Hướng dẫn hạch toán phí ngân hàng đúng quy định

Hạch toán phí ngân hàng là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các khoản chi phí phát sinh từ giao dịch ngân hàng, từ đó đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tuân thủ quy định. Việc thực hiện đúng cách còn hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và giảm thiểu rủi ro sai sót kế toán. Doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết hơn.

1. Hướng dẫn hạch toán phí ngân hàng đúng quy định

Hạch toán phí ngân hàng đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ các quy định về kế toán và hoạt động tín dụng. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các khoản phí ngân hàng được ghi nhận vào chi phí hoạt động hoặc chi phí tài chính tùy theo tính chất. Luật Các tổ chức tín dụng 2024 quy định ngân hàng được thu phí dịch vụ trên cơ sở thỏa thuận với khách hàng, tạo cơ sở pháp lý cho việc hạch toán. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại phí trước khi ghi sổ để tránh nhầm lẫn giữa chi phí quản lý và chi phí tài chính.

Bước 1: Xác định loại phí ngân hàng

Doanh nghiệp thu thập chứng từ như sao kê tài khoản, thông báo phí từ ngân hàng để phân loại phí dịch vụ, phí chuyển khoản hay phí duy trì tài khoản. Việc này giúp xác định tài khoản kế toán phù hợp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Bước 2: Ghi nhận bút toán kế toán

Phí ngân hàng thường được hạch toán nợ tài khoản chi phí tương ứng và có tài khoản tiền hoặc công nợ. Cụ thể, doanh nghiệp ghi nợ TK 642 hoặc TK 635, có TK 112 hoặc TK 331 tùy trường hợp. Bút toán này phải kèm theo chứng từ gốc để đảm bảo tính hợp lệ.

Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đối chiếu số liệu với ngân hàng và điều chỉnh các khoản phí chưa ghi nhận. Theo Luật Các tổ chức tín dụng 2024, mọi khoản phí phải được minh bạch để tránh tranh chấp.

2. Các nguyên tắc cơ bản khi thực hiện hạch toán phí ngân hàng

Nguyên tắc đầu tiên là tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, yêu cầu ghi nhận phí ngân hàng vào kỳ phát sinh. Doanh nghiệp không được dồn phí vào cuối năm để làm sai lệch kết quả kinh doanh. Nguyên tắc thứ hai là phân loại đúng tính chất phí, ví dụ phí lãi vay ghi vào chi phí tài chính, còn phí dịch vụ hành chính ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nguyên tắc thứ ba là lưu trữ đầy đủ chứng từ, bao gồm hợp đồng dịch vụ và biên lai thu phí từ ngân hàng. Việc này hỗ trợ kiểm tra sau này và đảm bảo tuân thủ Luật Các tổ chức tín dụng 2024 về minh bạch giao dịch.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán vốn điều lệ công ty TNHH MTV

3. Tài khoản kế toán sử dụng cho hạch toán phí ngân hàng

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản chính dùng để hạch toán phí ngân hàng là TK 635 – Chi phí tài chính cho các khoản phí liên quan đến vay mượn, hoặc TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cho phí dịch vụ tài khoản. Ngoài ra, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng được sử dụng để ghi có khi phí được trừ trực tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng TK 331 – Phải trả người bán nếu phí được ngân hàng thu sau. Việc chọn đúng tài khoản giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình chi phí. Mỗi bút toán cần ghi rõ nội dung và ngày tháng để dễ dàng tra cứu.

Xem thêm: Cách hạch toán phế liệu thu hồi nhập kho chi tiết

4. Lưu ý khi hạch toán phí ngân hàng trong thực tế

Doanh nghiệp cần theo dõi biến động phí ngân hàng thường xuyên vì mức phí có thể thay đổi theo chính sách của từng ngân hàng. Việc đối chiếu định kỳ với sao kê giúp phát hiện phí không hợp lý kịp thời.

Ngoài ra, cần phân biệt phí ngân hàng với các khoản chiết khấu hoặc hoàn trả để hạch toán riêng biệt. Theo Luật Các tổ chức tín dụng 2024, doanh nghiệp có quyền khiếu nại nếu phí thu không đúng thỏa thuận. Cuối cùng, nên xây dựng quy trình nội bộ để nhân viên kế toán thực hiện thống nhất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ Thông tư 99/2025/TT-BTC.

5. Câu hỏi thường gặp

Hạch toán phí ngân hàng có cần chứng từ gốc không?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi khoản phí ngân hàng đều phải có chứng từ gốc như sao kê hoặc thông báo phí để ghi nhận hợp lệ. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra sau này. Doanh nghiệp nên lưu trữ chứng từ ít nhất 5 năm theo quy định.

Phí duy trì tài khoản hạch toán vào tài khoản nào?

Phí duy trì tài khoản thường được ghi nhận vào TK 642 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC vì đây là chi phí quản lý. Nếu phí liên quan đến hoạt động tín dụng thì có thể dùng TK 635. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất cụ thể để chọn đúng tài khoản.

Có được hạch toán phí ngân hàng vào chi phí được trừ thuế không?

Các khoản phí ngân hàng hợp lý và có chứng từ đầy đủ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, cần tuân thủ Luật Các tổ chức tín dụng 2024 để đảm bảo phí phát sinh từ giao dịch hợp pháp. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để tránh rủi ro.

Hạch toán phí ngân hàng cần được thực hiện chính xác và tuân thủ quy định để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp. Liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện hiệu quả.