Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy là tài liệu quan trọng được lập ra nhằm quản lý, kiểm soát và xử lý hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Việc hủy hóa đơn cần tuân theo các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và tránh các rủi ro liên quan đến quản lý thuế. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục thực hiện.
1. Thế nào là mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy?
Mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy là một văn bản được lập ra để ghi nhận lại toàn bộ quá trình kiểm kê các hóa đơn không còn giá trị sử dụng, đồng thời làm cơ sở để thực hiện hủy hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
Hóa đơn cần hủy có thể bao gồm hóa đơn bị in sai, in thừa, in trùng; hóa đơn hỏng trong quá trình bảo quản, lưu trữ; hóa đơn không sử dụng đến do tổ chức, doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc chuyển đổi hình thức hoạt động; hóa đơn hết giá trị sử dụng do thay đổi chính sách thuế hoặc quy định pháp luật.
2. Các nội dung cơ bản trong biên bản
Thông tin cơ bản của tổ chức, doanh nghiệp:
- Tên tổ chức/cá nhân.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ liên hệ.
Thông tin hóa đơn cần kiểm kê:
- Loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, dịch vụ,…).
- Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn.
- Số lượng hóa đơn kiểm kê.
- Lý do hủy hóa đơn.
Kết quả kiểm kê:
- Số lượng hóa đơn cần hủy.
- Trạng thái hóa đơn (đã phát hành hay chưa phát hành).
- Các lưu ý đặc biệt (nếu có).
Chữ ký xác nhận:
- Đại diện tổ chức/cá nhân lập biên bản.
- Đại diện cơ quan thuế hoặc bên thứ ba (nếu có).
Xem thêm: Mẫu giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô
3. Mẫu biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ
Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ cơ bản và phù hợp với pháp luật hiện hành
>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ
Xem thêm: Mẫu giấy phép kinh doanh hộ gia đình mới
4. Khi nào cần lập biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy?
4.1. Hóa đơn không còn giá trị sử dụng
Theo Điều 29, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn và chứng từ, các loại hóa đơn không còn giá trị sử dụng bao gồm:
- Hóa đơn giấy chưa sử dụng khi tổ chức chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn bị sai sót không thể điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn in thừa hoặc in trùng.
4.2. Tổ chức/doanh nghiệp ngừng hoạt động
Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, hoặc ngừng kinh doanh, các hóa đơn chưa sử dụng phải được kiểm kê để thực hiện hủy theo quy định.
4.3. Thay đổi quy định pháp luật
Hóa đơn bị thay đổi về mẫu mã hoặc không còn phù hợp với các quy định mới cần được kiểm kê và hủy bỏ để tránh sai phạm.
5. Hồ sơ biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy
Hồ sơ liên quan đến biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy bao gồm các tài liệu sau:
– Biên bản kiểm kê hóa đơn
- Đây là tài liệu chính ghi nhận toàn bộ quá trình kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Cần được lập đầy đủ, chính xác và có chữ ký của các bên liên quan.
– Quyết định hủy hóa đơn là văn bản do người đứng đầu tổ chức/doanh nghiệp ban hành, nêu rõ lý do, danh sách hóa đơn cần hủy và phương thức hủy.
– Danh sách hóa đơn cần hủy, danh sách này phải bao gồm đầy đủ thông tin:
- Tên loại hóa đơn.
- Mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
- Số lượng.
– Biên bản hủy hóa đơn được lập sau khi thực hiện hủy hóa đơn, ghi nhận kết quả hủy và có chữ ký của các bên liên quan và cơ quan thuế (nếu có).
– Các tài liệu khác (nếu có)
- Hợp đồng in hóa đơn (nếu hủy hóa đơn in sai).
- Giấy tờ xác nhận từ cơ quan thuế (trường hợp có kiểm tra giám sát).
6. Các câu hỏi thường gặp
Hủy hóa đơn có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Có. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức/doanh nghiệp phải thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện hủy.
Hóa đơn điện tử có cần lập biên bản kiểm kê để hủy không?
Có. Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, khi thực hiện hủy, doanh nghiệp vẫn cần lập biên bản kiểm kê và các tài liệu liên quan để làm căn cứ xử lý.
Hóa đơn tự in sai có bắt buộc phải hủy?
Hóa đơn tự in bị sai về nội dung (như mã số thuế, số tiền,…) không thể điều chỉnh hoặc thay thế phải được kiểm kê và hủy theo quy định.
Ai chịu trách nhiệm ký biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy?
Đại diện pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp. Người phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền. Đại diện cơ quan thuế (nếu có yêu cầu).
Không hủy hóa đơn sai quy định có bị phạt không?
Có. Theo Điều 28, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không hủy hóa đơn khi không còn giá trị sử dụng có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với cá nhân, và từ 8.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng đối với tổ chức.
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận