Giấy phép lao động là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng đối với người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam, giúp đảm bảo quyền lợi và tuân thủ quy định pháp luật lao động. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ tránh các rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ trong môi trường kinh tế mở cửa. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá chi tiết để hỗ trợ bạn hiệu quả.
1. Thủ tục xin giấy phép lao động tại Việt Nam
Quy trình xin giấy phép lao động được thiết kế để đảm bảo tính khả thi và nhanh chóng, với các bước cụ thể theo quy định tại Quyết định 636/QĐ-BNV năm 2025.
Bước 1: Chuẩn bị và báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Doanh nghiệp lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu theo Mẫu số 03, nêu rõ lý do tuyển dụng người nước ngoài và vị trí công việc. Bước này giúp cơ quan quản lý đánh giá tính cần thiết, tránh lạm dụng lao động ngoại. Thời gian chuẩn bị thường mất 3-5 ngày, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi người lao động sẽ làm việc, hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nếu thuộc diện cấp trung ương. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu thiếu, họ sẽ thông báo bổ sung một lần duy nhất.
Bước 3: Xử lý và cấp giấy phép
Cơ quan thẩm quyền xem xét hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ. Nếu đạt yêu cầu, giấy phép lao động sẽ được cấp với thời hạn tối đa 2 năm, có thể gia hạn. Trong trường hợp từ chối, lý do sẽ được thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp khiếu nại nếu cần.
Bước 4: Nhận kết quả và theo dõi
Doanh nghiệp nhận giấy phép lao động tại cơ quan nộp hồ sơ hoặc qua dịch vụ công trực tuyến. Sau khi cấp, người sử dụng lao động phải báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài để đảm bảo tuân thủ.
>> Đọc thêm: Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại Khánh Hòa
2. Đối tượng và yêu cầu áp dụng giấy phép lao động
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc các đối tượng cần giấy phép lao động bao gồm chuyên gia, kỹ thuật viên, người quản lý và các vị trí khác theo quy định pháp luật. Quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP nêu rõ, người nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản như có sức khỏe phù hợp, không thuộc diện bị cấm nhập cảnh hoặc làm việc tại Việt Nam, và có trình độ chuyên môn tương xứng với vị trí công việc.
Ngoài ra, người sử dụng lao động phải chứng minh rằng vị trí này không thể tuyển dụng người Việt Nam hoặc cần kỹ năng đặc thù từ lao động nước ngoài. Các yêu cầu này nhằm bảo vệ thị trường lao động nội địa đồng thời thu hút nhân tài quốc tế. Việc kiểm tra sức khỏe thường được thực hiện qua giấy khám sức khỏe từ cơ sở y tế được công nhận, trong khi trình độ chuyên môn cần được xác nhận bằng bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng để tránh từ chối hồ sơ do không đáp ứng các tiêu chí này.
>> Đọc thêm: Dịch vụ kế toán tại Khánh Hòa
3. Hồ sơ cần chuẩn bị xin giấy phép lao động
Hồ sơ xin giấy phép lao động phải được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bổ sung, theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Các tài liệu chính bao gồm:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định.
- Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kỹ thuật hoặc kinh nghiệm của người lao động nước ngoài, như bằng cấp, chứng chỉ (bản sao công chứng).
- Giấy xác nhận sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong vòng 12 tháng.
- Hộ chiếu còn hiệu lực và ảnh thẻ (4×6 cm, nền trắng).
- Các giấy tờ khác như hợp đồng lao động dự kiến hoặc thư mời làm việc từ doanh nghiệp.
Lưu ý thực tế, tất cả tài liệu phải được dịch công chứng sang tiếng Việt nếu gốc là ngoại ngữ, và doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ để tránh chậm trễ. Trong trường hợp người lao động thuộc diện miễn trừ, hồ sơ có thể đơn giản hóa nhưng vẫn cần xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.
4. Chi phí thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động
Chi phí thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động bao gồm các khoản phí nhà nước và chi phí phát sinh, được quy định rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch. Phí cấp giấy phép lao động là 400.000 đồng mỗi giấy, theo mức thu hành chính hiện hành tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí dịch thuật công chứng tài liệu (khoảng 500.000 – 1.000.000 đồng tùy số lượng), khám sức khỏe (từ 1.000.000 đồng), và in ấn hồ sơ.
Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ, chi phí có thể tăng nhưng giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót. Tổng chi phí thường dao động từ 2-5 triệu đồng cho một hồ sơ cơ bản, tùy thuộc vào độ phức tạp. Doanh nghiệp nên lập ngân sách chi tiết để tránh phát sinh không cần thiết, đặc biệt với các trường hợp cần bổ sung hồ sơ.
5. Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động tại ACC Khánh Hòa
Sử dụng dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động tại ACC Khánh Hòa mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và cá nhân, giúp vượt qua các thủ tục phức tạp một cách chuyên nghiệp. Dưới đây là các lý do chính:
- Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ giúp tối ưu hóa quy trình, tránh các khoản phạt do sai sót và giảm thời gian xử lý hồ sơ.
- Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ từ khâu tư vấn đến nộp hồ sơ, đảm bảo tính chính xác cao.
- Tư vấn chuyên sâu: Cung cấp phân tích chi tiết về quy định pháp lý, giúp doanh nghiệp chọn vị trí lao động phù hợp và tránh rủi ro từ chối.
- Hỗ trợ toàn diện: Từ chuẩn bị tài liệu đến theo dõi kết quả, bao gồm cả hỗ trợ gia hạn hoặc xử lý khiếu nại nếu cần.
Với cam kết chất lượng, ACC Khánh Hòa đã hỗ trợ hàng trăm trường hợp thành công, giúp khách hàng tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
7. Câu hỏi thường gặp
Ai là đối tượng phải xin giấy phép lao động?
Đối tượng phải xin giấy phép lao động bao gồm người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam ở các vị trí như chuyên gia, kỹ thuật viên, quản lý hoặc lao động lành nghề, theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thời hạn của giấy phép lao động là bao lâu?
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm đối với hầu hết các vị trí, và có thể gia hạn một lần với thời gian tương đương, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP được sửa đổi.
Làm gì nếu hồ sơ xin giấy phép lao động bị từ chối?
Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan sẽ thông báo lý do bằng văn bản trong thời hạn 10 ngày xử lý, theo Quyết định 636/QĐ-BNV năm 2025. Doanh nghiệp có quyền khiếu nại lên cấp cao hơn trong vòng 30 ngày hoặc bổ sung hồ sơ để nộp lại.
Giấy phép lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc nắm vững thủ tục giúp tránh các rủi ro không đáng có và tối ưu hóa nguồn nhân lực quốc tế. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu và nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay.