Hạch toán cho thuê máy móc thiết bị đúng cách sẽ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và tài chính. Vậy, cách hạch toán cho thuê máy móc thiết bị như thế nào để phản ánh đúng thực tế? Với bài viết dưới đây, ACC Khánh Hòa chúng tôi sẽ hướng dẫn hạch toán cho thuê máy móc thiết bị đúng cách và hiệu quả.

1. Khi nào cần hạch toán cho thuê máy móc thiết bị?

Cho thuê tài sản cố định là hình thức bên cho thuê cung cấp quyền sử dụng tài sản (như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải) cho bên thuê trong một thời gian nhất định, đổi lại bên thuê phải trả phí thuê. Việc cho thuê không chuyển quyền sở hữu tài sản, chỉ chuyển quyền sử dụng, giúp bên thuê tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán khi cho thuê máy móc thiết bị qua 02 hình thức sau:

Thuê hoạt động: là hình thức thuê ngắn hạn và chỉ cung cấp quyền sử dụng tài sản mà không chuyển giao quyền sở hữu.

Thuê tài chính: là hình thức thuê mà bên cho thuê chuyển giao phần lớn rủi ro, lợi ích, và quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Hình thức cho thuê này thường mang các dấu hiệu như sau:

• Quyền sở hữu tài sản được chuyển cho bên thuê khi hết thời hạn thuê.
• Thường có trong hợp đồng các điều khoản cho phép bên thuê mua lại tài sản với giá thấp hơn giá trị hợp lý.
• Thời hạn cho thuê dài hạn (chiếm phần lớn thời gian sử dụng của tài sản).
• Khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu ban đầu chiếm phần lớn giá trị tài sản.

2. Hướng dẫn hạch toán cho thuê hoạt động máy móc thiết bị

Việc hạch toán cho thuê hoạt động máy móc thiết bị được thực hiện như sau:

2.1. Với bên đi thuê tài sản cố định

Nếu bên thuê trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ

Trước hết, cần xác định khoản tiền thuê trả trước:

• Nợ TK 242: Chi phí thuê TSCĐ trả trước cho nhiều kỳ.
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.

Tiếp đó, phân bổ chi phí thuê TSCĐ hàng kỳ như sau:

• Nợ các TK 627, 641, 642: Chi phí thuê TSCĐ trong kỳ (theo Thông tư 200).
• Nợ các TK 154, 642: Chi phí thuê TSCĐ trong kỳ (theo Thông tư 133).
• Có TK 242: Trị giá chi phí thuê TSCĐ trong kỳ.

Nếu bên thuê trả tiền thuê theo từng kỳ

Khi thanh toán tiền thuê theo từng kỳ, kế toán ghi nhận chi phí thuê vào các khoản mục chi phí tương ứng như sau:

• Nợ các TK 627, 641, 642: Chi phí thuê TSCĐ một kỳ (theo Thông tư 200).
• Nợ các TK 154, 642: Chi phí thuê TSCĐ một kỳ (theo Thông tư 133).
• Nợ TK 133: Tiền thuế VAT khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111, 112, 331…: Tổng giá trị thanh toán.

2.2. Với bên cho thuê tài sản cố định

Bên cho thuê hạch toán chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động cho thuê tài sản như sau:

Nếu chi phí trực tiếp phát sinh trong một kỳ

Kế toán ghi như sau:

• Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung chưa bao gồm thuế GTGT (theo Thông tư 200).
• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang chưa bao gồm thuế GTGT (theo Thông tư 133).
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.

Nếu chi phí trực tiếp liên quan đến nhiều kỳ

Hạch toán chi phí trả trước, kế toán ghi:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước cho nhiều kỳ chưa bao gồm thuế GTGT.
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.

Phân bổ chi phí hàng kỳ, kế toán ghi:

• Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (theo Thông tư 200).
• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133).
• Có TK 242: Chi phí trả trước.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán giá thành theo thông tư 133 chi tiết

3. Hướng dẫn hạch toán cho thuê tài chính máy móc thiết bị

Việc thực hiện hạch toán kế toán tài sản cố định thuê tài chính sẽ diễn ra như sau:

3.1. Với bên đi thuê tài sản cố định

Hạch toán các chi phí trực tiếp phát sinh lúc ban đầu khi phát sinh bất kỳ chi phí trực tiếp nào liên quan đến tài sản cố định thuê tài chính, kế toán ghi như sau:

• Nợ TK 242: Trị giá các chi phí phải trả.
• Có các TK 111, 112…: Trị giá các loại chi phí đã thanh toán.

Hạch toán tiền thuê tài chính ứng trước hoặc ký quỹ như sau:

• Nợ TK 3412: Số tiền thuê trả trước.
• Nợ TK 244: Số tiền ký quỹ, ký cược.
• Có các TK 111, 112…: Tổng trị giá tiền phải trả.

Nếu doanh nghiệp nhận tài sản cố định cho thuê tài chính, căn cứ vào hợp đồng và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 212: Giá trị tài sản cố định thuê tài chính theo giá chưa có VAT
• Có TK 3412: Giá trị tài sản cố định thuê tài chính theo giá chưa có VAT.

Khi ghi nhận trị giá chi phí trực tiếp vào nguyên giá: Nếu ghi nhận trị giá chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động cho thuê tài chính vào nguyên giá của tài sản cố định thuê tài chính, kế toán ghi:

• Nợ TK 212: Trị giá chi phí trực tiếp ban đầu liên quan.
• Có TK 242: Chi phí trực tiếp đã trả trước khi nhận bàn giao tài sản.
• Có các TK 111, 112…: Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan.

Hạch toán thanh toán tiền lãi và nợ gốc, kế toán ghi

• Nợ TK 635: Trị giá tiền lãi thuê trả kỳ này.
• Nợ TK 3412: Trị giá nợ gốc trả kỳ này.
• Có các TK 111, 112…: Trị giá tiền phải trả.

Hạch toán Thuế VAT đầu vào trong 2 trường hợp sau đây

Khi được khấu trừ VAT, ghi:

• Nợ TK 1332: Trị giá thuế VAT khấu trừ.
• Có TK 112: Trị giá tiền phải trả ngay.
• Có TK 338: Trị giá thuế VAT đầu vào phải trả.

Khi không được khấu trừ VAT, ghi:

• Nợ TK 212: Trị giá TSCĐ thuê tài chính (bao gồm VAT).
• Nợ các TK 627, 641, 642: Số tiền phải trả theo định kỳ nhận hóa đơn.
• Có TK 112: Số tiền phải trả.
• Có TK 338: Trị giá thuế VAT đầu vào phải trả.

3.2. Với bên cho thuê tài sản cố định

Kế toán thực hiện các bước hạch toán khi bàn giao tài sản cố định (TSCĐ) cho bên đi thuê như sau:

• Nợ TK 228: Trị giá TSCĐ cho thuê.
• Nợ TK 214 (2141, 2143): Giá trị hao mòn của TSCĐ (nếu có).
• Có TK 211, 213: Giá trị nguyên giá của TSCĐ cho thuê.
• Có TK 241: Giá trị xây dựng cơ bản hoàn thành sang cho thuê (đối với TSCĐ đang trong giai đoạn xây dựng cơ bản).

Khi định kỳ phản ánh số tiền thu về từ cho thuê tài sản cố định (TSCĐ) theo hợp đồng thuê, bao gồm cả vốn và lãi, kế toán thực hiện như sau

Phản ánh số tiền thu về cho thuê trong kỳ (bao gồm cả vốn và lãi):

• Nợ TK 111, 112, 1388…: Tổng số tiền thu được từ bên đi thuê.
• Có TK 711, 511, 515: Số tiền thu về từ cho thuê TSCĐ.
• Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp.

Xác định giá trị tài sản cho thuê phải thu hồi trong quá trình đầu tư của từng kỳ:

• Nợ TK 811: Giá trị TSCĐ thu hồi.
• Có TK 228: Giá trị TSCĐ thu hồi.

Khi bên cho thuê bán tài sản cho bên đi thuê trước khi hết hạn hoặc khi hết hạn cho thuê, kế toán ghi:

Phản ánh số thu về từ chuyển nhượng tài sản:

• Nợ TK 111, 112, 131…: Trị giá số tiền thu được từ bên đi thuê.
• Có TK 711: Trị giá số tiền thu được từ chuyển nhượng tài sản.

Phản ánh số vốn đầu tư còn lại chưa thu hồi:

• Nợ TK 811: Trị giá vốn đầu tư chưa thu hồi.
• Có TK 228: Trị giá vốn đầu tư chưa thu hồi.

Khi bên cho thuê nhận lại tài sản (TS) sau khi hết thời hạn cho thuê, và nếu có giá trị đánh giá lại, kế toán ghi:

• Nợ TK 211, 213: Giá trị đánh giá lại hoặc giá trị còn lại của tài sản.
• Nợ TK 811 (hoặc có TK 711): Phần chênh lệch giữa giá trị còn lại chưa thu hồi và giá trị được đánh giá lại.
• Có TK 228: Giá trị tài sản cố định chưa thu hồi.

Xem thêm: Cách hạch toán khấu hao tài sản cố định

4. Câu hỏi thường gặp

Nếu hợp đồng cho thuê máy móc thiết bị dài hạn, có cần phân bổ doanh thu không?

Có, nếu hợp đồng cho thuê máy móc thiết bị có thời gian dài hạn hoặc trả theo kỳ, doanh nghiệp cần phân bổ doanh thu cho thuê vào từng kỳ kế toán tương ứng để phản ánh chính xác tình hình tài chính.

Nếu hợp đồng cho thuê máy móc bị hủy bỏ, doanh nghiệp cần hạch toán như thế nào?

Nếu hợp đồng cho thuê bị hủy bỏ, doanh nghiệp cần hạch toán các khoản doanh thu đã ghi nhận trước đó vào tài khoản 711 và điều chỉnh lại các khoản chi phí liên quan đến tài sản cho thuê.

Làm thế nào để hạch toán khoản tiền tạm ứng từ bên thuê máy móc? 

Khi nhận khoản tạm ứng từ bên thuê, kế toán cần hạch toán vào tài khoản 141 (Tạm ứng) và sau đó phân bổ vào doanh thu khi hợp đồng cho thuê bắt đầu có hiệu lực. 

Hạch toán cho thuê máy móc thiết bị cần thực hiện qua các tài khoản phù hợp. Theo đó, việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu từ cho thuê mà còn đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính. Với bài viết Hướng dẫn hạch toán cho thuê máy móc thiết bị, ACC Khánh Hòa hy vọng bạn đã trang bị được nhiều kiến thức bổ ích.