Cách hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách chi tiết

Chi phí ăn uống tiếp khách là một khoản chi phí phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán cần hiểu rõ các quy định pháp luật và cách hạch toán đúng. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách, giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Mục Lục

1. Chi phí ăn uống tiếp khách là gì?

Chi phí ăn uống tiếp khách là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp tiếp đón khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cơ quan nhà nước hoặc các bên liên quan nhằm mục đích thương mại, hợp tác, quảng bá hình ảnh hoặc mở rộng mối quan hệ kinh doanh.

Chi phí này có thể bao gồm:

Tiền ăn uống, đồ uống tại nhà hàng, quán ăn.
Chi phí đặt tiệc tại khách sạn, trung tâm hội nghị.
Tiền tiếp khách nội bộ như họp bàn công việc, đào tạo nhân sự.

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách được tính vào chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Như vậy, nếu chi phí tiếp khách đáp ứng đủ điều kiện trên, doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

2. Cách hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách chi tiết

Chi phí tiếp khách thường được ghi nhận vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, cụ thể là:

6427 – Chi phí tiếp khách, hội họp (nếu tiếp khách phục vụ kinh doanh chung).
641 – Chi phí bán hàng (nếu tiếp khách phục vụ bán hàng, marketing).
627 – Chi phí sản xuất chung (nếu tiếp khách trong quá trình sản xuất).

Nếu có hóa đơn VAT hợp lệ và doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT:

Khi thanh toán chi phí tiếp khách:

Nợ 6427 (hoặc 641, 627) – Chi phí tiếp khách
Nợ 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Trong trường hợp chi phí tiếp khách không có hóa đơn VAT (ví dụ: quán ăn nhỏ không xuất hóa đơn), nhưng có phiếu thu hoặc hóa đơn bán lẻ:

Nếu dưới 200.000 đồng và có bảng kê:

Nợ 6427 (hoặc 641, 627) – Chi phí tiếp khách
Có 111 – Tiền mặt

Nếu trên 200.000 đồng, cần lập bảng kê theo Mẫu số 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Theo Điểm 2.37 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu chi phí tiếp khách vượt quá mức hợp lý hoặc không có đầy đủ chứng từ hợp lệ, khoản chênh lệch sẽ bị loại khi quyết toán thuế:

Nợ 811 – Chi phí không hợp lý
Có 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Xem thêm: Cách hạch toán điều chỉnh tăng giảm thuế GTGT nhanh chóng

3. Các quy định liên quan đến chi phí ăn uống tiếp khách

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí tiếp khách được tính vào chi phí hợp lý trong các trường hợp sau:

Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu).
Có nội dung liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Không vi phạm quy định về chi phí bị loại trừ.

Từ năm 2015, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách không bị khống chế tỷ lệ, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Hóa đơn tiếp khách cần có:

Tên doanh nghiệp.
Ngày, giờ tiếp khách.
Nội dung chi tiết (nếu có thể).
Nếu thanh toán thẻ, sao kê thẻ phải trùng tên doanh nghiệp.

Xem thêm: Hạch toán mua trái phiếu là gì?

4. Một số sai sót về hóa đơn tiếp khách, ăn uống cần tránh

Hóa đơn không hợp lệ khi hóa đơn viết sai tên công ty, mã số thuế; hóa đơn không ghi rõ nội dung tiếp khách và hóa đơn ghi sai ngày, tháng.

Chi phí không có chứng từ đi kèm như hóa đơn trên 20 triệu nhưng không có chứng từ chuyển khoản và không có phiếu thu, bảng kê cho các khoản không có hóa đơn VAT.

Ghi nhận sai tài khoản hạch toán như đưa chi phí tiếp khách vào chi phí cá nhân thay vì chi phí doanh nghiệp và nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng (641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (6427).

5. Các câu hỏi thường gặp

Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không?

Không, từ năm 2015, chi phí tiếp khách không bị giới hạn, miễn là có hóa đơn hợp lệ.

Chi phí ăn uống tiếp khách có được khấu trừ thuế GTGT không?

Có, nếu có hóa đơn VAT hợp lệ và đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế.

Nếu hóa đơn tiếp khách trên 20 triệu nhưng thanh toán tiền mặt có được tính vào chi phí hợp lý không?

Không, phải thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí hợp lý.

Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn cá nhân để hạch toán chi phí tiếp khách không?

Không, hóa đơn phải đứng tên doanh nghiệp thì mới hợp lệ.

Nếu tiếp khách ở quán không xuất hóa đơn VAT thì phải làm sao?

Lập bảng kê theo Mẫu số 01/TNDN, nếu chi phí dưới 200.000 đồng thì có thể sử dụng hóa đơn bán lẻ.

Hy vọng bài viết hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.

ACC KHÁNH HOÀ