Biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một trong những văn bản quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên. Đây không chỉ là căn cứ để xử lý trách nhiệm của bên vi phạm mà còn góp phần đảm bảo quyền lợi cho bên bị thiệt hại. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục thực hiện.

1. Thế nào là mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng?

Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng là văn bản ghi nhận hành vi vi phạm của một bên trong quá trình thực hiện hợp đồng đã ký kết. Văn bản này thường được sử dụng để xác định cụ thể hành vi vi phạm hợp đồng, ghi nhận ý kiến của các bên liên quan và đưa ra mức phạt cụ thể theo quy định trong hợp đồng và pháp luật.

Biên bản này có vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp và làm căn cứ pháp lý nếu hai bên cần đến sự can thiệp của tòa án hoặc trọng tài thương mại.

2. Khi nào cần lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng?

Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng được lập khi xảy ra các trường hợp và hành vi sau:

– Vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng khi một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết, ví dụ giao hàng sai hạn, không cung cấp dịch vụ như thỏa thuận.

– Vi phạm điều khoản về thanh toán như không thanh toán đúng hạn, thanh toán không đủ số tiền theo quy định trong hợp đồng.

– Vi phạm điều khoản bảo mật, cung cấp thông tin bí mật của bên còn lại cho bên thứ ba.

– Vi phạm điều khoản về chất lượng, sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn đã cam kết.

Biên bản phạt vi phạm hợp đồng cần được lập ngay khi phát hiện hành vi vi phạm hoặc trong thời gian hợp lý sau khi có bằng chứng xác thực. Việc lập biên bản kịp thời giúp bảo vệ quyền lợi của bên bị vi phạm và hạn chế rủi ro tranh chấp kéo dài.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê lại đất trong khu công nghiệp

3. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng

Dưới đây là mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng cơ bản, phù hợp với pháp luật Việt Nam hiện hành

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……., ngày…….. tháng……..năm

BIÊN BẢN PHẠT VI PHẠM HỢP ĐỒNG

(Về việc: Phạt vi phạm hợp đồng số ….)

Hôm nay, vào hồi… ngày… tháng… năm… tại……………………………..

Căn cứ Hợp đồng số……………………………….

Chúng tôi gồm:

– Tôi: ………………….………………………….

Ngày sinh:…………………………………………………

Số điện thoại: …………………………………………………

CCCD số……………… cấp ngày…………… tại…………………………………

Chỗ ở hiện nay: …………………………………………………

– Những người làm việc với tôi, gồm:

+ Ông/Bà: …………………………………………………

Ngày sinh: …………………………………………………

Số điện thoại: …………………………………………………

CCCD số……..………………..cấp ngày………………. tại………………………………

Chỗ ở hiện nay: …………………………………………………

+ Ông/Bà: …………………………………………………

+…

– Những người khác:

+ Ông……………………….… CCCD số cấp ngày… tại………………

+…

Nội dung làm việc:

Vào hồi… ngày… tháng… năm… tôi và gia đình ông/bà……………..có giao kết Hợp đồng thuê nhà số… lập ngày… đến ngày… hợp đồng kết thúc, gia đình ông/bà………….chưa trả tiền thuê nhà……….… tháng và đã làm hỏng một số đồ nội thất trong nhà. Hành vi này đã vi phạm Điều……………… về nghĩa vụ giữ gìn tài sản trong Hợp đồng thuê nhà số…

Qua làm việc, chúng tôi thống nhất các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng như sau:

– Gia đình ông/bà………………. trả số tiền thuê nhà trong… tháng là: …

– Gia đình ông/bà trả số tiền……………….… do vi phạm Điều……. Hợp đồng thuê nhà để sửa chữa nội thất.

Biên bản này gồm… trang, có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện.

Người lập                             Người làm việc với tôi                 (ký, ghi rõ họ tên)                        (ký, ghi rõ họ tên)                   

Người xác nhận

(Nêu ý kiến, ký, ghi rõ họ tên)

>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng

Xem thêm: Mẫu hợp đồng trách nhiệm

4. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng

Ở phần đầu biên bản, cần nêu rõ căn cứ phạt vi phạm hợp đồng, trong đó ghi rõ về tên của văn bản, số văn bản, ký hiệu, cơ quan ban hành cụ thể, thời gian ban hành và nội dung được trích yếu làm căn cứ.

Phần nội dung của biên bản bao gồm: 

– Phần này sẽ bao gồm thông tin của các bên gồm cả những người có liên quan khác: Họ tên, địa chỉ, email, họ tên người đại diện nếu là tổ chức, ngày tháng năm sinh, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ liên hệ.

– Cần nêu rõ hành vi vi phạm của bên vi phạm là gì và điều này được quy định ở Điều, khoản nào trong hợp đồng đã ký trước đó.

5. Lưu ý mức phạt vi phạm hợp đồng

Quy định pháp luật về mức phạt theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm hợp đồng không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm (đối với hợp đồng thương mại). Trong các hợp đồng dân sự thông thường, mức phạt do các bên thỏa thuận nhưng không được vi phạm các nguyên tắc cơ bản của pháp luật.

Một số lưu ý quan trọng mức phạt vi phạm chỉ áp dụng khi các bên có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. Nếu không, bên bị vi phạm chỉ được yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế. Bên bị vi phạm không được đồng thời yêu cầu cả phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại trừ khi có thỏa thuận khác. Mức phạt phải hợp lý và không được mang tính trừng phạt, gây bất lợi quá mức cho bên vi phạm. Đối với các hợp đồng thuộc lĩnh vực xây dựng, vận tải, hoặc hợp đồng dịch vụ công, cần tham chiếu thêm các nghị định, thông tư hướng dẫn chuyên ngành.

6. Các câu hỏi thường gặp 

Nếu không có thỏa thuận phạt trong hợp đồng, có được áp dụng phạt vi phạm không?

Không. Theo Điều 300 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm chỉ được áp dụng khi có thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu không có điều khoản này, bên bị vi phạm chỉ được yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế.

Làm thế nào để xác định giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm?

Giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm là phần nghĩa vụ mà bên vi phạm không thực hiện hoặc thực hiện không đúng. Ví dụ trong hợp đồng cung cấp hàng hóa, giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm là giá trị lô hàng không đạt chất lượng hoặc giao thiếu hay trong hợp đồng dịch vụ, giá trị bị vi phạm là chi phí của dịch vụ chưa hoàn thành hoặc thực hiện không đúng.

Có thể yêu cầu cả phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại không?

Có thể, nếu hai bên có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. Tuy nhiên, theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, các bên cần tránh chồng lấn các chế tài này để đảm bảo tính hợp lý.

Nếu một bên không ký biên bản phạt vi phạm, văn bản có giá trị pháp lý không?

Có. Biên bản phạt vi phạm vẫn có giá trị pháp lý nếu được lập dựa trên chứng cứ rõ ràng và có sự xác nhận từ bên thứ ba (nếu cần thiết). Trong trường hợp tranh chấp, biên bản này là tài liệu tham khảo khi giải quyết tại tòa án hoặc trọng tài thương mại.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.