Đại diện pháp luật có cần giấy phép lao động là vấn đề pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp nước ngoài khi đầu tư tại Việt Nam. Việc hiểu đúng quy định giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hạn chế rủi ro pháp lý, tuân thủ luật lao động và góp phần vào sự ổn định lâu dài của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nội dung này ngày càng được nhà đầu tư quan tâm. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết để có cái nhìn toàn diện.
1. Người đại diện theo pháp luật có cần giấy phép lao động không?
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, người đại diện theo pháp luật được hiểu là cá nhân đại diện cho tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, trừ trường hợp miễn trừ phải xin giấy phép, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ trong quan hệ lao động.
Do đó, đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài và tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh, quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc các ngoại lệ được pháp luật công nhận.
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 quy định rõ điều kiện cấp giấy phép lao động, nhấn mạnh rằng giấy phép này là điều kiện tiên quyết để cư trú và làm việc hợp pháp. Việc không có giấy phép có thể dẫn đến các chế tài hành chính hoặc hình sự, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng vị trí và trách nhiệm của đại diện để tránh vi phạm.
Việc người đại diện theo pháp luật có cần giấy phép lao động hay không phụ thuộc vào vị trí, vai trò và từng trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật. Trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài trực tiếp tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp tại Việt Nam thì về nguyên tắc phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo quy định. Giấy phép lao động cũng là căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, trong đa số trường hợp, người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài phải thực hiện thủ tục về giấy phép lao động để bảo đảm tuân thủ pháp luật Việt Nam.
>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa
2. Khái niệm đại diện pháp luật và vai trò của họ trong doanh nghiệp
Đại diện pháp luật là cá nhân được pháp luật hoặc điều lệ doanh nghiệp quy địnhcó quyền nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý. Người này thường giữ các chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị. Trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đại diện theo pháp luật thường là chuyên gia quốc tế, giữ vai trò định hướng chiến lược và điều hành hoạt động, đồng thời cần am hiểu pháp luật Việt Nam.
Khi xem xét việc đại diện theo pháp luật có cần giấy phép lao động hay không, cần phân biệt rõ giữa người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam và người nước ngoài, cụ thể:
- Người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam: không phải xin giấy phép lao động.
- Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài: trừ các trường hợp được miễn, người nước ngoài phải có giấy phép lao động trước khi làm việc.
Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo đảm người lao động nước ngoài thực hiện đầy đủ thủ tục về giấy phép. Việc không có giấy phép lao động hợp lệ có thể phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình điều hành, thương lượng và giải quyết tranh chấp lao động.
Trên thực tế, người đại diện theo pháp luật thường trực tiếp tham gia các hoạt động kinh doanh cốt lõi như ký kết hợp đồng, điều hành doanh nghiệp hoặc làm việc với cơ quan nhà nước, nên được xem là đang làm việc và có thu nhập tại Việt Nam. Theo quy định của pháp luật lao động, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm cả vị trí quản lý, phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn. Việc không có giấy phép lao động hợp lệ có thể ảnh hưởng đến thủ tục cư trú, gia hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú cho người đại diện. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ trường hợp cụ thể để lập kế hoạch nhân sự phù hợp, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
>> Đọc thêm: Dịch vụ khai thuế TNCN tại Khánh Hòa
3. Các trường hợp miễn giấy phép lao động cho đại diện pháp luật
Mặc dù về nguyên tắc, người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, tuy nhiên, pháp luật Việt Nam cũng quy định một số trường hợp được miễn nhằm tạo điều kiện cho hoạt động đầu tư và hợp tác quốc tế.
Theo Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các trường hợp đại diện pháp luật được miễn giấy phép lao động gồm:
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
- Người được cử sang Việt Nam làm việc ngắn hạn dưới 03 tháng trong một số lĩnh vực đặc thù.
- Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo cam kết quốc tế.
Tuy nhiên, việc miễn giấy phép lao động không mang tính đương nhiên mà phải được cơ quan có thẩm quyền xác nhận thông qua hồ sơ cụ thể. Trường hợp người đại diện theo pháp luật trực tiếp tham gia quản lý, điều hành và làm việc thường xuyên tại Việt Nam nhưng không thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động theo quy định. Việc xác định đúng trường hợp miễn hay không miễn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động ổn định.
4. Quy trình xin giấy phép lao động cho đại diện pháp luật
Để bảo đảm việc xác định đại diện theo pháp luật có cần giấy phép lao động được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xin cấp giấy phép lao động theo pháp luật hiện hành. Theo Bộ luật Lao động 2019, gười sử dụng lao động là chủ thể chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện thủ tục, bảo đảm người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm: giấy khám sức khỏe hợp lệ (do cơ sở đủ điều kiện cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài theo điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, còn thời hạn không quá 12 tháng); 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm; hộ chiếu còn thời hạn; và các giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định.
Các giấy tờ chứng minh có thể là văn bản của cơ quan có thẩm quyền, văn bản cử người lao động của người sử dụng lao động nước ngoài kèm điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế, hoặc tài liệu chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định.
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế phát sinh bổ sung.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Người sử dụng lao động thu thập đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở phần trước, sau đó nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc
Bước 3: Nhận kết quả và theo dõi
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và có thể được gia hạn theo quy định. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, thông báo kịp thời khi có thay đổi liên quan đến vị trí công việc hoặc chấm dứt quan hệ lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tiền lương, bảo hiểm xã hội theo pháp luật.
5. Câu hỏi thường gặp
Đại diện pháp luật nước ngoài có thể làm việc mà không cần giấy phép lao động trong bao lâu?
Theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn, người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động trong một số trường hợp cụ thể, trong đó có trường hợp làm việc ngắn hạn dưới 03 tháng như tham gia họp, xử lý sự cố kỹ thuật hoặc kiểm toán.
Khi hết thời hạn miễn hoặc không còn thuộc diện miễn, nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động theo quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ thời hạn làm việc và tình trạng pháp lý để tránh vi phạm, bởi hành vi sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt lớn.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho đại diện pháp luật cần những giấy tờ gì chính?
Hồ sơ cơ bản bao gồm đơn đề nghị, giấy tờ chứng minh vị trí đại diện như điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm, cùng với hộ chiếu, ảnh và giấy khám sức khỏe. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu thêm xác nhận không vi phạm pháp luật lao động trước đó. Doanh nghiệp phải dịch công chứng các tài liệu nước ngoài. Việc chuẩn bị kỹ giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng, tránh trì hoãn hoạt động kinh doanh.
Nếu đại diện pháp luật không có giấy phép lao động thì hậu quả là gì?
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 75 triệu đồng và trục xuất người nước ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nguy cơ gặp khó khăn trong việc gia hạn thị thực, thẻ tạm trú, thực hiện thủ tục đầu tư hoặc thay đổi đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, việc không có giấy phép lao động hợp lệ cũng làm suy yếu cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý ngay từ đầu để tránh rủi ro.
Đại diện pháp luật có cần giấy phép lao động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp nước ngoài hoạt động suôn sẻ tại Việt Nam, giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc tuân thủ không chỉ bảo vệ quyền lợi mà còn nâng cao uy tín kinh doanh trong môi trường hội nhập. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục này, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nhanh chóng. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
Để lại một bình luận