Chi phí xăng xe thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí quản lý và bán hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít kế toán gặp khó khăn khi xác định: Hạch toán chi phí xăng xe công ty vào tài khoản nào cho đúng mục đích sử dụng và làm sao để bộ chứng từ này “lọt lưới” thanh tra thuế? Bài viết này,  ACC Khánh Hòa  sẽ cung cấp cho bạn lộ trình hạch toán chuẩn chỉnh cùng các mẫu định mức mới nhất hiện nay.

1. Chi phí xăng xe công ty hạch toán vào tài khoản nào?

Việc hạch toán chi phí xăng xe công ty phụ thuộc vào mục đích sử dụng của xe, theo hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng tài khoản, tránh sai sót khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1.1. Hạch toán chi phí xăng xe cho bộ phận bán hàng (TK 641/6421)

Đối với xe phục vụ bán hàng hoặc giao hàng, chi phí xăng xe được hạch toán vào TK 641 (theo Thông tư 200) hoặc TK 6421 (theo Thông tư 133).

Ví dụ định khoản khi có hóa đơn GTGT:

Nợ TK 641 (hoặc 6421) – Giá chưa VAT

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111/112 – Tiền mặt/ngân hàng

Điều này giúp chi phí được tính vào giá vốn hàng bán, tối ưu hóa lợi nhuận gộp.

1.2. Hạch toán chi phí xăng xe cho bộ phận quản lý (TK 642/6422)

Xe dùng cho quản lý doanh nghiệp, như xe hành chính hoặc giám đốc, hạch toán vào TK 642 (Thông tư 200) hoặc TK 6422 (Thông tư 133).

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí này chỉ được chấp nhận nếu liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý, với định khoản tương tự phần bán hàng nhưng ghi nhận vào chi phí quản lý.

1.3. Hạch toán chi phí xăng xe cho bộ phận sản xuất (TK 154/627)

Xe phục vụ sản xuất hoặc công trình hạch toán vào TK 154 (chi phí sản xuất dở dang, Thông tư 133) hoặc TK 627 (chi phí sản xuất chung, Thông tư 200).

Trong bối cảnh Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, doanh nghiệp cần bổ sung chứng từ về lộ trình an toàn để hỗ trợ tính hợp lý của chi phí này.

2. Điều kiện để chi phí xăng xe được coi là chi phí hợp lý

Điều kiện để chi phí xăng xe được coi là chi phí hợp lý

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí xăng xe chỉ được coi là hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý, thay thế cho các quy định cũ. Doanh nghiệp phải chứng minh chi phí phục vụ trực tiếp sản xuất kinh doanh.

2.1. Quy định về sở hữu xe (Xe công ty vs Xe thuê/mượn)

Xe phải thuộc sở hữu công ty, hoặc nếu thuê/mượn thì có hợp đồng hợp pháp. Đặc biệt, đối với xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi có giá trị trên 1.6 tỷ đồng, phần khấu hao và chi phí xăng xe liên quan chỉ được tính đến mức định mức theo Luật Thuế TNDN 2025. Xe cá nhân cần quyết định phê duyệt từ ban lãnh đạo để tránh loại chi phí.

2.2. Tầm quan trọng của định mức tiêu hao nhiên liệu

Doanh nghiệp phải ban hành bảng định mức tiêu hao nhiên liệu nội bộ, được giám đốc phê duyệt. Năm 2026, cơ quan thuế khuyến khích sử dụng dữ liệu GPS hoặc nhật trình điện tử để chứng minh, thay vì sổ tay thủ công, nhằm tăng tính minh bạch theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu vượt định mức, cần giải trình cụ thể để tránh bị loại.

>> Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn cách tra cứu nộp thuế hải quan chuẩn nhất – ACC Khánh Hòa

3. Bộ chứng từ hạch toán chi phí xăng xe đầy đủ nhất

Để chi phí xăng xe được chấp nhận, bộ chứng từ phải đầy đủ và hợp lệ. Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo từ máy tính tiền ngay tại thời điểm bán, theo Nghị định 123, thay vì hóa đơn gộp cuối ngày/cuối tháng như quy định cũ.

Danh sách chứng từ cần thiết:

• Hóa đơn điện tử mua xăng (phải có mã của cơ quan thuế, ghi đúng tên và MST công ty).
• Bảng định mức tiêu hao nhiên liệu do Giám đốc phê duyệt.
• Lịch trình xe chạy (Lộ trình chi tiết điểm đi, điểm đến, có thể dùng GPS).
• Hợp đồng thuê xe hoặc mượn xe (nếu xe không thuộc sở hữu công ty).

Đối với xe điện công vụ, chi phí sạc điện hạch toán tương tự xăng dầu, với chứng từ hóa đơn điện tương ứng để đón đầu xu hướng xanh theo Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024.

>>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân mới nhất hiện nay

4. Lưu ý về thuế GTGT và thuế TNDN đối với chi phí xăng xe

Chi phí xăng xe được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn hợp lệ và thanh toán đúng quy định. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, nếu tổng hóa đơn từ một nhà cung cấp trong ngày vượt 20 triệu đồng (bao gồm thuế), bắt buộc chuyển khoản để khấu trừ; nếu không, chi phí bị loại khi tính thuế TNDN.

Đối với thuế TNDN, chi phí chỉ được trừ nếu chứng minh tính hợp lý, tránh trường hợp sử dụng cá nhân. Doanh nghiệp nên kiểm soát định kỳ để phát hiện bất thường.

5. Cách xử lý chi phí xăng xe khi xe không chính chủ (Xe mượn, xe thuê)

Khi xe mượn hoặc thuê, chi phí xăng xe vẫn được hạch toán nếu có hợp đồng rõ ràng quy định công ty chịu trách nhiệm. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hợp đồng phải nêu chi tiết lộ trình và mục đích sử dụng, kết hợp với lịch trình điện tử để tăng tính thuyết phục trước thanh tra.

Nếu xe cá nhân của nhân viên, cần quyết định khoán chi phí từ công ty. Tránh trường hợp hóa đơn ghi tên cá nhân, vì sẽ bị loại ngay lập tức.

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn xăng xe ghi tên cá nhân nhân viên có được hạch toán không?

Không. Hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty. Trường hợp xe mượn/thuê phải có hợp đồng quy định rõ công ty chịu chi phí xăng dầu.

Không có bảng định mức xăng xe có bị loại chi phí không?

Rất dễ bị loại. Cơ quan thuế thường căn cứ vào định mức để xác định tính hợp lý của lượng xăng tiêu thụ so với quãng đường di chuyển.

Chi phí xăng xe đi công tác có cần hóa đơn trên 20 triệu chuyển khoản không?

Có. Nếu tổng hóa đơn mua xăng trong cùng một ngày của một nhà cung cấp từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế) thì bắt buộc phải chuyển khoản.

Nếu hóa đơn xăng xe bị mất có được tính chi phí?

Nếu mất hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập biên bản mất hóa đơn, xin cấp lại hóa đơn từ nhà cung cấp. Nếu không thể xin lại, chi phí đó có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Xe cá nhân của giám đốc sử dụng cho công ty có được tính chi phí xăng xe không?

Có, nhưng phải có quyết định sử dụng xe cá nhân vào công việc công ty hoặc hợp đồng thuê xe giữa giám đốc và công ty.

Hy vọng bài viết Hạch toán chi phí xăng xe công ty vào tài khoản nào? đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.