Mẫu biên bản xác nhận công nợ là một tài liệu quan trọng trong quản lý tài chính, giúp các bên liên quan xác định rõ ràng số dư công nợ giữa mình và đối tác. Biên bản này không chỉ đóng vai trò như một chứng từ pháp lý mà còn là cơ sở để giải quyết các tranh chấp tài chính, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình thanh toán. Để biết thêm nhiều thông tin bổ ích, hãy cùng đến với bài viết Mẫu biên bản xác nhận công nợ file word mới nhất dưới đây của ACC Khánh Hòa nhé! 

1. Quy định chung về công nợ

Công nợ là một thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, hiện hành pháp luật không có quy định định nghĩa về công nợ.

Tuy nhiên, công nợ có thể hiểu là số tiền phát sinh khi cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong quá trình thanh toán với bên khác, nhưng không thanh toán đầy đủ (hoặc không thanh toán ngay) tại thời điểm giao dịch, mà phải dời sang kỳ thanh toán sau.

Công nợ được chia thành hai loại chính:

Công nợ phải thu: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng bằng hình thức trả chậm, khách hàng sẽ có một khoảng thời gian nhất định để thanh toán.

Công nợ phải trả: Là khoản tiền mà doanh nghiệp còn nợ các nhà cung cấp, đối tác do đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để sản xuất nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ file word mới nhất

Để xác nhận công nợ, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu biên bản xác nhận công nợ với nội dung chi tiết dưới đây

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

• Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
• Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……………………..…., chúng tôi gồm có:

BÊN A: Công ty …………………..

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

BÊN B: Công ty ……………………

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: ………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

Cùng nhau xác nhận về công nợ, cụ thể như sau:

Công nợ đầu kỳ: ………………. đồng (Theo Biên bản số …….. ngày ……. tháng …. năm ….)

Số phát sinh trong kỳ:………………

Số tiền bên A đã thanh toán: ……………………….. đồng

Tính đến ngày… tháng … năm … bên A còn nợ bên B số tiền là: ……………………..đồng (bằng chữ: …………….)

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản xác nhận công nợ 

Xem thêm: Thời gian thu hồi công nợ khách hàng là bao lâu?

3. Quy trình xác nhận công nợ chi tiết

Thông thường, việc xác nhận công nợ sẽ được doanh nghiệp thực hiện qua các bước thủ tục như sau:

Bước 1: Đối chiếu và kiểm tra thông tin công nợ

Các bên liên quan (bên nợ và bên chủ nợ) tiến hành đối chiếu và kiểm tra tất cả các khoản công nợ phát sinh, bao gồm số tiền nợ, ngày tháng giao dịch, điều kiện thanh toán, và các khoản giảm trừ (nếu có). Việc đối chiếu giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều có thông tin chính xác và đồng nhất.

Bước 2: Lập biên bản xác nhận công nợ

Sau khi đối chiếu thông tin, các bên sẽ lập biên bản xác nhận công nợ, ghi rõ số tiền nợ, các điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán, và các điều kiện khác liên quan đến công nợ. Biên bản này sẽ được cả hai bên ký kết và xác nhận để làm căn cứ pháp lý.

Bước 3: Lưu trữ và theo dõi công nợ

Sau khi biên bản xác nhận công nợ đã được ký kết, các bên cần lưu trữ biên bản và theo dõi việc thanh toán công nợ. Bên chủ nợ sẽ tiếp tục giám sát và nhắc nhở về việc thanh toán, đồng thời cập nhật vào hệ thống quản lý công nợ của mình để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra đúng hạn.

Việc đảm bảo các bước như trên sẽ giúp việc xác nhận công nợ của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, thuận lợi đồng thời tránh được các rủi ro pháp lý không mong muốn trong quá trình thực hiện.

Xem thêm: Cách hạch toán điều chỉnh giảm công nợ phải trả

4. Đối chiếu công nợ có phải là chứng từ chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả không? 

Tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC có quy định về dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:

“1. Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

1. a) Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

– Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;

– Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

– Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

– Bảng kê công nợ;

– Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).”

Theo đó, căn cứ vào quy định trên thì đối chiếu công nợ chính là một trong những chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả phải có, do đó, doanh nghiệp cần lập và lưu trữ các chứng từ theo quy định để tránh được các rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh hợp pháp.

5. Câu hỏi thường gặp

Xác nhận công nợ là gì?

Xác nhận công nợ là quá trình các bên đối chiếu và thống nhất về số dư công nợ giữa họ, đồng thời lập biên bản ghi nhận sự thỏa thuận đó, làm cơ sở pháp lý cho việc thanh toán sau này.

Khi nào cần thực hiện xác nhận công nợ?

Xác nhận công nợ thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, khi có yêu cầu từ bên đối tác hoặc khi có bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến công nợ cần giải quyết. 

Có thể thay đổi biên bản xác nhận công nợ sau khi đã ký không? 

Có. Biên bản xác nhận công nợ chỉ có thể thay đổi nếu có sự thỏa thuận và đồng ý của cả hai bên. Mọi thay đổi cần được ghi rõ và ký lại để đảm bảo tính hợp pháp. 

Thông qua bài viết trên của ACC Khánh Hòa, chúng tôi mong rằng bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin cần thiết về Mẫu biên bản xác nhận công nợ file word mới nhất. Việc sử dụng mẫu biên bản xác nhận công nợ đúng quy định là cách đơn giản nhưng hiệu quả để bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch tài chính. Mẫu biên bản này không chỉ giúp ghi nhận thông tin công nợ một cách chính xác mà còn đảm bảo tính pháp lý trong việc thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh.