Trong quá trình vận hành, việc thanh lý tài sản cố định không còn giá trị sử dụng hoặc lạc hậu là nghiệp vụ tất yếu để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và làm sạch bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, nếu không có một tờ mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định chuẩn xác ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối khi giải trình với cơ quan Thuế. Bài viết dưới đây ACC Khánh Hòa sẽ giúp bạn nắm vững mẫu đơn và quy trình thanh lý đúng luật hiện hành.

1. Đề nghị thanh lý tài sản cố định là gì và khi nào cần lập?

Đề nghị thanh lý tài sản cố định là văn bản chính thức do bộ phận sử dụng hoặc quản lý tài sản lập, nhằm đề xuất loại bỏ tài sản cố định (TSCĐ) khỏi sổ sách kế toán khi chúng không còn giá trị sử dụng, bị hư hỏng nặng, lạc hậu kỹ thuật hoặc không đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.

Theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và Nghị định 186/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, việc lập đề nghị phải đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy trình quản lý tài sản, đặc biệt với TSCĐ thuộc diện tài sản công hoặc có giá trị lớn.

Việc cần lập mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định thường xảy ra trong các trường hợp sau:

• TSCĐ hết thời hạn khấu hao hoặc hao mòn lũy kế vượt nguyên giá.
• TSCĐ bị hư hỏng không thể sửa chữa, do tai nạn, hỏa hoạn hoặc lạc hậu.
• Doanh nghiệp tái cấu trúc, thay đổi công nghệ, dẫn đến TSCĐ không còn phù hợp.

2. Mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định chuẩn pháp lý mới nhất

2.1. Các nội dung quan trọng không thể thiếu trong mẫu đơn

Để đảm bảo mẫu đơn hợp lệ, cần kiểm tra các nội dung sau theo quy định tại Nghị định 186/2025/NĐ-CP:

• Tên tài sản và mã số quản lý tài sản cố định.
• Nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
• Lý do chi tiết đề nghị thanh lý (hỏng hóc, lạc hậu kỹ thuật, hỏa hoạn…).
• Phương thức thanh lý dự kiến (bán phế liệu, tháo dỡ linh kiện, hủy bỏ…).

Những yếu tố này giúp cơ quan quản lý nội bộ đánh giá tính hợp lý, đồng thời hỗ trợ hạch toán kế toán chính xác theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

2.2. Link tải mẫu đề nghị thanh lý

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

Xem thêm: Vốn hóa tài sản cố định là gì?

3. Quy trình thanh lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Quy trình thanh lý TSCĐ phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và các văn bản hướng dẫn, nhằm đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

Bước 1: Bộ phận sử dụng làm đơn đề nghị thanh lý

Bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ đánh giá tình trạng và lập mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định, nêu rõ lý do và danh mục tài sản. Gửi đơn lên Ban Giám đốc hoặc Phòng Hành chính – Tài vụ để xem xét ban đầu.

Bước 2: Kiểm tra và đánh giá thực trạng tài sản

Thành lập hội đồng đánh giá (nếu TSCĐ có giá trị lớn) để kiểm tra thực tế, lập biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng hoặc lạc hậu. Quá trình này có thể số hóa qua phần mềm ERP với chữ ký số, theo xu hướng năm 2026 để tăng minh bạch.

Bước 3: Phê duyệt và tiến hành thanh lý thực tế

Sau phê duyệt, thực hiện thanh lý bằng cách bán phế liệu, tháo dỡ hoặc hủy bỏ. Cập nhật sổ sách kế toán, xuất hóa đơn điện tử nếu có thu hồi giá trị. Đối với TSCĐ điện tử, tuân thủ quy định bảo vệ môi trường khi xử lý rác thải theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP.

4. Hồ sơ kèm theo đơn đề nghị thanh lý TSCĐ gồm những gì?

Hồ sơ kèm theo mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định bao gồm:

• Biên bản đánh giá tình trạng TSCĐ (do hội đồng lập).
• Bảng kê tài sản chi tiết (nguyên giá, khấu hao lũy kế).
• Chứng từ chứng minh lý do thanh lý (ảnh chụp hư hỏng, báo cáo kỹ thuật).
• Hóa đơn điện tử hoặc hợp đồng nếu áp dụng phương thức bán, theo Luật Quản lý thuế hiện hành.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nhập khẩu tài sản cố định chi tiết

5. Những lưu ý về thuế và kế toán khi thanh lý tài sản

Khi thanh lý TSCĐ, doanh nghiệp cần tuân thủ Thông tư 45/2013/TT-BTC (và sửa đổi bổ sung đến 2026) về quản lý, trích khấu hao TSCĐ. Giá trị thu hồi từ thanh lý được ghi nhận là thu nhập khác, khấu trừ vào chi phí khấu hao lũy kế để tính thuế TNDN.

Bắt buộc xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch thanh lý, ngay cả bán phế liệu. Với TSCĐ chưa khấu hao hết, vẫn được thanh lý nếu có lý do hợp lý, nhưng phải giải trình để chi phí được chấp nhận.

6. Câu hỏi thường gặp

Tài sản chưa khấu hao hết có được thanh lý không?

Được. Nếu tài sản bị hư hỏng không thể sửa chữa hoặc không còn phù hợp, doanh nghiệp vẫn được phép thanh lý nhưng phải giải trình rõ lý do để được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Có cần thành lập hội đồng thanh lý cho mọi loại tài sản không?

Theo quy định, doanh nghiệp nên thành lập hội đồng thanh lý để đảm bảo tính khách quan và đúng quy trình kiểm soát nội bộ, đặc biệt là với các tài sản có giá trị lớn.

Đơn đề nghị thanh lý gửi cho ai?

Đơn thường do bộ phận trực tiếp quản lý/sử dụng tài sản lập và gửi lên Ban Giám đốc hoặc Phòng Hành chính – Tài vụ để xét duyệt.

Ai có quyền quyết định thanh lý tài sản cố định?

Quyền quyết định thanh lý tài sản cố định thuộc về cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, như giám đốc hoặc hội đồng quản trị, tùy thuộc vào quy định nội bộ của mỗi doanh nghiệp.

Mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định có cần kèm theo chứng từ gì không?

Tờ trình thường cần kèm theo các chứng từ như biên bản đánh giá tài sản, bảng kê tài sản, và các giấy tờ chứng minh tài sản đã hết giá trị sử dụng hoặc bị hư hỏng không sửa chữa được.

Tóm lại, việc sử dụng mẫu đề nghị thanh lý tài sản cố định là bước quan trọng trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa thủ tục và duy trì sự minh bạch trong việc xử lý tài sản không còn giá trị sử dụng. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tài sản của doanh nghiệp. Thông qua bài viết trên của ACC Khánh Hòa, chúng tôi mong rằng bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin hữu ích và giá trị.