Hóa đơn sai mã số thuế là sai sót thường gặp trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế GTGT của bên mua và nghĩa vụ kê khai của bên bán. Việc xử lý kịp thời giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để hạn chế rủi ro phát sinh. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết cách xử lý vấn đề này.
1. Hóa đơn sai mã số thuế xử lý như thế nào? Chi tiết
Khi phát hiện hóa đơn sai mã số thuế, bên bán phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định hiện hành. Sai sót về mã số thuế thường do nhập sai thông tin người mua, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và bên mua không được khấu trừ thuế đầu vào.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế cần được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Bên bán phải thông báo ngay cho bên mua để hai bên cùng phối hợp kê khai bổ sung. Việc chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế kiểm tra và áp dụng mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
2. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến hóa đơn sai mã số thuế
Sai sót mã số thuế thường xuất phát từ lỗi nhập liệu thủ công của nhân viên kế toán hoặc do bên mua cung cấp thông tin chưa chính xác. Một số trường hợp khác là do thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng chưa cập nhật kịp thời trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, dữ liệu cũ có thể bị sai lệch nếu không kiểm tra kỹ. Doanh nghiệp cần rà soát thông tin người mua trước khi xuất hóa đơn để giảm thiểu các sai sót này.
Xem thêm: Mẫu 09 MST về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mới
3. Quy trình xử lý hóa đơn sai mã số thuế
Bước 1: Kiểm tra và xác nhận sai sót
Doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn với thông tin đăng ký thuế của bên mua để xác định chính xác mã số thuế nào bị sai. Quá trình này nên thực hiện trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi phát hiện lỗi nhằm tránh ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung sai sót và nội dung đã điều chỉnh theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Nếu sai sót nghiêm trọng, có thể lập hóa đơn thay thế và hủy hóa đơn cũ trên hệ thống.
Bước 3: Gửi thông báo và lưu trữ hồ sơ
Sau khi xuất hóa đơn mới, bên bán phải gửi thông báo cho bên mua và lưu trữ đầy đủ chứng từ điều chỉnh. Bên mua sử dụng hóa đơn điều chỉnh để kê khai bổ sung thuế GTGT trong kỳ tiếp theo.
Bước 4: Kê khai và nộp thuế bổ sung nếu cần
Nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 do Quốc hội ban hành. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào hồ sơ để xác nhận tính hợp lệ.
Xem thêm: Bộ đội có mã số thuế không? Thông tin chi tiết
4. Lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai mã số thuế
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng cảnh báo sai sót mã số thuế trước khi xuất. Trong trường hợp bên mua đã kê khai, hai bên cần phối hợp nộp hồ sơ điều chỉnh tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Việc tự ý hủy hóa đơn mà không có căn cứ pháp lý có thể bị xử phạt theo Nghị định 291/2026/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, cần bảo quản hóa đơn điều chỉnh tối thiểu 10 năm theo quy định.
5. Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn sai mã số thuế có được khấu trừ thuế GTGT không?
Hóa đơn có sai mã số thuế không được coi là hóa đơn hợp pháp nên bên mua không được khấu trừ thuế GTGT. Doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh kịp thời để hóa đơn mới đủ điều kiện khấu trừ theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Thời hạn xử lý hóa đơn sai mã số thuế là bao lâu?
Doanh nghiệp nên xử lý trong vòng 5 ngày làm việc sau khi phát hiện sai sót. Nếu để sang kỳ kê khai sau, cần nộp hồ sơ kê khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 2025 để tránh bị phạt.
Bên mua có cần làm gì khi nhận hóa đơn sai mã số thuế?
Bên mua cần thông báo ngay cho bên bán để được cấp hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, không nên kê khai thuế với hóa đơn sai sót để tránh bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Hóa đơn sai mã số thuế nếu không được xử lý đúng cách có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.
Để lại một bình luận