Giấy khai sinh là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất, chứng minh nguồn gốc và nhân thân của mỗi người. Để có được bản sao giấy khai sinh, chúng ta cần thực hiện thủ tục xin trích lục. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, việc nắm rõ quy trình và cách viết đơn xin là điều vô cùng quan trọng. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh một cách chính xác và đầy đủ.

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

Căn cứ Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục khai sinh được định nghĩa là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp, nhằm xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Theo quy định, bản chính của trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.

Bên cạnh bản chính, còn có bản sao trích lục hộ tịch, bao gồm:

• Bản sao trích lục được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch;
• Bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.

Nói một cách dễ hiểu, bản sao trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của một cá nhân. Văn bản này có thể được sử dụng để xác minh các thông tin liên quan đến nhân thân, quốc tịch, quan hệ huyết thống, quê quán và các sự kiện hộ tịch khác của người được khai sinh.

2. Trích lục giấy khai sinh  dùng để làm gì?

Trích lục khai sinh là một tài liệu quan trọng, được sử dụng để chứng minh nhân thân và các thông tin hộ tịch của công dân. Trích lục này có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Các thủ tục hành chính: Đăng ký kết hôn, làm thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc xin visa.
• Giải quyết các vấn đề pháp lý: Tranh chấp thừa kế, ly hôn, xác định quyền sở hữu tài sản, …
• Xác minh quan hệ gia đình: Chứng minh quan hệ cha mẹ – con, anh chị em, người đại diện, người thừa kế hoặc giám hộ.
• Xác định năng lực hành vi dân sự: Dựa trên yếu tố độ tuổi để thực hiện các giao dịch dân sự hoặc quyền lợi liên quan.

Trích lục khai sinh có giá trị pháp lý tương đương với bản chính và được công nhận bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy, cần lưu giữ tài liệu này cẩn thận. Trường hợp bị mất hoặc hư hỏng, bạn có thể yêu cầu cấp lại.

Xem thêm: Mẫu đơn xin đóng mã số thuế hộ kinh doanh mới nhất

3. Mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh

Mẫu trích lục khai sinh được ban hành kèm theo Công văn số 1288/HTQTCT-HT của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực điều chỉnh một số biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP, như sau: 

TRÍCH LỤC KHAI SINH
(BẢN SAO)

Họ, chữ đệm, tên: ……………………………………………………………………………………….

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………. ghi bằng chữ: …………………………………….

Giới tính: ……………………….. Dân tộc: ………………….. Quốc tịch: ………………………..

Nơi sinh: …………………………………………………………………………………………………..

Quê quán: …………………………………………………………………………………………………

Số định danh cá nhân: …………………………………………………………………………………

Họ, chữ đệm, tên người mẹ: …………………………………………………………………………

Năm sinh: ……………………. Dân tộc: …………….. Quốc tịch: ………………………………..

Nơi cư trú: ………………………………………………………………………………………………..

Họ, chữ đệm, tên người cha: ………………………………………………………………………..

Năm sinh: ………………………. Dân tộc: …………………… Quốc tịch: ……………………….

Nơi cư trú: ………………………………………………………………………………………………..

Đăng ký khai sinh tại(3)…………………………………………………………………………………

Số ……………………. ngày ………../………../……….

Ghi chú:(4) …………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

Chú thích:

(1) Ghi tên cơ quan cấp bản sao Trích lục. Nếu là Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (tỉnh, huyện, xã); nếu là Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (tỉnh, huyện); nếu là Cơ quan đại diện thì ghi rõ tên cơ quan đại diện và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Tỉnh Thanh Hoá Thành phố Thanh Hoá UBND phường Lam Sơn

hoặc: Tỉnh Thanh Hoá UBND thành phố Thanh Hoá hoặc: Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ

(2) Ghi theo số trong Sổ theo dõi việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cơ quan cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(3) Ghi tên cơ quan đã thực hiện việc đăng ký khai sinh

Ví dụ: Uỷ ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội

Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông, Hà Nội.

(4) Tùy theo cách thức thực hiện, ghi rõ căn cứ cấp bản sao Trích lục: “Thực hiện việc trích lục từ Sổ đăng ký khai sinh” hoặc “Thực hiện việc trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy trình tin học”.

>>> Tải xuống mẫu đơn trích lục giấy khai sinh TẠI ĐÂY !!!

Xem thêm: Mẫu đơn khiếu nại thu hồi đất đai mới

4. Hồ sơ, thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

Để xin cấp bản sao trích lục khai sinh, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cần bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch: Theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD), hộ chiếu, hoặc giấy tờ có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Văn bản ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
• Sổ hộ khẩu (nếu có): Nộp kèm theo hồ sơ. Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thu lại sau khi hoàn tất thủ tục.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn có thể nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, chẳng hạn như Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện nơi bạn đã đăng ký khai sinh. Hoặc, nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn).

Bước 3: Điền thông tin trên tờ khai

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai xin cấp bản sao trích lục khai sinh theo mẫu quy định.

Bước 4: Cấp bản sao trích lục khai sinh

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ kiểm tra. Nếu hồ sơ hợp lệ, bản sao trích lục khai sinh sẽ được cấp ngay lập tức hoặc trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, bạn cần quét hoặc chụp ảnh giấy tờ và tải lên hệ thống đầy đủ. Bản sao trích lục khai sinh được cấp sẽ có giá trị pháp lý như bản chính và được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính.

5. Phân biệt giấy khai sinh và trích lục giấy khai sinh

Giấy khai sinh và trích lục khai sinh là hai loại giấy tờ thường bị nhầm lẫn do có nhiều điểm tương đồng. Tuy nhiên, mỗi loại lại có những đặc điểm riêng biệt, giúp phân biệt một cách rõ ràng. Cụ thể:

Điểm giống nhau:

Cả hai đều cùng cung cấp thông tin về:

• Họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch.
• Họ, tên, năm sinh, quốc tịch, dân tộc, nơi cư trú của cha mẹ.
• Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh. 

Điểm khác nhau:

Việc hiểu rõ điểm giống và khác nhau giữa giấy khai sinh và trích lục khai sinh sẽ giúp bạn sử dụng đúng loại giấy tờ trong từng tình huống. Giấy khai sinh là văn bản gốc quan trọng, trong khi trích lục khai sinh có thể thay thế trong một số trường hợp cần thiết. Việc bảo quản và sử dụng hai loại giấy tờ này đúng cách là rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi của cá nhân.

6. Dịch vụ xin trích lục giấy khai sinh tại Khánh Hòa

Việc xin trích lục giấy khai sinh đôi khi gây không ít khó khăn do các thủ tục hành chính phức tạp hoặc thiếu thông tin cần thiết. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, ACC Khánh Hòa cung cấp dịch vụ xin trích lục giấy khai sinh chuyên nghiệp, đảm bảo nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

• Hỗ trợ từ A-Z: Đội ngũ chuyên viên sẽ hướng dẫn và xử lý toàn bộ quy trình xin trích lục thay bạn.
• Tư vấn pháp lý miễn phí: ACC sẽ giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến việc trích lục giấy khai sinh, giúp bạn nắm rõ các quy định cần thiết.
• Thời gian xử lý nhanh chóng: Chúng tôi cam kết hoàn thành hồ sơ trong thời gian ngắn nhất có thể.
• Phí dịch vụ hợp lý: Mức phí dịch vụ cạnh tranh, minh bạch, phù hợp với mọi khách hàng.

7. Các câu hỏi thường gặp 

Ai có thể xin bản sao trích lục giấy khai sinh?

• Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam, công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam.
• Người yêu cầu có thể trực tiếp xin hoặc ủy quyền cho người khác.
• Trường hợp người chưa thành niên hoặc mất năng lực hành vi dân sự, việc xin cấp sẽ do người đại diện theo luật thực hiện.

Xin cấp trích lục giấy khai sinh ở đâu?

• Cơ quan đăng ký hộ tịch.
• Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan khác có thẩm quyền theo quy định.
• Cá nhân có thể yêu cầu tại bất kỳ nơi nào lưu trữ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, không phụ thuộc nơi cư trú.

Trích lục giấy khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng. 

Trích lục giấy khai sinh có thời hạn không?

Không. Trích lục khai sinh là giấy tờ không có thời hạn sử dụng, tương tự giấy khai sinh.

Tóm lại, việc xin trích lục giấy khai sinh là một thủ tục hành chính đơn giản nhưng rất quan trọng. Với những thông tin được cung cấp trong bài viết, hy vọng bạn đã nắm được cách viết mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh một cách chính xác và hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.