Việc xây dựng nhà xưởng trên đất thuê là giải pháp tối ưu chi phí được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, về mặt kế toán và thuế, đây lại là "vùng xám" dễ gây tranh cãi. Nếu không nắm vững các điều kiện về hợp đồng và chứng từ, toàn bộ chi phí xây dựng có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý. Trong bài viết này, ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn lộ trình hạch toán xây dựng nhà xưởng trên đất thuê từ lúc khởi công đến khi nghiệm thu TSCĐ trên đất thuê một cách bài bản nhất.

1. Điều kiện để chi phí xây dựng trên đất thuê được tính là chi phí hợp lý

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn, chi phí xây dựng nhà xưởng trên đất thuê chỉ được tính là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý nghiêm ngặt.

Đầu tiên, hợp đồng thuê đất phải có điều khoản rõ ràng cho phép doanh nghiệp xây dựng công trình, và phải được công chứng hoặc chứng thực theo Luật Đất đai 2024.

Thứ hai, tất cả hóa đơn chứng từ phải ghi đúng tên và mã số thuế của doanh nghiệp thuê đất, tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Cuối cùng, hình thức thanh toán phải qua ngân hàng 100% đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng, và công trình phải phục vụ trực tiếp sản xuất kinh doanh, không dùng cho mục đích phúc lợi.

>> Tham khảo thêm bài viết: Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133 mới nhất hiện nay – ACC Khánh Hòa

2. Quy trình hạch toán xây dựng nhà xưởng trên đất thuê (TK 241)

Quy trình hạch toán xây dựng nhà xưởng trên đất thuê được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành, tập trung vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ chi phí xây dựng và chi phí thuê đất để tránh nhầm lẫn.

>> Tham khảo thêm bài viết: Khám phá top 3 thủy cung Nha Trang cực đẹp – ACC Khánh Hòa

2.1. Giai đoạn tập hợp chi phí xây dựng cơ bản (TK 2412)

Bước 1: Ghi nhận chi phí vật liệu, nhân công và máy móc vào TK 2412 – Chi phí xây dựng cơ bản dở dang.

Ví dụ: Khi mua vật liệu, Nợ TK 2412 / Có TK 331 (nếu trả chậm) hoặc TK 111/112 (nếu trả ngay).

Bước 2: Theo dõi chi phí quản lý thi công và các khoản phát sinh khác, đảm bảo chứng từ hợp lệ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Lưu ý: Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), doanh nghiệp phải có giấy phép xây dựng đứng tên mình trước khi tập hợp chi phí.

>> Tham khảo thêm bài viết: Top 15 quán ăn ngon Nha Trang nên thử – ACC Khánh Hòa

2.2. Giai đoạn nghiệm thu và kết chuyển sang Tài sản cố định (TK 211)

Bước 1: Sau khi nghiệm thu, lập biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng.

Bước 2: Kết chuyển toàn bộ giá trị từ TK 241 sang TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.

Ví dụ: Nợ TK 211 / Có TK 241.

Chi phí thuê đất riêng biệt được hạch toán vào TK 242 nếu trả trước nhiều kỳ, hoặc TK 642 nếu ghi nhận hàng kỳ, theo hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

3. Cách tính và trích khấu hao nhà xưởng trên đất thuê

Khấu hao nhà xưởng trên đất thuê được trích theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 20/2026/TT-BTC, dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của tài sản nhưng không vượt quá thời hạn thuê đất còn lại trong hợp đồng.

Dưới góc độ chuyên gia pháp lý năm 2026, thời gian khấu hao phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh loại trừ khi quyết toán thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Phương pháp tính: Sử dụng phương pháp đường thẳng, ví dụ khấu hao hàng tháng Nợ TK 642 / Có TK 214.

Nếu chi phí sửa chữa lớn dưới 30 triệu hoặc cải tạo nhỏ, hạch toán vào TK 242 và phân bổ không quá 3 năm.

4. Thủ tục hoàn công và sở hữu công trình trên đất của người khác

Theo Luật Đất đai 2024 và Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), thủ tục hoàn công nhà xưởng trên đất thuê bao gồm nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký đất đai địa phương.

Bước 1: Chuẩn bị biên bản nghiệm thu, quyết toán khối lượng và giấy phép xây dựng.

Bước 2: Nộp đơn hoàn công để cấp chứng nhận quyền sở hữu công trình, nếu hợp đồng thuê trên 5 năm.

Công trình có thể được cấp chứng nhận sở hữu nếu phù hợp quy hoạch, nhưng quyền sở hữu gắn liền với quyền sử dụng đất thuê.

Nếu hết hạn hợp đồng, xử lý phần giá trị còn lại theo điều khoản hoàn trả; nếu tặng lại chủ đất không bồi hoàn, không được tính chi phí hợp lý.

5. Xử lý thuế GTGT đầu vào đối với chi phí xây dựng nhà xưởng

Thuế GTGT đầu vào từ chi phí xây dựng được khấu trừ nếu công trình phục vụ sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Doanh nghiệp kê khai hóa đơn GTGT hợp lệ, thanh toán qua ngân hàng, và lưu chứng từ đầy đủ.

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, không được hoàn thuế nếu thiếu điều khoản cho phép xây dựng trong hợp đồng thuê đất.

6. Bộ hồ sơ quyết toán cần thiết để giải trình với cơ quan Thuế

Để quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Danh sách hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị (Checklist):

• Hợp đồng thuê đất/thuê mặt bằng lâu dài.
• Giấy phép xây dựng (đứng tên doanh nghiệp thuê đất).
• Hợp đồng thi công, bảng quyết toán khối lượng XDCB hoàn thành.
• Biên bản nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
• Hóa đơn GTGT của các nhà thầu thi công, vật tư.

Câu hỏi thường gặp

Đất mượn của giám đốc có được hạch toán xây nhà xưởng không?

Được, nhưng phải có hợp đồng mượn đất rõ ràng và ghi rõ điều khoản doanh nghiệp được quyền xây dựng công trình trên đất. Tuy nhiên, tốt nhất nên chuyển sang hợp đồng thuê với giá 0 đồng hoặc giá rẻ để đảm bảo tính pháp lý.

Thuế GTGT xây dựng nhà xưởng trên đất thuê có được hoàn không?

Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu công trình phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT và có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán ngân hàng.

Nhà xưởng trên đất thuê có được cấp sổ hồng (chứng nhận sở hữu) không?

Có thể được cấp chứng nhận sở hữu công trình trên đất thuê nếu hợp đồng thuê có thời hạn trên 5 năm và giấy phép xây dựng đúng quy định (Tùy theo quy hoạch tại địa phương).

Khi thuê đất có hợp đồng dài hạn, có cần phải hạch toán chi phí thuê đất trước khi đưa vào sử dụng không?

Có, nếu hợp đồng thuê đất có thời gian dài hạn (trên 1 năm), chi phí thuê đất cần được ghi nhận là chi phí trả trước và phân bổ dần vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo từng kỳ.

Phân bổ chi phí thuê đất trong trường hợp thuê dài hạn thế nào?

Nếu hợp đồng thuê đất có thời gian dài hạn, chi phí thuê đất sẽ được phân bổ vào các kỳ theo hợp đồng, và doanh nghiệp cần hạch toán vào tài khoản 242 hoặc 642 như đã đề cập. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuê đất ngắn hạn hoặc thuê theo tháng/quý, chi phí thuê đất sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ.

Hướng dẫn hạch toán xây dựng nhà xưởng trên đất thuê đòi hỏi doanh nghiệp phải phân biệt rõ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng và tài sản lâu dài sẽ được hình thành. Việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán và phân bổ chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp trong báo cáo tài chính. Với bài viết chi tiết  ACC Khánh Hòa, chúng tôi hy vọng bạn đã trang bị được nhiều kiến thức bổ ích.