Thủ tục làm lại sổ BHXH chi tiết

Làm lại sổ bhxh là thủ tục hành chính không thể trì hoãn khi cuốn sổ gốc – bằng chứng duy nhất ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội – bị mất, hư hỏng hoặc chứa thông tin sai lệch. Mỗi sai sót hay thất lạc đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưu trí, ốm đau, thai sản về sau, do đó việc khôi phục chính xác, kịp thời là ưu tiên hàng đầu. Cùng ACC Khánh Hòa làm rõ từng bước để bạn chủ động bảo vệ an sinh của mình.

Mục Lục

1. Thủ tục làm lại sổ BHXH chi tiết

Để hoàn tất thủ tục làm lại sổ bhxh, người lao động cần thực hiện theo trình tự các bước sau đây, dựa trên hướng dẫn tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH 2026 và các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định

Người đề nghị cấp lại sổ cần thu thập đầy đủ các giấy tờ nêu tại mục 3. Tờ khai 01-SBH phải được điền chính xác, ghi rõ lý do cấp lại. Nếu đang làm việc, cần có xác nhận của doanh nghiệp trước khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền

Người lao động có thể lựa chọn một trong ba địa điểm tiếp nhận: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp phường/xã nơi cư trú; nộp qua đơn vị sử dụng lao động để doanh nghiệp chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đóng; hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích theo địa chỉ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp phường/xã.

Bước 3: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin

Sau thời gian giải quyết, người lao động đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận sổ bảo hiểm xã hội mới. Khi nhận, cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin cá nhân, số định danh, quá trình đóng, các mốc thời gian đã ghi nhận.

2. Trường hợp cần làm lại sổ BHXH

Để xác định có thuộc diện phải thực hiện thủ tục làm lại sổ bhxh hay không, người lao động cần đối chiếu với các tình huống thực tế mà pháp luật hiện hành quy định. Căn cứ Điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp lại sổ trong những trường hợp:

Sổ bảo hiểm xã hội bị mất, thất lạc do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan;
Sổ bị rách nát, hư hỏng nặng, không còn nguyên vẹn, dữ liệu trên sổ không thể đọc được;
Thông tin cá nhân trên sổ có sai sót cần điều chỉnh, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, số định danh cá nhân;
Thay đổi giấy tờ tùy thân dẫn đến thông tin trên sổ không khớp với giấy tờ hiện tại (ví dụ đổi từ chứng minh nhân dân sang căn cước công dân gắn chip);
Điều chỉnh thời gian đóng, mức lương đóng đã ghi trên sổ mà cơ quan bảo hiểm xã hội xác định cần cấp đổi sổ mới;
Trường hợp khác theo quy định của Chính phủ hoặc hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH 2026.

Những trường hợp này đều có điểm chung là thông tin trên sổ không còn đảm bảo giá trị pháp lý hoặc không thể sử dụng để giải quyết chế độ. Vì vậy, việc nắm rõ mình thuộc diện nào giúp chuẩn bị hồ sơ chính xác, tránh đi lại nhiều lần.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH chi tiết

3. Hồ sơ làm lại sổ BHXH

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là yếu tố quyết định thời gian xử lý thủ tục làm lại sổ bhxh. Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH 2026, hồ sơ cấp lại sổ được quy định thống nhất, bao gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (theo mẫu số 01-SBH ban hành kèm Quyết định số 366/QĐ-BHXH). Đây là mẫu khai bắt buộc, trong đó người lao động ghi rõ lý do đề nghị cấp lại, thông tin cá nhân hiện tại và các điều chỉnh nếu có.
Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân còn hiệu lực. Trường hợp thông tin trên sổ sai lệch so với giấy tờ tùy thân, phải kèm bản sao giấy tờ chứng minh việc thay đổi (ví dụ: giấy khai sinh, quyết định thay đổi họ tên, chứng nhận số định danh cá nhân mới).
Sổ bảo hiểm xã hội cũ (nếu còn), đối với trường hợp sổ bị rách, hỏng hoặc sai thông tin. Đối với trường hợp mất sổ, người lao động không cần nộp lại.
Văn bản xác nhận của đơn vị sử dụng lao động về quá trình đóng và quản lý sổ, áp dụng khi người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Văn bản này thường là danh sách lao động đề nghị cấp lại sổ (mẫu D01b-TS nếu có) hoặc công văn xác nhận của đơn vị về việc thất lạc sổ.
Giấy ủy quyền trong trường hợp người lao động không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà nhờ cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện.

Lưu ý thực tế: Người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai trước khi ký, đặc biệt là số định danh cá nhân – mã số quan trọng để đồng bộ dữ liệu bảo hiểm xã hội với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ nộp trực tiếp có thể mang theo bản gốc để đối chiếu; nếu nộp qua đường bưu điện, cần sao y chứng thực các giấy tờ liên quan.

Xem thêm: Các trường hợp cấp lại giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH

4. Chi phí làm lại sổ BHXH

Một trong những băn khoăn phổ biến là liệu thủ tục làm lại sổ bhxh có phát sinh lệ phí hay không. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn, việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong các trường hợp mất, hỏng, sai thông tin về nguyên tắc được miễn phí. Người lao động không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí hành chính nào cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi thực hiện quy trình này.

Trường hợp sử dụng dịch vụ bưu chính để gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả tận nhà, chi phí bưu điện sẽ do người lao động chi trả theo bảng giá của đơn vị cung cấp. Nếu lựa chọn ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thực hiện, cá nhân có thể phát sinh chi phí dịch vụ theo thỏa thuận, nhưng bản thân thủ tục tại cơ quan nhà nước là không thu phí. Như vậy, về mặt quy định, người tham gia có thể yên tâm rằng quyền lợi của mình được đảm bảo mà không chịu thêm gánh nặng tài chính.

5. Lý do chọn ACC Khánh Hòa để làm lại sổ BHXH

Khi cần hỗ trợ thủ tục làm lại sổ bhxh, nhiều người lao động lựa chọn đồng hành cùng ACC Khánh Hòa bởi những giá trị thiết thực sau:

Tiết kiệm chi phí: Chúng tôi tối ưu hóa toàn bộ quy trình, giúp khách hàng tránh phát sinh những khoản không cần thiết, đồng thời tư vấn rõ ràng về các lựa chọn miễn phí để đảm bảo lợi ích cao nhất.
Đội ngũ chuyên gia: Nhân sự của ACC Khánh Hòa am hiểu sâu sắc về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, thường xuyên cập nhật các thay đổi pháp lý mới để áp dụng chính xác cho từng trường hợp.
Tư vấn chuyên sâu: Mỗi hồ sơ được xem xét kỹ lưỡng, chỉ rõ điểm cần lưu ý, cách khắc phục sai sót và lộ trình nhanh nhất để đạt kết quả.
Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu chuẩn bị tờ khai, xác nhận của doanh nghiệp, đến nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ, chúng tôi đồng hành xuyên suốt nhằm hạn chế tối đa thời gian đi lại và thủ tục rườm rà cho khách hàng.

Việc lựa chọn một đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm như ACC Khánh Hòa chính là giải pháp để biến một thủ tục hành chính tưởng chừng phức tạp trở nên đơn giản, nhanh chóng và an toàn.

6. Câu hỏi thường gặp

Làm lại sổ BHXH mất bao lâu?

Thời gian giải quyết thủ tục làm lại sổ bhxh phụ thuộc vào tính chất hồ sơ. Đối với trường hợp thông thường , cơ quan bảo hiểm xã hội trả kết quả trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Nếu cần xác minh thời gian đóng từ nhiều đơn vị hoặc có yếu tố liên tỉnh, thời gian tối đa là 20 ngày làm việc.

Có được ủy quyền làm lại sổ BHXH không?

Có, pháp luật cho phép người lao động ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục làm lại sổ bhxh. Trong trường hợp này, ngoài hồ sơ cơ bản, cần có thêm giấy ủy quyền hợp lệ, bản sao giấy tờ tùy thân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Sổ BHXH cũ bị mất có ảnh hưởng đến quá trình đóng không?

Việc mất sổ bảo hiểm xã hội không làm mất đi quá trình đóng và quyền lợi đã tích lũy, bởi toàn bộ dữ liệu được lưu trữ điện tử trên hệ thống của cơ quan bảo hiểm xã hội. Khi thực hiện thủ tục làm lại sổ bhxh, cơ quan chức năng sẽ truy xuất lịch sử đóng từ cơ sở dữ liệu để in vào sổ mới.

Làm lại sổ bhxh đúng thủ tục là bước đi cần thiết để đảm bảo tính liên tục và chính xác của hồ sơ an sinh, tránh mọi rủi ro pháp lý về sau. Nếu bạn cần hướng dẫn cụ thể hoặc muốn rút ngắn tối đa thời gian xử lý, hãy liên hệ ngay ACC Khánh Hòa để được đội ngũ chuyên môn hỗ trợ tận tâm và kịp thời.