Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Đặc biệt, trong công ty thương mại, kế toán vốn bằng tiền giúp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo thanh khoản và ngăn ngừa rủi ro tài chính. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về ​​Hướng dẫn kế toán vốn bằng tiền tại công ty thương mại, giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. 

1. Vốn bằng tiền trong công ty thương mại là gì?

Vốn bằng tiền là toàn bộ các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Đây là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Theo Điều 4, Luật Kế toán 2015, vốn bằng tiền bao gồm:

– Tiền mặt tại quỹ (TK 111): Bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh nghiệp giữ tại quỹ.

– Tiền gửi ngân hàng (TK 112): Bao gồm tiền gửi tại các ngân hàng thương mại.

– Tiền đang chuyển (TK 113): Các khoản tiền đang trong quá trình chuyển từ doanh nghiệp đến ngân hàng hoặc ngược lại.

Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty thương mại có tính thanh khoản cao, sử dụng trực tiếp trong giao dịch mua bán hàng hóa; bị ảnh hưởng bởi các chính sách quản lý tiền tệ, thuế và kế toán và cần kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát, sai sót.

2. Quy định pháp luật về kế toán vốn bằng tiền

Quy định về quản lý và sử dụng vốn bằng tiền theo Điều 6, Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải ghi nhận trung thực, đầy đủ và kịp thời các giao dịch liên quan đến vốn bằng tiền.

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định doanh nghiệp phải mở sổ kế toán để theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện qua ngân hàng theo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ-CP.

Quy định về hạch toán kế toán vốn bằng tiền theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) 01, các giao dịch liên quan đến vốn bằng tiền phải được ghi nhận theo nguyên tắc:

• Giá trị thực tế
• Minh bạch, chính xác
• Ghi nhận đầy đủ và đúng thời điểm phát sinh

Xem thêm: Hướng dẫn tài khoản 641 chi phí bán hàng theo quy đinh mới

3. Hướng dẫn kế toán vốn bằng tiền tại công ty thương mại

Kế toán vốn bằng tiền trong công ty thương mại bao gồm việc ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các giao dịch liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

– Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:

• Phải phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi tiền.
• Không ghi nhận khống tiền mặt hoặc tiền gửi.
• Phải đối chiếu thường xuyên giữa sổ kế toán và thực tế (quỹ, ngân hàng).
• Phân loại và hạch toán đúng các khoản tiền có liên quan.

– Các tài khoản sử dụng

• TK 111 – Tiền mặt (1111: VNĐ, 1112: Ngoại tệ)
• TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121: VNĐ, 1122: Ngoại tệ)
• TK 113 – Tiền đang chuyển

– Quy trình kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111)

+ Thu tiền mặt từ bán hàng thu tiền mặt, thu nợ từ khách hàng, thu vốn góp, phiếu thu, hóa đơn, biên lai…

Hạch toán:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK liên quan (131 – Phải thu khách hàng, 511 – Doanh thu, 3331 – Thuế GTGT…)

+ Chi tiền mặt từ việc trả tiền mua hàng, thanh toán chi phí, nộp tiền vào ngân hàng…

Hạch toán: 

• Nợ TK liên quan (156 – Hàng hóa, 331 – Phải trả người bán, 642 – Chi phí…)
• Có TK 111 – Tiền mặt

+ Kiểm kê quỹ tiền mặt:

• Thực hiện định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).
• Đối chiếu giữa sổ kế toán và thực tế.

Nếu có chênh lệch:

• Thiếu quỹ: Nợ TK 1381 – Phải thu khác / Có TK 111
• Thừa quỹ: Nợ TK 111 / Có TK 3381 – Phải trả khác

– Quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112)

+ Thu tiền gửi ngân hàng, khách hàng thanh toán chuyển khoản, vay ngân hàng, nộp tiền mặt vào ngân hàng…

• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK liên quan (131 – Phải thu khách hàng, 515 – Doanh thu tài chính…)

+ Chi tiền gửi ngân hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương, rút tiền mặt…

• Nợ TK liên quan (331 – Phải trả người bán, 642 – Chi phí…)
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

+ Đối chiếu ngân hàng:

• Kiểm tra số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng.
• Nếu có chênh lệch, tìm nguyên nhân và xử lý (tiền về chưa ghi nhận, phí ngân hàng…).

– Báo cáo và kiểm soát vốn bằng tiền:

• Lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt theo định kỳ.
• Đối chiếu Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế toán TK 111.
• Lập Bảng đối chiếu ngân hàng giữa sổ kế toán và sao kê.
• Kiểm tra lại các khoản thu – chi có hợp lý và đúng quy định không.
• Báo cáo tình hình tiền mặt, tiền gửi hàng tháng/quý/năm.

Lưu ý quan trọng không để quỹ tiền mặt âm (vi phạm nguyên tắc kế toán), hạn chế rủi ro bằng cách thường xuyên đối chiếu thực tế với sổ sách và ghi chép đầy đủ, rõ ràng các khoản thu – chi để tránh sai sót khi kiểm tra.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại mới

4. Các sai sót thường gặp trong kế toán vốn bằng tiền

Sai sót trong ghi nhận giao dịch nhầm lẫn giữa tiền mặt và tiền gửi ngân hàng và ghi nhận sai thời điểm thu, chi tiền.

Sai sót trong kiểm kê quỹ tiền mặt, chênh lệch giữa số dư thực tế và sổ sách và không kiểm kê định kỳ, dẫn đến thất thoát.

Vi phạm quy định về thanh toán tiền mặt thanh toán tiền mặt trên 20 triệu đồng, không có chứng từ hợp lệ.

5. Các câu hỏi thường gặp

Công ty có được giữ nhiều tiền mặt trong quỹ không?

Không. Theo Nghị định 222/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp cần hạn chế giao dịch bằng tiền mặt.

Khi nào phải dùng tài khoản ngân hàng thay vì tiền mặt?

Phải dùng tài khoản ngân hàng thay vì tiền mặt khi giao dịch trên 20 triệu đồng và khi thanh toán lương nhân viên.

Công ty thương mại có cần mở nhiều tài khoản ngân hàng không?

Không bắt buộc, nhưng có thể mở nhiều tài khoản để phục vụ mục đích kinh doanh khác nhau.

Hy vọng bài viết Hướng dẫn kế toán vốn bằng tiền tại công ty thương mại đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.