Phần mềm kế toán công đoàn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý và theo dõi tài chính của các tổ chức công đoàn. Với các tính năng đặc biệt, phần mềm giúp tự động hóa các công việc kế toán, từ việc ghi chép sổ sách đến báo cáo tài chính, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán công đoàn một cách hiệu quả và dễ dàng.

1. Phần mềm kế toán công đoàn là gì?

Phần mềm kế toán công đoàn là phần mềm dành cho công đoàn cơ sở và công đoàn cấp trên cơ sở kế toán đơn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam nghiên cứu xây dựng để mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tài chính kế toán công đoàn.

2. Mục tiêu xây dựng phần mềm kế toán công đoàn 

Phần mềm kế toán công đoàn được xây dựng nhằm các mục tiêu như sau:

• Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thu, chi của CĐCS, giúp giảm thời gian công tác kế toán và nâng cao độ chính xác; các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được trình bày rõ ràng.
• Không yêu cầu nghiệp vụ kế toán phức tạp, chỉ cần cán bộ kế toán công đoàn cơ sở biết sử dụng máy tính là có thể vận hành phần mềm một cách hiệu quả.
• Đảm bảo tính thống nhất về mẫu biểu và sổ kế toán theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn.
• Phần mềm tương thích với hệ thống Quản lý tài chính, tài sản công đoàn cấp trên, tạo thuận lợi cho công đoàn cấp trên trong việc kiểm tra, đối chiếu, hoặc nhập số liệu báo cáo khi CĐCS gửi báo cáo qua Internet (email).
• Phần mềm áp dụng cho các đối tượng: Công đoàn cơ sở, Công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên, và Công đoàn cấp trên cơ sở kế toán đơn.

Xem thêm: Sơ lược về phần mềm kế toán Misa

3. Hướng dẫn tải phần mềm kế toán công đoàn

Để sử dụng phần mềm kế toán công đoàn, trước hết người dùng cần cài đặt phần mềm với các bước như sau”

Bước 1. Tải phần mềm

Tải phần mềm kế toán từ trang web của Tổng Liên đoàn LĐVN bằng cách truy cập vào trang web www.congdoanvn.org.vn => chọn “Download phần mềm tài chính CĐ” 

Lưu ý: Nhớ vị trí tệp được tải về trong máy để thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2. Cài đặt phần mềm 

Giải nén tệp vừa tải về để hiển thị các thư mục và một số file (Nếu CĐCS được cấp trên phát đĩa, trong đĩa cũng có các thư mục và file như trên).

– Vào thư mục “Caidatphanmemketoancongdoan” => chạy file Setup.exe để cài đặt chương trình vào C:Program files. Sau đó bạn sẽ nhận được thông báo Chú ý trước khi cài đặt cần đóng tất cả các chương trình đang chạy trên máy tính  như các chương trình diệt virus, word, exel …

Bước 3. Sử dụng chương trình kế toán mới

Phần mềm được cài mặc định vào trong C:Program files, nhưng chưa thể sử dụng được ngay.

Copy thư mục: “KetoanCDcoso2011” (đã giải nén ở trên) vào trong ổ D: của máy và chạy chương trình bằng cách chạy file “Ketoancongdoan.exe” trong thư mục KetoanCDcoso2011 này.

• Để đưa biểu tượng chương trình ra màn hình thực hiện như sau: bấm chuột phải tại file Ketoancongdoan.exe => chọn “Send to” => chọn “Desktop”.
• Các đơn vị lần đầu tiên cài đặt chương trình sử dụng chương trình này để bắt đầu nhập chứng từ và các thông tin theo hướng dẫn tại phần 2- Hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Để chương trình hiển thị và gõ được phông chữ tiếng Việt có dấu, bạn phải cài đặt bộ gõ tiếng Việt có hỗ trợ phông chữ ABC theo TCVN3. Khi nhập chứng từ cũng như khai báo các thông tin, bắt buộc phải chọn bảng mã TCVN3.

Xem thêm: Top 10 phần mềm sổ sách kế toán tốt nhất hiện nay

4. Hướng dẫn chuyển dữ liệu phần mềm kế toán công đoàn

Nếu trước đây đã sử dụng phần mềm TaichinhTLD hoặc Ketoancongdoan2605201, bạn sẽ phải chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới như sau:

Bước 1: Xác định vị trí dữ liệu chương trình cũ 

Chạy chương trình cũ, phía dưới màn hình hiển thị đường dẫn file dữ liệu chương trình

Bước 2: Chuyển dữ liệu 

• Để chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới, bạn thực hiện như sau:
• Chọn thực đơn “Quản lý các file dữ liệu tài chính” 
• Chọn “Nhập dữ liệu từ máy khác” => bấm “Tiếp tục” 
• Chọn file TCCD2011.MDB trong thư mục data của chương trình cũ – theo đường dẫn tại bước 1 (VD C:Program filesTaichinhTLDData)
• Bấm  “Open” => chọn “Có” khi chương trình hỏi có muốn nhập tất cả các năm.

5. Câu hỏi thường gặp

Các phím chức năng thông dụng trong phần mềm kế toán công đoàn là gì?

Các phím chức năng hay sử dụng với phần mềm kế toán công đoàn bao gồm:

• Phím F4: Xóa nội dung ô đã nhập
• Phím F5: Hiển thị các danh sách tham khảo
• Phím F6: Nhập 1 ô có nội dung giống nội dung của ô t­ương ứng chứng từ trước.
• Phím F8: Để copy một ô
• Phím F9: Dán sang ô khác

Tôi có cần phải có kiến thức kế toán chuyên sâu để sử dụng phần mềm này không? 

Không, phần mềm không yêu cầu người sử dụng phải có kiến thức kế toán chuyên sâu. Nó được tối ưu hóa để dễ dàng sử dụng bởi những cán bộ kế toán không chuyên.

Phần mềm có cập nhật thường xuyên không? 

Có. Phần mềm sẽ được cập nhật định kỳ để đảm bảo tính ổn định và đáp ứng các yêu cầu mới từ cơ quan quản lý.

Việc sử dụng phần mềm kế toán công đoàn không chỉ giúp công tác quản lý tài chính trở nên đơn giản và chính xác mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của công đoàn. Bằng cách áp dụng đúng các tính năng của phần mềm, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và lập báo cáo tài chính, đảm bảo sự minh bạch và phát triển bền vững cho tổ chức. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của ACC Khánh Hòa, bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin hữu ích và dễ dàng áp dụng.