Khi thực hiện các giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ thầu, “bản sao công chứng” giấy đăng ký kinh doanh là thành phần không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn lúng túng không biết công chứng giấy đăng ký kinh doanh ở đâu là đúng thẩm quyền và tiết kiệm thời gian nhất. Bài viết dưới đây của ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp cho bạn danh sách các địa điểm công chứng uy tín và những lưu ý pháp lý quan trọng để tránh bị từ chối hồ sơ.

1. Thẩm quyền chứng thực bản sao giấy đăng ký kinh doanh theo pháp luật

Theo Luật Công chứng 2024 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, việc công chứng giấy đăng ký kinh doanh ở đâu thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính, nhằm xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật quy định khác), theo Luật Doanh nghiệp 2020. Thẩm quyền được phân bổ cho các cơ quan nhà nước và tổ chức công chứng, không phụ thuộc vào nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1. Công chứng tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường

UBND cấp xã, phường có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy đăng ký kinh doanh theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đây là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ, gần nơi cư trú.

1.2. Công chứng tại Phòng tư pháp cấp xã/phường

Phòng Tư pháp cấp xã/phường thực hiện chứng thực theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, phù hợp với các thủ tục hành chính phức tạp hơn, đảm bảo tính chuyên nghiệp cao.

1.3. Thực hiện tại các Văn phòng công chứng tư nhân

Văn phòng công chứng tư nhân, theo Luật Công chứng 2024, có đầy đủ thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, tương tự các cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể chọn địa chỉ uy tín tại Khánh Hòa hoặc các tỉnh lân cận để sao y bản chính giấy phép kinh doanh.

2. Thủ tục sao y bản chính giấy phép kinh doanh gồm những gì?

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy đăng ký kinh doanh được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đơn giản và nhanh chóng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản chính Giấy đăng ký kinh doanh (còn nguyên vẹn, không tẩy xóa).
• Các bản photo sẵn (nếu muốn tiết kiệm thời gian và phí photo tại chỗ).
• Chứng minh nhân dân/CCCD của người đi thực hiện (để xuất trình khi cần thiết).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (UBND xã/phường, Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng). Điền phiếu yêu cầu chứng thực, nêu rõ số lượng bản sao cần sao y.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ. Nếu hợp lệ, họ sẽ đối chiếu bản chính với bản sao và đóng dấu “Sao y bản chính”.

Bước 3: Nhận kết quả ngay trong ngày (thường 1-2 giờ) hoặc theo thời hạn quy định, tùy địa điểm.

>>> Xem thêm: Thay Đổi Giám Đốc Có Cần Ký Lại Hợp Đồng? Giải Đáp Từ Luật Sư

3. Phí công chứng giấy đăng ký kinh doanh là bao nhiêu?

Phí chứng thực bản sao từ bản chính (sao y) Giấy đăng ký kinh doanh (tương đương với việc công chứng giấy tờ này) hiện nay được áp dụng theo quy định của nhà nước với mức phí rất thấp, khoảng 2.000 VNĐ/trang cho trang đầu và 1.000 VNĐ/trang từ trang thứ ba

>>>Xem thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh​

4. Xu hướng mới: Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (Update 2026)

Xu hướng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính năm 2026 tập trung vào chuyển đổi số toàn diện theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP và Công văn 56/CV-BTV, giúp người dân thực hiện thủ tục trực tuyến hoàn toàn qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan thẩm quyền, giá trị sử dụng như bản chính, hỗ trợ miễn phí ở một số nơi và thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy.

5. Những lưu ý quan trọng để bản sao công chứng có giá trị pháp lý

Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý theo Luật Công chứng 2024 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, không bị giới hạn thời hạn hiệu lực bởi pháp luật. Tuy nhiên, thực tế các ngân hàng hoặc đối tác thường yêu cầu bản sao trong vòng 03-06 tháng để đảm bảo tính cập nhật thông tin doanh nghiệp.

Lưu ý: Mang bản chính nguyên vẹn, tránh tẩy xóa; bản photo màu không thay thế được mà phải đóng dấu “Sao y bản chính”. Nếu thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính khác tỉnh, vẫn hợp lệ trên toàn quốc.

6. Câu hỏi thường gặp về công chứng giấy phép kinh doanh

Có thể công chứng giấy đăng ký kinh doanh khác tỉnh được không?

Có. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp. Bạn có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào trên toàn quốc.

Bản photo màu giấy đăng ký kinh doanh có cần công chứng không?

Bản photo màu không có giá trị pháp lý như bản chính. Bạn vẫn phải mang bản chính đi đối chiếu để được đóng dấu chứng thực “Sao y bản chính”.

Văn phòng công chứng tư nhân có quyền công chứng giấy phép kinh doanh không?

Có. Công chứng viên tại các Văn phòng công chứng có đầy đủ thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính tương tự như UBND cấp xã.

Cần lưu ý gì khi công chứng giấy đăng ký kinh doanh?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Nên kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao giấy đăng ký kinh doanh đã được chứng thực trước khi sử dụng. Bản sao không bị giới hạn thời hạn hiệu lực theo pháp luật, nhưng đối tác có thể yêu cầu cập nhật trong 03-06 tháng.

Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết khiếu nại về thủ tục công chứng giấy đăng ký kinh doanh?

Sở Tư pháp là cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại về thủ tục công chứng giấy đăng ký kinh doanh.

Với những thông tin được trình bày trong bài viết này, hy vọng bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi “Công chứng giấy đăng ký kinh doanh ở đâu theo quy định hiện hành? “. Việc lựa chọn địa điểm công chứng giấy đăng ký kinh doanh uy tín và tin cậy sẽ góp phần đảm bảo tính pháp lý và giá trị sử dụng của giấy đăng ký kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và thuận lợi hơn. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào vui lòng liên hệ ACC Khánh Hòa để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời.