Trong thời đại chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán và tuân thủ đúng pháp luật. Hóa đơn điện tử và biên bản thay thế hóa đơn điện tử là những nội dung quan trọng, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục thực hiện.

1. Thế nào là hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, lập và xử lý trên hệ thống điện tử, không cần sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Loại hóa đơn này được pháp luật Việt Nam quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

1.1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử

Hình thức của hoá đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập trên phần mềm chuyên dụng và gửi cho khách hàng qua email, hệ thống trực tuyến hoặc các nền tảng tích hợp khác.

Hoá đơn điện tử phải được ký số bằng chữ ký số của người bán để đảm bảo tính pháp lý. Hoá đơn điện tử được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, và các giao dịch khác có phát sinh nghĩa vụ thuế.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) dành cho tổ chức, doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ; hóa đơn bán hàng áp dụng cho tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp và các loại hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền điện tử, hoặc hóa đơn đặc thù theo quy định.

1.3. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử có rất nhiều lợi ích thiết thực như giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn; đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, cháy hỏng như hóa đơn giấy; hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng và chính xác và phù hợp với xu hướng hiện đại hóa, giảm tải thủ tục hành chính.

Hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp từ ngày 1/7/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử

Dưới đây là mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất năm 2024

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————

BIÊN BẢN THỎA THUẬN LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THAY THẾ
CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Số: …………)

Căn cứ vào hợp đồng ;

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019;

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ;
Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2024 hai bên chúng tôi gồm có:

Đơn vị bán hàng:            

Mã số thuế:………………………….

Địa chỉ:………………………….
Đại diện:………………………….

Chức vụ:…………………………. 

Đơn vị mua hàng:

Mã số thuế:………………………….

Địa chỉ:………………………….
Đại diện:………………………….

Chức vụ:…………………………. 

Hai bên thống nhất lập hóa đơn thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ngày

…/…/2024

Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa dẫn đến sai đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán

Cụ thể như sau:
1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn Mẫu số ………………………………. ngày …/…/2024 như sau:

2. 
   Nội dung đúng theo thỏa thuận và thực tế mua bán:

3. 
   Hai bên thống nhất như sau:

Bên bán sẽ xuất hóa đơn mới vào ngày …/…/2024 để thay thế cho hóa đơn sai sót Mẫu số ……………… ngày …/…./2024
  

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử

Xem thêm: Mẫu đơn xin thôi việc của cán bộ công chức chi tiết

3. Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, người bán và người mua phải lập biên bản để xử lý. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là văn bản ghi nhận sự đồng ý giữa hai bên về việc thay thế hóa đơn cũ bằng hóa đơn mới. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp cần sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử bao gồm:

• Cần sử dụng biên bản thay thế hoá đơn điện tử khi xảy ra sai sót về thông tin hóa đơn như sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; sai ngày tháng lập hóa đơn hay sai số tiền, thuế suất hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ.
• Sử dụng biên bản thay thế hoá đơn điện tử khi hóa đơn bị lập sai đối tượng, hóa đơn phát hành cho nhầm khách hàng hoặc sai nội dung mua bán; hóa đơn không hợp lệ do lỗi kỹ thuật như lỗi định dạng hóa đơn, không thể gửi đến cơ quan thuế và hóa đơn bị mất chữ ký số do sự cố phần mềm.
• Sử dụng biên bản thay thế hoá đơn điện tử khi các trường hợp khác theo thỏa thuận như khi hai bên mua bán phát hiện ra lỗi khác không phù hợp, có thể thỏa thuận lập biên bản thay thế.

Lưu ý: Nếu hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể lập hóa đơn mới mà không cần lập biên bản. Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, bắt buộc phải lập biên bản ghi nhận và thay thế hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu đơn xin đóng bảo hiểm chi tiết

4. Các câu hỏi thường gặp

Câu 1: Doanh nghiệp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có phát sinh nghĩa vụ thuế đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu 2: Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?

Không bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc cần lưu trữ phục vụ các công việc nội bộ.

Câu 3: Thay thế hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Không. Việc thay thế hóa đơn điện tử không bị phạt nếu thực hiện đúng quy trình và thời gian quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có sai sót mà không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Câu 4: Hóa đơn thay thế có cần gửi cơ quan thuế không?

Có. Hóa đơn thay thế phải được ký số và gửi đến cơ quan thuế thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

Câu 5: Người mua có phải ký vào biên bản thay thế hóa đơn không?

Có. Biên bản thay thế hóa đơn cần chữ ký xác nhận của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý.

Câu 6: Hóa đơn bị mất có thể thay thế bằng hóa đơn mới không?

Không. Trường hợp mất hóa đơn, doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận sự việc và thông báo với cơ quan thuế. Sau đó, nếu có sai sót cần điều chỉnh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.

Câu 7: Biên bản thay thế hóa đơn lập chậm có bị phạt không?

Nếu lập biên bản thay thế hóa đơn muộn so với thời điểm phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.