Trước khi đưa một hệ thống máy móc hay dây chuyền sản xuất vào hoạt động chính thức, giai đoạn vận hành thử nghiệm là bắt buộc để đảm bảo kỹ thuật. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí chạy thử như thế nào để đúng với Luật Kế toán 2015 và quy định thuế hiện hành không phải là điều đơn giản. Liệu chi phí này được tính vào nguyên giá tài sản hay chi phí trong kỳ? Sản phẩm thu hồi từ quá trình chạy thử được xử lý ra sao?

Hãy cùng  ACC Khánh Hòa  giải đáp chi tiết ngay sau đây.

1. Chi phí chạy thử là gì? Khi nào được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ?

Chi phí chạy thử máy móc, thiết bị là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra, vận hành thử trước khi đưa tài sản vào sử dụng chính thức. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo máy móc, thiết bị hoạt động đúng theo thiết kế, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và sản xuất.

Chi phí này có thể phát sinh trong nhiều lĩnh vực như sản xuất công nghiệp, xây dựng, khai thác, vận tải, hoặc bất kỳ ngành nào có sử dụng máy móc, thiết bị phức tạp.

Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, chi phí chạy thử được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ nếu chúng là chi phí trực tiếp cần thiết để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Các chi phí do lãng phí nguyên vật liệu quá mức bình thường trong quá trình chạy thử không được vốn hóa mà phải hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Chi phí chạy thử có thể bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau, tùy thuộc vào loại máy móc, thiết bị và ngành nghề sử dụng.

• Chi phí nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình chạy thử (nhiên liệu, dầu nhớt, hóa chất…). Nguyên vật liệu phụ phục vụ cho việc kiểm tra vận hành máy móc.
• Chi phí nhân công bao gồm: Tiền lương, phụ cấp cho nhân viên kỹ thuật, công nhân vận hành trong giai đoạn chạy thử. Chi phí đào tạo nhân viên vận hành máy móc.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm: Chi phí thuê chuyên gia, kỹ sư hướng dẫn vận hành thử. Chi phí điện, nước sử dụng trong thời gian chạy thử. Chi phí kiểm định, đo lường, giám định chất lượng máy móc.
• Chi phí khác như khấu hao tài sản phục vụ chạy thử và các chi phí phát sinh khác liên quan trực tiếp đến quá trình chạy thử.

Lưu ý: Nếu sản phẩm tạo ra từ quá trình chạy thử có thể bán được thì giá trị thu hồi được phải trừ vào tổng chi phí chạy thử trước khi xác định nguyên giá của tài sản.

2. Quy trình hạch toán chi phí chạy thử máy móc, thiết bị

Việc hạch toán chi phí chạy thử cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán và thuế để đảm bảo tính hợp lệ.

Quy trình này giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị tài sản và tối ưu hóa chi phí thuế.

2.1. Tập hợp chi phí phát sinh khi chạy thử (Tài khoản 241)

Khi phát sinh các chi phí liên quan đến quá trình chạy thử, tùy vào bản chất của từng khoản chi phí, kế toán ghi nhận như sau:

Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu tiêu hao:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Chi phí nhân công trực tiếp tham gia chạy thử:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Chi phí dịch vụ thuê ngoài:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 331 – Phải trả người bán

Chi phí điện, nước sử dụng trong chạy thử:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 331 – Phải trả người bán hoặc Có TK 111, 112

2.2. Hạch toán sản phẩm, phế liệu thu hồi từ quá trình chạy thử

Giá trị sản phẩm thu hồi khi chạy thử được xác định theo giá trị thuần có thể thực hiện được (giá bán ước tính trừ chi phí hoàn thiện và chi phí bán hàng), theo hướng dẫn tại Luật Kế toán 2015.

Nếu sản phẩm chạy thử có giá trị thu hồi:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Thu hồi sản phẩm/phế liệu:

Nợ TK 152, 155 / Có TK 2412

Ghi giảm chi phí chạy thử.

Nếu sản phẩm tạo ra từ quá trình chạy thử được bán:

Nợ TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, tiền gửi, phải thu khách hàng

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Số tiền thu được từ việc bán sản phẩm chạy thử sẽ được ghi giảm vào chi phí chạy thử (giảm Nợ TK 241), không hạch toán vào doanh thu bán hàng TK 511, theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế TNDN.

2.3. Kết chuyển chi phí chạy thử thuần vào nguyên giá TSCĐ

Khi kết thúc quá trình chạy thử và đưa tài sản vào sử dụng:

Nếu tài sản đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Chạy thử kết thúc thành công:

Nợ TK 211 / Có TK 2412

Vốn hóa vào nguyên giá tài sản.

Nếu tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ, ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Chạy thử thất bại/hỏng:

Nợ TK 632 hoặc 811 / Có TK 2412

Tùy vào nguyên nhân khách quan hay chủ quan.

>> Tham khảo thêm bài viết: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân mới nhất hiện nay – ACC Khánh Hòa

3. Phân biệt hạch toán chạy thử không tải và chạy thử có tải

Chạy thử không tải tập trung vào kiểm tra cơ học, điện, không sử dụng nguyên liệu sản xuất chính, chi phí chủ yếu là nhân công và dịch vụ kỹ thuật, được hạch toán trực tiếp vào TK 241.

Chạy thử có tải liên quan đến vận hành với nguyên liệu thực tế để kiểm tra hiệu suất sản xuất, phát sinh chi phí nguyên vật liệu và sản phẩm thu hồi, cần xử lý giá trị thu hồi để xác định chi phí thuần trước khi vốn hóa.

Sự phân biệt này giúp đảm bảo chi phí được phân bổ chính xác theo bản chất hoạt động, tuân thủ Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn cách tra cứu nộp thuế hải quan chuẩn nhất – ACC Khánh Hòa

4. Hồ sơ kế toán cần thiết để bảo vệ chi phí chạy thử trước cơ quan Thuế

Để bảo vệ chi phí chạy thử trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ.

Danh sách hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị:

• Dự toán chi phí chạy thử nghiệm được phê duyệt.
• Biên bản nghiệm thu chạy thử (không tải và có tải).
• Phiếu nhập kho sản phẩm, phế liệu thu hồi (nếu có).
• Hợp đồng, hóa đơn mua nguyên vật liệu, thuê chuyên gia phục vụ chạy thử.
• Quyết định đưa tài sản cố định vào sử dụng.

Năm 2026, các biên bản nghiệm thu chạy thử và phiếu nhập kho phế liệu thu hồi cần được ký số và lưu trữ trên hệ thống kế toán tích hợp để phục vụ việc giải trình thuế nhanh (E-Audit), theo hệ thống hóa đơn điện tử quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

5. Những lưu ý quan trọng về thuế GTGT và thuế TNDN đối với chi phí chạy thử

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC, chi phí chạy thử được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ sẽ được trừ dần thông qua chi phí khấu hao, trong khi chi phí không vốn hóa được tính trực tiếp vào chi phí kỳ nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ.

Đối với thuế GTGT, các chi phí chạy thử liên quan đến hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn GTGT đầu vào để khấu trừ.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng chi phí do lãng phí không được chấp nhận trừ thuế.

Nếu thuê đơn vị khác chạy thử, chi phí này được ghi nhận là chi phí mua dịch vụ và vốn hóa nếu thỏa mãn điều kiện theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí chạy thử có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có. Nếu chi phí chạy thử được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ, nó sẽ được trừ dần thông qua chi phí khấu hao. Nếu không đủ điều kiện vốn hóa, nó được tính vào chi phí trong kỳ nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Nếu sản phẩm thu hồi từ chạy thử đem bán thì hạch toán thế nào?

Số tiền thu được từ việc bán sản phẩm chạy thử sẽ được ghi giảm vào chi phí chạy thử (giảm Nợ TK 241), không hạch toán vào doanh thu bán hàng TK 511.

Thời gian chạy thử kéo dài bao lâu là hợp lý?

Pháp luật không quy định cụ thể thời gian, nhưng phải căn cứ vào hồ sơ kỹ thuật của nhà sản xuất máy móc. Thời gian chạy thử bất thường có thể bị cơ quan thuế nghi ngờ là hoạt động sản xuất chính thức nhưng chưa khai báo.

Chi phí chạy thử có bắt buộc phải vốn hóa không?

Không. Theo Luật Kế toán 2015, nếu chi phí chạy thử đáp ứng điều kiện để vốn hóa thì sẽ được tính vào nguyên giá TSCĐ. Nếu không đáp ứng điều kiện, chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Trường hợp sản phẩm chạy thử không bán được, xử lý thế nào?

Nếu sản phẩm chạy thử không bán được hoặc không có giá trị thu hồi, toàn bộ chi phí chạy thử được tính vào nguyên giá của TSCĐ.

Việc hạch toán hạch toán chi phí chạy thử đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các phương pháp hạch toán chính xác theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp sẽ có khả năng quản lý tài chính hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế. Liên hệ ngay với  ACC Khánh Hòa  để nhận được tư vấn nhanh chóng về các thủ tục pháp lý.