Cơ quan cấp giấy phép kinh doanh khách sạn là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp du lịch hoạt động hợp pháp và bền vững tại Việt Nam. Trong bối cảnh ngành du lịch đang phát triển mạnh mẽ, việc nắm rõ cơ quan có thẩm quyền không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt chuẩn. Thủ tục này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đáp ứng các quy định nghiêm ngặt. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá chi tiết để hỗ trợ bạn hiệu quả.

1. Cơ quan cấp giấy phép kinh doanh khách sạn theo quy định

Hoạt động quản lý lưu trú du lịch tại Việt Nam được thực hiện dựa trên cơ chế kiểm soát điều kiện vận hành thay vì cấp một văn bản mang tên giấy phép độc lập. Việc xác định đúng cơ quan hành chính có thẩm quyền tiếp nhận thông báo và kiểm tra thực địa là yếu tố bắt buộc để cơ sở lưu trú được phép đón khách một cách hợp pháp.

Căn cứ theo quy định tại Luật Du lịch 2017, cơ quan nhà nước không còn cấp Giấy phép kinh doanh khách sạn hay Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh khách sạn như các thời kỳ trước. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo bằng văn bản về thời điểm bắt đầu hoạt động kinh doanh đến Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa phương nơi đặt cơ sở lưu trú. Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chính là cơ quan chủ trì, có thẩm quyền tiến hành hậu kiểm, thanh tra và ra quyết định xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động nếu cơ sở không duy trì đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật.

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tự nguyện đăng ký xếp hạng sao cho khách sạn để gia tăng uy tín thương mại, thẩm quyền thẩm định được phân cấp dựa trên quy mô hạng sao theo quy định của pháp luật du lịch. Cụ thể, Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch có thẩm quyền thẩm định, ban hành quyết định công nhận hạng một sao, hai sao và ba sao cho các cơ sở trên địa bàn quản lý. Đối với các phân khúc cao cấp hơn bao gồm hạng bốn sao và năm sao, thẩm quyền thẩm định hồ sơ, thành lập đoàn kiểm tra thực địa và cấp quyết định công nhận thuộc về Cục Du lịch Quốc gia Việt Nam thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

2. Điều kiện cần đáp ứng để được cấp giấy phép kinh doanh khách sạn

Để có thể gửi thông báo hoạt động và vượt qua kỳ hậu kiểm của cơ quan chuyên ngành, tổ chức vận hành phải tích chỉnh trọn vẹn các tiêu chuẩn an toàn cốt lõi. Các nhóm điều kiện này cấu thành bộ khung kỹ thuật bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi và sự an toàn tuyệt đối cho lưu trú nhân.

• Tư cách pháp nhân và tiêu chuẩn thiết kế kiến trúc hạ tầng

Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc hộ kinh doanh có đăng ký mã ngành dịch vụ lưu trú ngắn ngày tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng Luật Doanh nghiệp 2020. Về mặt hạ tầng, cơ sở vật chất phải được xây dựng hợp pháp, có sơ đồ thiết kế khu vực phòng ngủ, khu vực sảnh đón tiếp và các lối thoát hiểm rõ ràng, bảo đảm cung cấp các dịch vụ tối thiểu về điện, nước, giường đệm và vệ sinh theo đúng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về định hạng cơ sở lưu trú.

• Chứng thư an ninh trật tự và nghiệm thu hệ thống phòng cháy

Do đặc thù lưu trú có tính chất di biến động nhân khẩu phức tạp, khách sạn bắt buộc phải xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự do phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh hoặc Công an cấp huyện cấp theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP. Đồng thời, toàn bộ hệ thống báo cháy tự động, họng nước chữa cháy vách tường và cửa chống cháy phải được cơ quan Cảnh sát Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ kiểm tra và ban hành văn bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn trước khi khách sạn đi vào vận hành.

Xem thêm: Kinh doanh homestay cần giấy phép gì? Chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin cấp giấy phép kinh doanh khách sạn

Hồ sơ hành chính chứng minh năng lực hoạt động của một cơ sở lưu trú du lịch bao gồm hệ thống các văn bản pháp lý của doanh nghiệp kết hợp với các chứng thư an toàn chuyên ngành. Toàn bộ các giấy tờ này phải được lập thành bộ hoàn chỉnh để xuất trình khi cơ quan quản lý tiến hành thanh tra hậu kiểm.

• Hồ sơ thông báo hoạt động kinh doanh lưu trú du lịch

Thành phần hồ sơ nộp đến Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch bao gồm văn bản thông báo theo biểu mẫu quy định tại Nghị định 168/2017/NĐ-CP nêu rõ tên, quy mô và hạng loại của cơ sở. Đi kèm với thông báo là bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách nhân sự quản lý và bằng cấp chuyên môn của người đứng đầu, kết hợp với bản cam kết bảo đảm các điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ phục vụ khách du lịch.

• Bộ chứng thư an toàn chuyên ngành đi kèm

Doanh nghiệp phải đính kèm bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự đang còn hiệu lực pháp lý để chứng minh năng lực kiểm soát lưu trú. Bên cạnh đó, hồ sơ phải tích hợp thêm văn bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu khách sạn có vận hành khu vực nhà hàng ăn uống nội khu, và các biên bản kiểm định hệ thống thang máy, chống sét định kỳ.

Xem thêm: Mức xử phạt đăng biển quảng cáo trái với giấy phép kinh doanh

4. Quy trình xin cấp giấy phép kinh doanh khách sạn

Trình tự xác lập tính hợp pháp cho một cơ sở khách sạn được triển khai theo cơ chế hậu kiểm sau khi doanh nghiệp đã thiết lập xong bộ máy vận hành. Các bước thực hiện phải tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian để tránh bị xử phạt do chậm trễ khai báo.

Bước 1: Gửi văn bản thông báo hoạt động đến cơ quan quản lý du lịch địa phương

Trong thời hạn tối thiểu mười lăm ngày trước khi chính thức khai trương và đón lượt khách lưu trú đầu tiên, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ thông báo hoạt động theo quy định. Bộ hồ sơ được chuyển giao trực tiếp, gửi qua đường bưu chính hoặc nộp trực tuyến thông qua hệ thống Cổng dịch vụ công hành chính công của Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương để ghi nhận thông tin vào sổ quản lý.

Bước 2: Sở chuyên ngành tiếp nhận và thực hiện công tác hậu kiểm thực địa

Sau khi ghi nhận văn bản thông báo từ phía doanh nghiệp, trong thời hạn quy định, Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ phối hợp với các cơ quan liên ngành thành lập đoàn kiểm tra xuống trực tiếp khách sạn. Các công chức sẽ tiến hành đối chiếu hiện trạng phòng ốc, kiểm tra hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, rà soát sổ ghi chép lưu trú và kiểm tra trực quan các điều kiện an toàn thực tế so với nội dung doanh nghiệp đã cam kết trong văn bản.

Bước 3: Lập biên bản kiểm tra và cập nhật dữ liệu lưu trú quốc gia

Kết thúc quá trình kiểm tra thực địa, đoàn thanh tra sẽ tiến hành lập biên bản ghi nhận kết quả hậu kiểm có chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Trường hợp khách sạn đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu, thông tin của cơ sở sẽ được cập nhật chính thức lên Hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trú du lịch quốc gia; trường hợp phát hiện sai phạm hoặc thiếu hụt tiêu chuẩn, đoàn sẽ ra văn bản yêu cầu tạm dừng đón khách để khắc phục hoặc xử phạt vi phạm hành chính tùy mức độ.

5. Câu hỏi thường gặp

Cơ quan nào cấp giấy phép kinh doanh khách sạn tại các tỉnh miền Trung?

Tại các tỉnh thành miền Trung, không có cơ quan nào cấp văn bản mang tên giấy phép kinh doanh khách sạn do thủ tục này đã chuyển sang cơ chế tự khai báo và hậu kiểm. Doanh nghiệp thực hiện hoạt động tại tỉnh nào thì nộp văn bản thông báo hoạt động kinh doanh lưu trú đến Sở Du lịch của tỉnh đó, ví dụ như Sở Du lịch tỉnh Khánh Hòa, Sở Du lịch thành phố Đà Nẵng; đối với các tỉnh chưa thành lập Sở Du lịch riêng biệt thì nộp tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương.

Thời gian cấp giấy phép kinh doanh khách sạn mất bao lâu?

Do thủ tục mang tính chất thông báo một cửa, hệ thống hành chính công sẽ cấp biên nhận tiếp nhận hồ sơ ngay trong ngày nếu doanh nghiệp nộp trực tuyến hoặc trực tiếp hợp lệ. Công tác tổ chức đoàn thanh tra hậu kiểm thực địa tại khách sạn sẽ được Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ động lên lịch và thực hiện trong vòng vài tuần sau khi nhận được thông báo, bảo đảm không gây nghẽn mạch hay làm chậm trễ ngày khai trương của chủ đầu tư.

Có cần giấy phép kinh doanh khách sạn nếu chỉ kinh doanh homestay nhỏ?

Các cơ sở kinh doanh homestay, nhà nghỉ du lịch hoặc phòng cho thuê quy mô nhỏ dù dưới mười phòng vẫn thuộc nhóm đối tượng cơ sở lưu trú du lịch theo quy định của Luật Du lịch. Các chủ cơ sở này được miễn thủ tục xếp hạng sao nhưng bắt buộc vẫn phải thực hiện nghĩa vụ gửi văn bản thông báo thời điểm hoạt động đến Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, đồng thời phải hoàn tất thủ tục đăng ký an ninh trật tự tại cơ quan Công an để tránh bị đình chỉ và xử phạt khi có đoàn kiểm tra liên ngành.

Cơ quan cấp giấy phép kinh doanh khách sạn không chỉ là bước khởi đầu mà còn là nền tảng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp du lịch. Việc nắm vững quy định giúp bạn tự tin đầu tư mà không lo ngại về pháp lý. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu từ A đến Z, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay và biến ý tưởng kinh doanh thành hiện thực.