Hóa đơn là tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh, liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần phải hủy thông báo phát hành hóa đơn vì các lý do như sai sót hoặc không còn sử dụng. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về mẫu công văn huỷ thông báo phát hành hoá đơn, giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và thuận lợi.
1. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn là gì?
Công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn là văn bản doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế để thông báo về việc hủy bỏ thông báo phát hành hóa đơn đã gửi trước đó. Văn bản này nhằm mục đích thông báo chính thức, đồng thời xin ý kiến phê duyệt của cơ quan thuế.
2. Công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn dùng trong các trường hợp nào?
Công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Phát hiện sai sót trong thông báo phát hành hóa đơn, sai thông tin về ký hiệu hóa đơn, số seri hóa đơn, sai lệch thông tin về ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
– Không có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã phát hành như doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn (từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử).
– Hóa đơn bị mất, hỏng hoặc không hợp lệ như hóa đơn in bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn hoặc lưu trữ không đúng cách.
– Hủy hóa đơn do thay đổi chính sách hoặc cơ cấu tổ chức như doanh nghiệp sáp nhập, chia tách hoặc giải thể hoặc doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ).
3. Mẫu công văn huỷ thông báo phát hành hoá đơn
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định về mẫu công văn huỷ thông báo phát hành hoá đơn cho nên các bạn đọc có thể tự lập mẫu công văn này như sau.
| CÔNG TY ……………. ——— Số …./CV-….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— ……….., ngày … tháng … năm 2022 |
CÔNG VĂN
(V/v: Hủy thông báo phát hành hóa đơn)
Kính gửi: Chi cục Thuế……………..
Tên doanh nghiệp: ……………………..
Địa chỉ trụ sở: ………………………….
Mã số thuế: ………………………….
Đại diện theo pháp luật: ………………………….
Ngày …………….., Công Ty …………….. đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu số …………, ký hiệu ……….., từ số ………. đến số ……….. Nay Công ty chúng tôi xin hủy thông báo này và xin được nộp lại thông báo phát hành hoá đơn thay thế sau khi hoàn thiện đầy đủ hồ sơ.
Lý do: …………………..
Công Ty …………… cam kết việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật
Chân thành cảm ơn, xin trân trọng kính chào!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
>>> Tải ngay tại Mẫu công văn huỷ thông báo phát hành hoá đơn
4. Hướng dẫn hồ sơ hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót
Để hủy hóa đơn đã phát hành khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
– Công văn đề nghị hủy hóa đơn cần nêu rõ lý do hủy hóa đơn, thông tin về hóa đơn cần hủy (số lượng, ký hiệu, số seri).
– Bản sao thông báo phát hành hóa đơn (được chứng thực nếu cần).
– Biên bản hủy hóa đơn được lập giữa các bên liên quan (bên bán, bên mua, hoặc đơn vị in hóa đơn) để xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
– Tài liệu chứng minh sai sót (nếu có)
Ví dụ: Hóa đơn in lỗi, giấy tờ xác nhận sai sót từ đơn vị in ấn.
5. Các câu hỏi thường gặp
Khi nào cần hủy thông báo phát hành hóa đơn?
Khi doanh nghiệp phát hiện sai sót trong thông báo phát hành, không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn, hoặc có thay đổi pháp lý liên quan đến hóa đơn.
Hủy thông báo phát hành hóa đơn có cần thông báo cơ quan thuế không?
Có. Theo quy định, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản (công văn) đến cơ quan thuế để được phê duyệt việc hủy thông báo phát hành hóa đơn.
Nếu không hủy thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có bị phạt không?
Có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục hủy hóa đơn hoặc thông báo phát hành hóa đơn sai quy định, có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đến 8.000.000 VNĐ.
Hóa đơn đã phát hành có thể hủy được không?
Hóa đơn đã phát hành chỉ có thể hủy nếu chưa giao cho người mua hoặc chưa sử dụng. Nếu hóa đơn đã sử dụng, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Hồ sơ hủy hóa đơn có cần nộp bản giấy không?
Tùy theo cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc thực hiện trực tuyến qua hệ thống thuế điện tử.
Như vậy, mẫu công văn huỷ thông báo phát hành hoá đơn là một giấy tờ quan trọng. Việc nắm rõ cách thức lập và sử dụng mẫu đơn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.