Trong quản lý doanh nghiệp, việc Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) ủy quyền cho Kế toán trưởng thực hiện một số quyền hạn là nghiệp vụ cần thiết để bộ máy vận hành trơn tru. Tuy nhiên, việc giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng không đơn thuần là một tờ giấy viết tay mà phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Kế toán 2015 và Bộ luật Dân sự 2015. Nếu thực hiện sai cách, các chứng từ ký thay có thể bị vô hiệu, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Hãy cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu quy trình chuẩn nhất ngay sau đây.

1. Giám đốc có được ủy quyền cho Kế toán trưởng không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, có quyền ủy quyền một phần quyền hạn cho cá nhân khác, bao gồm Kế toán trưởng, miễn là không trái với Điều lệ công ty và các quy định pháp luật liên quan.

Cụ thể, Chương IX Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đại diện và ủy quyền, cho phép người đại diện ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình.

Luật Kế toán 2015 (Điều 50, 51, 52) cũng xác nhận Kế toán trưởng có quyền hạn tổ chức thực hiện công tác kế toán, bao gồm ký chứng từ kế toán dưới sự ủy quyền của người đứng đầu doanh nghiệp.

Do đó, giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ, hóa đơn hoặc các giao dịch tài chính là hoàn toàn được phép, nhưng phải có văn bản ủy quyền rõ ràng và phù hợp với mẫu chữ ký đã đăng ký theo Thông tư 156/2013/TT-BTC (các phần còn hiệu lực). Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.

2. Các trường hợp Giám đốc thường ủy quyền cho Kế toán trưởng

Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp, giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng thường áp dụng cho các nhiệm vụ tài chính – kế toán cụ thể, nhằm phân cấp hiệu quả mà vẫn kiểm soát rủi ro.

2.1. Ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ kế toán

Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 và Thông tư 99/2025/TT-BTC, Kế toán trưởng có thể được ủy quyền ký hóa đơn GTGT, chứng từ kế toán chi phí, miễn là văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi (ví dụ: ký chứng từ dưới 500 triệu đồng). Chứng từ phải có chữ ký thống nhất, không tẩy xóa, và phù hợp với mẫu đăng ký tại cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

2.2. Ủy quyền thực hiện giao dịch ngân hàng và ký séc

Giám đốc có thể ủy quyền cho Kế toán trưởng thực hiện giao dịch ngân hàng, ký séc theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 20/2026/TT-BTC về quản lý thuế và chi phí. Văn bản ủy quyền phải đăng ký chữ ký số tại ngân hàng, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ có chữ ký ủy quyền. Đối với giao dịch lớn, cần kiểm soát kép để tránh rủi ro.

2.3. Ủy quyền quản lý và điều hành nhân sự phòng kế toán

Kế toán trưởng có thể được ủy quyền điều hành nhân sự phòng kế toán, như phân công nhiệm vụ ghi sổ, nhưng không vượt quá quyền hạn theo Điều 52 Luật Kế toán 2015. Phạm vi này thường giới hạn ở hoạt động nội bộ, không bao gồm quyết định tuyển dụng cấp cao.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán trưởng tại Khánh Hòa

3. Quy định pháp lý về văn bản ủy quyền của Giám đốc

Văn bản ủy quyền phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý để có hiệu lực pháp lý.

3.1. Hình thức của văn bản ủy quyền (Bằng văn bản, có dấu pháp nhân)

Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Công chứng 2024, văn bản ủy quyền phải bằng văn bản, có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu doanh nghiệp. Không cần công chứng cho giao dịch nội bộ, nhưng nếu liên quan đến bên thứ ba (như ngân hàng), có thể yêu cầu xác nhận thêm theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

3.2. Thời hạn ủy quyền và phạm vi quyền hạn được cho phép

Thời hạn ủy quyền được quy định rõ trong văn bản, từ ngày cụ thể đến ngày kết thúc hoặc đến khi có văn bản thu hồi, theo Chương IX Bộ luật Dân sự 2015. Phạm vi phải cụ thể, không được ủy quyền toàn bộ quyền đại diện theo pháp luật (Luật Doanh nghiệp 2020). Ví dụ: Chỉ ủy quyền ký chứng từ kế toán, không ủy quyền ký hợp đồng lớn.

Xem thêm: Những kỹ năng của kế toán trưởng giỏi

4. Trách nhiệm và rủi ro khi Kế toán trưởng nhận ủy quyền

Khi nhận ủy quyền, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung ký, theo Điều 51 Luật Kế toán 2015. Giám đốc vẫn chịu trách nhiệm liên đới nếu ủy quyền không rõ ràng.

Theo xu hướng pháp luật 2026, Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm hình sự nếu thực hiện hành vi sai trái vi phạm Luật Kế toán, dù có ủy quyền (Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp nên áp dụng kiểm soát kép (Dual Control) để giảm rủi ro gian lận tài chính. Ngoài ra, ủy quyền trên môi trường số yêu cầu đăng ký token điện tử trên hệ thống chữ ký số quốc gia theo Luật Quản lý thuế 2019, đảm bảo tính xác thực và chống chối bỏ.

5. Mẫu giấy ủy quyền của Giám đốc cho Kế toán trưởng chuẩn pháp lý

Mẫu giấy ủy quyền của Giám đốc cho Kế toán trưởng chuẩn pháp lý

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

6. Lưu ý quan trọng để tránh sai phạm khi thực hiện ủy quyền

• Đăng ký mẫu chữ ký ủy quyền tại cơ quan thuế và ngân hàng theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 156/2013/TT-BTC.
• Không ủy quyền lại trừ khi văn bản gốc cho phép (Bộ luật Dân sự 2015).
• Giám sát định kỳ để đảm bảo tuân thủ, tránh vô hiệu hóa chứng từ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

7. Câu hỏi thường gặp

Giám đốc có được ủy quyền cho Kế toán trưởng ký hợp đồng kinh tế không?

Có, nếu việc này được ghi rõ trong văn bản ủy quyền và không trái với Điều lệ công ty. Tuy nhiên, thông thường Giám đốc chỉ ủy quyền các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Văn bản ủy quyền có cần công chứng không?

Đối với giao dịch nội bộ và ký chứng từ kế toán, văn bản có dấu của công ty là đủ hiệu lực theo Luật Công chứng 2024. Tuy nhiên, khi làm việc với ngân hàng hoặc bên thứ ba, họ thường yêu cầu mẫu ủy quyền riêng hoặc có xác nhận của ban quản trị.

Kế toán trưởng có được ủy quyền lại cho người khác không?

Không, trừ khi trong văn bản ủy quyền ban đầu của Giám đốc có điều khoản cho phép ủy quyền lại theo Bộ luật Dân sự 2015.

Ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền có bị phạt không?

Có. Hành vi ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền sẽ bị phạt tiền theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP (vẫn hiệu lực liên quan), nay được bổ sung bởi Nghị định 126/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực thuế, kế toán.

Có được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp trên chứng từ kế toán không?

Có, nhưng chỉ trong phạm vi văn bản ủy quyền cụ thể theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Luật Kế toán 2015, không được ký thừa ủy quyền toàn bộ quyền của Giám đốc.

Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết Giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán được không?, ACC Khánh Hòa hy vọng rằng bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin bổ ích và giá trị.