Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào? Tìm hiểu thêm

Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Việc xử lý đúng cách giúp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào? Tìm hiểu thêm

Hóa đơn bị loại hạch toán xảy ra khi cơ quan thuế hoặc đơn vị kiểm tra phát hiện sai sót về hình thức, nội dung hoặc tính hợp lệ của hóa đơn. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các hóa đơn không đáp ứng điều kiện hạch toán sẽ không được trừ chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh kịp thời để tránh bị truy thu thuế và phạt. Việc xác định nguyên nhân loại bỏ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác kế toán.

2. Nguyên nhân khiến hóa đơn bị loại hạch toán

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hóa đơn bị loại hạch toán, bao gồm sai sót về mã số thuế, ngày tháng không khớp hoặc thiếu chữ ký điện tử. Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định rõ các tiêu chí kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trong quá trình hạch toán. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc kiểm tra nội dung hóa đơn trước khi đưa vào sổ sách. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố này để giảm thiểu rủi ro bị loại bỏ.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng theo quy định

3. Cách xử lý khi hóa đơn bị loại hạch toán

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh theo quy định hiện hành.

• Bước 1: Rà soát lại toàn bộ hóa đơn bị nghi ngờ và xác định sai sót cụ thể. Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Doanh nghiệp nên lập biên bản kiểm tra nội bộ và thu thập chứng từ bổ sung để chứng minh tính hợp lệ.
• Bước 2: Liên hệ với bên phát hành hóa đơn để điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế. Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, việc điều chỉnh phải được thực hiện trong thời hạn quy định và cập nhật vào hệ thống kế toán.
• Bước 3: Nộp hồ sơ giải trình cho cơ quan thuế nếu cần thiết. Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Hồ sơ bao gồm bản giải trình, hóa đơn điều chỉnh và các chứng từ liên quan để được chấp nhận hạch toán lại.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên

4. Hậu quả khi không xử lý hóa đơn bị loại hạch toán đúng cách

Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định mức phạt hành chính đối với trường hợp hạch toán sai. Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng nêu rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc duy trì tính chính xác của sổ sách. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh lâu dài.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn bị loại hạch toán có được điều chỉnh sau thời hạn không?

Trả lời: Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định sau khi phát hiện sai sót. Việc nộp hồ sơ giải trình cần thực hiện đúng quy trình để được chấp nhận. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ.

Chi phí từ hóa đơn bị loại hạch toán có được khấu trừ thuế không?

Trả lời: Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định rõ chi phí từ hóa đơn không hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế. Doanh nghiệp cần loại bỏ các khoản chi này khỏi bảng kê khai. Việc này giúp tránh bị phạt và truy thu sau này.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi hóa đơn bị loại hạch toán?

Trả lời: Hồ sơ thường bao gồm biên bản kiểm tra, hóa đơn điều chỉnh và giải trình chi tiết theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể các giấy tờ cần thiết. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ để quá trình xử lý diễn ra thuận lợi.

Xem thêm: Hạch toán chi phí xăng dầu thế nào? Tìm hiểu thêm

Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy định pháp luật để xử lý hiệu quả. Việc tuân thủ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 20/2026/TT-BTC giúp giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật kiến thức để duy trì sổ sách chính xác. Liên hệ ACC Khánh Hòa để được hỗ trợ chi tiết về vấn đề hóa đơn bị loại hạch toán thế nào và các thủ tục liên quan.