động tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần chứng minh vai trò lãnh đạo qua quyết định bổ nhiệm và hợp đồng. Việc xin cấp giúp tránh phạt hành chính lên đến 75 triệu đồng nếu vi phạm.
Làm thế nào để chứng minh kinh nghiệm cho chức danh chuyên gia?
Để chứng minh chức danh chuyên gia, người lao động nước ngoài phải có văn bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp từ người sử dụng lao động nước ngoài; trường hợp đã từng làm việc tại Việt Nam có thể dùng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn GPLĐ để thay thế chứng minh kinh nghiệm. Với các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, giáo dục – đào tạo, văn hóa – thể thao, hàng không, hàng hải hoặc các ngành nghề đặc thù khác, người lao động phải có văn bằng, chứng chỉ, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên môn phù hợp theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành. Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận theo quy định.
Giấy phép lao động cho chức danh lao động kỹ thuật có thời hạn bao lâu?
Giấy phép lao động cho chức danh lao động kỹ thuật có thời hạn tối đa 2 năm, có thể gia hạn một lần với thời gian tương đương, theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Thời hạn phụ thuộc vào hợp đồng lao động và nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động để tránh gián đoạn. Việc tuân thủ giúp duy trì nguồn lực kỹ thuật ổn định cho dự án.
Chức danh khi xin giấy phép lao động yếu tố quan trọng giúp người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP góp phần bảo đảm hoạt động kinh doanh ổn định và bền vững, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nhanh chóng. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa nguồn nhân lực của bạn.
Để lại một bình luận