Việc mất hóa đơn chưa sử dụng là một tình huống có thể xảy ra trong quá trình quản lý, lưu trữ hóa đơn của các tổ chức, cá nhân. Khi sự cố này xảy ra, để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cần lập biên bản mất hóa đơn và thông báo kịp thời cho cơ quan thuế. Để biết thêm thông tin về mẫu biên bản mất hoá đơn chưa sử dụng, hãy cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

1. Hoá đơn chưa sử dụng được hiểu như thế nào?

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có đưa ra định nghĩa hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Như vậy, có thể hiểu hóa đơn chưa sử dụng có thể được hiểu là hóa đơn mà tổ chức, cá nhân đã nhận được (dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy) nhưng chưa được phát hành, lập và sử dụng trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. .

2. Mẫu biên bản mất hoá đơn chưa sử dụng

Với trường hợp mất hoá đơn chưa sử dụng, bạn cần lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc theo mẫu BC21/AC dưới đây:

                                            ………, ngày………tháng………năm 20……

       BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN

Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn:……………………………………..

Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………….

Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn. 

Hồi…… giờ…….. ngày……..tháng……..năm……..,  (tổ chức, cá nhân)  xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

Lý do mất, cháy, hỏng hoá đơn: ……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

>>> Tải ngay tại Mẫu báo cáo mấy, cháy, hỏng hoá đơn

Xem thêm: Mẫu giấy phép kinh doanh hộ gia đình mới

3. Các bước lập biên bản mất hóa đơn chưa sử dụng

Khi làm mất hoá đơn, cần thực hiện các bước lập biên bản như sau:

Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn: 

Biên bản này cần ghi rõ thông tin chi tiết về hóa đơn bị mất, bao gồm:

• Mã số thuế của tổ chức, cá nhân.
• Số và ký hiệu hóa đơn bị mất.
• Số lượng hóa đơn bị mất.
• Ngày phát hiện mất hóa đơn.
• Các thông tin liên quan đến sự mất mát (có thể do thiên tai, hỏa hoạn, thất lạc, v.v.).

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế: 

Sau khi lập biên bản mất hóa đơn, tổ chức, cá nhân phải gửi thông báo mất hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý trong thời gian quy định (thường là 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất).

Bước 3: Lưu trữ biên bản và chứng từ: 

Biên bản mất hóa đơn phải được lưu trữ và có thể được yêu cầu khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra

Xem thêm: Mẫu đơn xin phép sửa chữa nhà cấp 4 chuẩn xác nhất

4. Làm mất hoá đơn có vi phạm pháp luật không?

Căn cứ quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC và Thông tư sửa đổi số 176/2016/TT-BTC, việc làm mất hoá đơn có thể bị xử phạt cảnh cáo và phạt hành chính như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Làm mất hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
• Làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
• Làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ trừ các trường hợp đã được liệt kê ở trên.

Như vậy, khi sử dụng và phát hành hoá đơn, cần lưu ý bảo quản và lưu trữ để tránh những trường hợp mất, cháy, hư hỏng không mong muốn.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn thông báo mất hoá đơn là bao lâu? 

Trong vòng 5 ngày sau khi làm mất hóa đơn, kế toán phải làm thông báo với cơ quan thuế theo quy định.

Khi sử dụng hoá đơn, người mua có cần lưu ý gì không?

Có, tại Điều 56 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ như sau:

1. Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.
2. Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.
3. Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn.
4. Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.
5. Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu, trường hợp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì phải cung cấp hóa đơn bản gốc, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện quy định về việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

Hệ thống thông tin về hoá đơn sẽ do cơ quan nào quản lý?

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại khoản 4 Điều 43 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu biên bản mất hóa đơn chưa sử dụng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các trường hợp mất mát hóa đơn. Việc lập biên bản một cách đầy đủ, chính xác và thông báo kịp thời cho cơ quan thuế sẽ giúp tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán, thuế. Hy vọng những thông tin trong bài viết này của ACC Khánh Hòa đã giúp bạn có được nhiều thông tin bổ ích.