Đơn đề nghị thanh toán gửi khách hàng là một văn bản quan trọng được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh, giúp doanh nghiệp nhắc nhở và yêu cầu khách hàng thực hiện nhiệm vụ thanh toán theo các điều khoản thuận lợi góp phần duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và khách hàng.Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Mẫu đơn đề nghị thanh toán gửi khách hàng cũng như các quy định liên quan.

1. Thế nào là giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu chính thức mà cá nhân hoặc tổ chức gửi đến một bên khác (thường là bộ phận tài chính hoặc kế toán) để yêu cầu thanh toán cho một khoản chi phí hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Giấy này thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh, hợp đồng, hoặc các khoản chi tiêu trong nội bộ

• Nhắc nhở hoặc yêu cầu thanh toán số tiền còn nợ hoặc đã cam kết trong hợp đồng
• Đảm bảo giao dịch tài chính chính diễn ra minh bạch, đúng quy định

Giấy đề nghị thanh toán được dùng trong các trường hợp:

• Cá nhân đề nghị doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí chưa được thanh toán hoặc đã tạm ứng trước, phát sinh cho các hoạt động vì mục đích chung như chi phí mua văn phòng phẩm, đi công tác, mua sắm trang thiết bị…
• Cá nhân đã chi theo chỉ đạo hoặc đồng ý của cấp trên nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
• Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

2. Mẫu đơn đề nghị thanh toán gửi khách hàng

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC mẫu 05-TT, Thông tư 200/2014/TT-BTC, TT107/2017/TT-BTC, TT79/2019/TT-BTC dưới dây là mẫu đơn đề nghị thanh toán gửi khách hàng điển hình nhất.

2.1. Mẫu số 1

>>> Tải Mẫu đề nghị thanh toán theo TT200/2014/TT-BTC TẠI ĐÂY

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày … tháng … năm….

Kính gửi: ……………………………………………………………………..

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…………………………………………………………………….

Bộ phận (hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………………..

Nội dung thanh toán:………………………………………………………………………………………..

Số tiền:…………………………………………………….. (Viết bằng chữ):…………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………

(Kèm theo:…………………………………………………….. chứng từ gốc).

2.2. Mẫu số 2 

>>> Tải Mẫu đề nghị thanh toán theo TT107/2017/TT-BTC TẠI ĐÂY

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày…..tháng ……năm………

– Họ và tên người thanh toán:…………………………………………………………………………………….

– Bộ phận (hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………………………

– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

2.3. Mẫu số 3

>>> Tải Mẫu đề nghị thanh toán theo TT79/2019/TT-BTC TẠI ĐÂY

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày ….. tháng ……. năm ……

– Họ tên người thanh toán: ……………………………………………………………….

– Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………….

– Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:

3. Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là văn bản quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của tổ chức, được sử dụng để yêu cầu thanh toán các khoản chi phí phát sinh. Để đảm bảo giấy đề nghị được duyệt nhanh chóng và chính xác, cần chú ý các nội dung sau:

Mở đầu giấy đề nghị thanh toán:

• Ghi rõ tiêu đề “GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN” đặt giữa văn bản.
• Ở góc trái, ghi tên phòng ban hoặc bộ phận thực hiện đề nghị thanh toán, ví dụ: “Phòng Kế toán” hoặc “Bộ phận Kinh doanh.”
• Kính gửi: Ghi tên người hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt, ví dụ: “Kính gửi: Giám đốc Công ty XYZ”

Nội dung giấy đề nghị thanh toán:

• Thông tin người đề nghị thanh toán: Ghi rõ họ tên, chức vụ và bộ phận công tác của người gửi đề nghị. Ví dụ: “Người đề nghị: Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Kinh doanh.”
• Mục đích thanh toán: Mô tả rõ lý do và mục đích của khoản thanh toán, chẳng hạn: “Thanh toán chi phí tổ chức sự kiện cuối năm ngày 01/12/2024.”
• Số tiền thanh toán: Ghi cụ thể số tiền cần thanh toán, cả bằng số và bằng chữ. Ví dụ: “Số tiền: 5,000,000 VNĐ (Năm triệu đồng chẵn).”
• Phương thức thanh toán: Nêu rõ cách thức nhận tiền, ví dụ: “Thanh toán bằng chuyển khoản qua tài khoản Ngân hàng Vietcombank, số tài khoản 123456789 tại Chi nhánh Nha Trang.”
• Kinh phí thuộc khoản chi nào: Xác định khoản chi này được trích từ nguồn kinh phí của đơn vị/phòng ban nào.

Tài liệu đính kèm:

• Liệt kê các hóa đơn, chứng từ, hoặc giấy tờ liên quan kèm theo giấy đề nghị. Ví dụ: “Kèm theo: 02 hóa đơn gốc, 01 biên bản thanh lý hợp đồng.”

Kết thúc giấy đề nghị thanh toán:

• Ghi cam kết về tính chính xác của các thông tin cung cấp trong giấy đề nghị, ví dụ: “Tôi cam kết các thông tin và chứng từ kèm theo là đúng sự thật. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.”
• Chữ ký của người lập giấy và các bên liên quan (nếu cần), bao gồm người xét duyệt và người duyệt chi.

Xem thêm: Mẫu đơn xác nhận tạm trú mới nhất

4. Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán là của ai?

Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán thường thuộc về các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa sau khi thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động mua hàng hoặc chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao thì người mua hàng hoặc người chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.

Sau đó, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.

Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

>>>> Mời bạn tham khảo mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện của ACC Khánh Hòa cung cấp.

5. Câu hỏi thường gặp

Giấy đề nghị thanh toán có cần phải được lập thành văn bản không?

Tuỳ vào trường hợp có thể được lập hoặc không phải lập thành văn bản

Trường hợp 1: Khi là nội quy của doanh nghiệp phải lập thành văn bản để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng trong quá trình thanh toán không gây lằng nhằng về các vấn đề tiền với các đối tác và khách hàng, tổ chức, cá nhân liên quan

Trường hợp 2: Khi một người trong công ty thực hiện một khoản chi nhỏ lẻ thì không cần phải có giấy đề nghị thanh toán

Ví dụ: Đồng nghiệp mua hộ mọi người trà sữa trong công ty xong thu hết tiền của các đồng nghiệp trong cơ quan.

Hy vọng qua bài viết, ACC Khánh Hòa đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về mẫu đơn đề nghị thanh toán gửi khách hàng. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Khánh Hoà nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.