Đa số các doanh nghiệp SMEs hiện nay đều đi thuê văn phòng, nhà xưởng của cá nhân. Tuy nhiên, một bài toán khó mà kế toán thường xuyên gặp phải là: Hóa đơn điện nước mang tên chủ nhà thì hạch toán thế nào? Hạch toán chi phí điện nước thuê nhà thế nào? Làm sao để khoản chi phí này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán? Bài viết này, ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý chứng từ "chuẩn pháp lý" để bảo vệ tối đa lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Điều kiện để chi phí điện nước thuê nhà là chi phí hợp lý

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC, chi phí điện nước thuê nhà được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Có hợp đồng thuê nhà rõ ràng quy định trách nhiệm thanh toán điện nước; có hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ; và giá cả không vượt quá mức quy định của nhà nước (phải đính kèm phụ lục biểu giá điện nước hiện hành của địa phương). Nếu hóa đơn không mang tên công ty, doanh nghiệp vẫn được trừ chi phí nếu sử dụng bảng kê 01/TNDN và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản trên 20 triệu đồng.

2. Hướng dẫn hạch toán chi phí điện nước trong các trường hợp cụ thể

Thông thường, tiền điện nước sẽ được tính là “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (tài khoản 642) và có thể ghi nhận cụ thể vào tài khoản 6423 “Chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm” mỗi lần doanh nghiệp thanh toán tiền điện nước. Kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 6423: Chi phí điện

Có TK 111, 112, hoặc 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp

2.1. Trường hợp 1: Hóa đơn điện nước mang tên công ty

Nếu hóa đơn mang tên công ty, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ bình thường. Kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào), Nợ TK 6423 (chi phí điện nước), Có TK 111/112/331 (thanh toán). Điều này tuân thủ Thông tư 20/2026/TT-BTC về tính hợp lệ của hóa đơn.

2.2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện nước mang tên chủ nhà (Phổ biến)

Nếu hóa đơn mang tên chủ nhà, hợp đồng thuê nhà phải ghi rõ doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán. Thuế GTGT không được khấu trừ mà tính vào nguyên giá chi phí. Kế toán ghi: Nợ TK 6423 (tổng giá thanh toán bao gồm thuế), Có TK 111/112/331. Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC, cá nhân cho thuê nhà không bắt buộc xuất hóa đơn lẻ, nhưng doanh nghiệp cần bảng kê 01/TNDN để chứng minh.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế

3. Bộ chứng từ cần thiết để bảo vệ chi phí điện nước thuê nhà

Để bảo vệ chi phí điện nước thuê nhà trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ sau:

• Hợp đồng thuê nhà: Phải ghi rõ điều kiện doanh nghiệp thanh toán tiền điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc trả cho chủ nhà.
• Hóa đơn tiền điện, nước: Lưu trữ bản gốc (dù mang tên chủ nhà).
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi hoặc chuyển khoản tương ứng với số tiền trên hóa đơn.
• Bảng kê 01/TNDN: Dành cho trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn của cá nhân (áp dụng khi chủ nhà không xuất được hóa đơn lẻ).

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng chi tiết

4. Cách xử lý thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn tên chủ nhà

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC, hóa đơn tên chủ nhà không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT vì không ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp kê khai giá trị mua vào vào chỉ tiêu 23 và tiền thuế GTGT vào chỉ tiêu 24 trên tờ khai thuế GTGT 01/GTGT, nhưng không kê khai vào chỉ tiêu 25 (không khấu trừ). Toàn bộ giá trị (bao gồm thuế) được hạch toán vào chi phí theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

5. Lưu ý về bảng kê 01/TNDN và hợp đồng thuê nhà (Cập nhật 2026)

Năm 2026, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, bảng kê 01/TNDN phải được ký số và lưu trữ điện tử đồng bộ với hệ thống kế toán để đảm bảo minh bạch. Hợp đồng thuê nhà cần quy định rõ thanh toán không dùng tiền mặt nếu tổng chi phí (thuê nhà + điện nước) vượt 20 triệu đồng, tránh loại chi phí. Cơ quan thuế siết chặt giá điện nước, yêu cầu đính kèm phụ lục biểu giá địa phương để chứng minh tính hợp lý.

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn tên chủ nhà có được kê khai thuế GTGT không?

Không. Theo quy định, để được khấu trừ thuế GTGT thì hóa đơn phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty. Trường hợp này, bạn hạch toán tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế) vào chi phí.

Doanh nghiệp thuê nhà làm kho thì tiền điện có được tính không?

Có, miễn là địa điểm thuê có đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc kho bãi với Sở Kế hoạch và Đầu tư và có quy định về chi phí điện nước trong hợp đồng.

Có cần phải bắt chủ nhà lên cơ quan thuế mua hóa đơn lẻ cho tiền điện không?

Không cần thiết. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng bảng kê 01/TNDN kèm theo hóa đơn mang tên chủ nhà là đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Khi trả tiền thuê nhà cho các tháng tiếp theo, có cần hạch toán trước không?

Nếu thanh toán tiền thuê nhà cho nhiều tháng hoặc năm, doanh nghiệp sẽ phải hạch toán trước, ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước. Sau đó, hạch toán dần vào chi phí trong từng tháng.

Cần phân bổ chi phí điện, nước khi sử dụng chung giữa các bộ phận không?

Có, nếu chi phí điện, nước được sử dụng chung cho nhiều bộ phận (như văn phòng và sản xuất), doanh nghiệp cần phân bổ chi phí này sao cho hợp lý, dựa trên tỷ lệ sử dụng thực tế của từng bộ phận.

Việc hạch toán chi phí điện nước thuê nhà chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán mà còn hỗ trợ trong việc tối ưu hóa chi phí và quản lý tài chính hiệu quả. Các khoản chi phí này phải được ghi nhận đúng tài khoản và phân bổ hợp lý, giúp cung cấp thông tin tài chính chính xác cho các báo cáo kế toán và thuế. Hãy liên hệ với  ACC Khánh Hòa  nếu bạn vẫn còn thắc mắc về Hạch toán chi phí điện nước thuê nhà vào tài khoản nào?