Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Thủ tục này ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận chi phí hợp lý, từ đó tối ưu hóa báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cần thực hiện chính xác để duy trì hoạt động ổn định và minh bạch. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết.
1. Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ
Phí sử dụng đường bộ được ghi nhận là chi phí hoạt động thông thường của doanh nghiệp khi phát sinh từ việc sử dụng phương tiện giao thông. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, khoản phí này được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có chứng từ hợp lệ và phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm phát sinh phí để ghi nhận kịp thời vào tài khoản chi phí liên quan, tránh việc dồn tích gây sai lệch số liệu tài chính. Việc hạch toán đúng giúp phân bổ chi phí hợp lý theo kỳ kế toán và hỗ trợ tính thuế thu nhập doanh nghiệp chính xác.
Doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản 627 hoặc 642 để phản ánh phí sử dụng đường bộ tùy theo tính chất hoạt động sản xuất hay quản lý. Mỗi lần thanh toán phí, kế toán lập chứng từ gốc bao gồm biên lai thu phí và hợp đồng sử dụng đường bộ nếu có. Sau đó, số liệu được nhập vào hệ thống kế toán để theo dõi tổng hợp theo tháng hoặc quý. Việc này đảm bảo số liệu khớp với thực tế sử dụng phương tiện và phù hợp với quy định tại Nghị định 130/2024/NĐ-CP về quản lý chi phí doanh nghiệp.
2. Quy định về chi phí được trừ theo pháp luật hiện hành
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định rõ phí sử dụng đường bộ thuộc nhóm chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghị định 130/2024/NĐ-CP bổ sung hướng dẫn về điều kiện ghi nhận chi phí, yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm để phục vụ thanh tra. Đồng thời, Nghị định 119/2024/NĐ-CP quy định về việc phân loại chi phí cố định và chi phí biến đổi, trong đó phí đường bộ thường được xếp vào chi phí biến đổi theo mức độ sử dụng phương tiện.
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa phí sử dụng đường bộ trả theo tháng, quý hay năm để áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp. Nếu phí được trả trước cho nhiều kỳ, doanh nghiệp phải phân bổ dần vào chi phí theo thời gian sử dụng. Việc tuân thủ các quy định này giúp tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Phương pháp ghi nhận và theo dõi chi phí trong thực tế
Doanh nghiệp thực hiện hạch toán phí sử dụng đường bộ bằng cách lập bảng theo dõi riêng cho từng phương tiện, bao gồm ngày thanh toán, số tiền và kỳ hạn áp dụng. Số liệu được tổng hợp định kỳ để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Theo Nghị định 130/2024/NĐ-CP, mọi khoản chi phải được chứng minh bằng chứng từ điện tử hoặc giấy tờ gốc có giá trị pháp lý. Kế toán viên cần kiểm tra tính hợp lệ của biên lai trước khi ghi nhận để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm kế toán để tự động phân bổ chi phí theo tỷ lệ sử dụng thực tế của từng xe. Phương pháp này giảm thiểu sai sót thủ công và hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng khi cần quyết toán thuế. Việc theo dõi chặt chẽ còn giúp phát hiện sớm các khoản chi bất thường, từ đó điều chỉnh kịp thời theo hướng dẫn của Nghị định 119/2024/NĐ-CP.
>> Đọc thêm: Phí đăng kiểm xe ô tô hạch toán vào đâu? Quy định mới
4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện hạch toán
Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ tính hợp lệ của chứng từ phí sử dụng đường bộ để tránh rủi ro khi thanh tra thuế. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí không có chứng từ hợp lệ sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật kịp thời các thay đổi về mức phí do cơ quan quản lý đường bộ ban hành để ghi nhận đúng số liệu. Việc phối hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận vận hành giúp đảm bảo số liệu thống nhất và minh bạch.
5. Câu hỏi thường gặp
Phí sử dụng đường bộ có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, phí sử dụng đường bộ được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần tuân thủ điều kiện tại Nghị định 130/2024/NĐ-CP để đảm bảo khoản chi không bị loại trừ trong quá trình quyết toán.
Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ phí đường bộ trong bao lâu?
Nghị định 130/2024/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ chứng từ liên quan tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế. Việc này hỗ trợ việc kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Có cần phân bổ phí sử dụng đường bộ trả trước không?
Nếu phí được thanh toán trước cho nhiều kỳ, doanh nghiệp phải phân bổ dần vào chi phí theo thời gian sử dụng theo hướng dẫn của Nghị định 119/2024/NĐ-CP. Phương pháp này giúp phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh trong từng kỳ kế toán.
Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật thuế. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên sâu, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để nhận tư vấn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Để lại một bình luận