Trong các giao dịch thương mại, việc ứng trước tiền hàng là một biện pháp giúp "giữ chân" nguồn cung hoặc đẩy nhanh tiến độ sản xuất. Tuy nhiên, nếu không có một bản mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng chặt chẽ, bên mua rất dễ rơi vào tình cảnh "tiền mất tật mang" khi bên bán không giao hàng đúng hạn. Bài viết dưới đây của ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp cho bạn mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng chuẩn xác nhất cùng những lưu ý pháp lý để bảo vệ dòng vốn của doanh nghiệp.

1. Hợp đồng ứng trước tiền hàng là gì?

Hợp đồng ứng trước tiền hàng là một loại hợp đồng dân sự theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, trong đó bên mua thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng cho bên bán trước khi nhận được hàng hóa.

Mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại theo Luật Thương mại 2005 để đảm bảo rằng bên bán sẽ giao hàng đúng hạn và đúng chất lượng, trong khi bên mua cam kết thanh toán trước một khoản tiền nhất định trước khi hàng hóa được giao.

Việc sử dụng hợp đồng này giúp giảm rủi ro cho bên bán bằng cách cung cấp nguồn vốn sớm, đồng thời bảo vệ bên mua thông qua các điều khoản rõ ràng về trách nhiệm và hoàn trả.

2. Phân biệt ứng trước (tạm ứng) và đặt cọc

Theo Bộ luật Dân sự 2015, ứng trước (tạm ứng) tiền hàng là một phần nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng mua bán, trong khi đặt cọc là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Sự phân biệt này rất quan trọng để tránh nhầm lẫn pháp lý và rủi ro khi ứng trước tiền hàng, chẳng hạn như mất quyền kiểm soát khoản tiền nếu không có điều khoản tạm ứng trong hợp đồng mua bán.

Các hồ sơ cần kèm theo khi thực hiện tạm ứng bao gồm:

• Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi tiền tạm ứng.
• Biên bản xác nhận công nợ (nếu cần đối chiếu).
• Phụ lục hợp đồng về tiến độ giao nhận hàng hóa.
• Giấy tờ pháp lý của các bên tham gia ký kết.

3. Mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng mới nhất (Tải miễn phí)

Hiện tại, pháp luật không quy định mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng cố định, nhưng hợp đồng phải tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005. Dưới đây là hướng dẫn các nội dung bắt buộc.

3.1. Link tải mẫu hợp đồng (File Word)

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

3.2. Các nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng

Mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng phải bao gồm:

• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, đại diện pháp lý.
• Mô tả hàng hóa: Số lượng, chất lượng, giá trị hợp đồng.
• Điều khoản tạm ứng: Số tiền, phương thức thanh toán (ưu tiên chuyển khoản nếu trên 20 triệu đồng theo quy định năm 2026 để khấu trừ thuế TNDN).
• Thời hạn giao hàng và trách nhiệm vi phạm.
• Cam kết hoàn trả tiền kèm lãi nếu bên bán không thực hiện.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp theo Luật Thương mại 2005.
• Chữ ký số hoặc điện tử để đảm bảo tính pháp lý trong môi trường kinh doanh số.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê nhà đăng ký tạm trú

4. Quy định về hóa đơn và thuế đối với tiền tạm ứng

Theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hoạt động bán hàng hóa, việc tạm ứng tiền hàng chưa phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT ngay (khác với cung cấp dịch vụ). Hóa đơn chỉ được lập khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa.

4.1. Tạm ứng tiền hàng có phải xuất hóa đơn không?

Không bắt buộc xuất hóa đơn GTGT ngay khi nhận tạm ứng tiền hàng cho mua bán hàng hóa. Bên bán chỉ cần lập hóa đơn khi giao hàng và hoàn tất nghĩa vụ thuế theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

4.2. Cách hạch toán tiền ứng trước cho người bán

Bên bán hạch toán tạm ứng vào tài khoản phải thu khách hàng (TK 131 hoặc tương đương). Khi giao hàng, kết chuyển vào doanh thu và xuất hóa đơn GTGT. Tiền tạm ứng không được tính là doanh thu ngay để tránh sai sót thuế theo Luật Thuế GTGT 2024.

5. Các điều khoản bảo vệ quyền lợi bên mua khi tạm ứng tiền

Để tránh rủi ro khi ứng trước tiền hàng, hợp đồng cần có các điều khoản chặt chẽ bảo vệ bên mua theo Bộ luật Dân sự 2015.

5.1. Điều khoản về thời hạn giao hàng và phạt vi phạm

Quy định rõ thời hạn giao hàng cụ thể, kèm mức phạt vi phạm (thường 0,5-8% giá trị hợp đồng theo thỏa thuận, không vượt quy định pháp luật). Nếu bên bán chậm trễ, bên mua có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế.

5.2. Cam kết hoàn trả tiền khi không thực hiện hợp đồng

Bên bán phải cam kết hoàn trả toàn bộ tiền tạm ứng kèm lãi suất chậm trả (theo lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước) nếu không giao hàng. Điều khoản này giúp bên mua tránh mất trắng khoản ứng trước.

6. Câu hỏi thường gặp

Có cần làm hợp đồng riêng cho khoản ứng trước không?

Có thể lồng ghép điều khoản tạm ứng vào hợp đồng mua bán chính hoặc soạn thảo một bản hợp đồng ứng trước (hợp đồng khung) tùy vào quy mô giao dịch.

Bên bán nhận tiền nhưng không giao hàng thì đòi lại thế nào?

Căn cứ vào điều khoản phạt vi phạm và bồi thường trong hợp đồng, bạn có thể gửi thông báo yêu cầu hoàn trả tiền kèm lãi suất chậm trả hoặc khởi kiện tại Tòa án/Trọng tài thương mại.

Tiền tạm ứng có được tính là chi phí của năm hiện tại không?

Không. Tiền tạm ứng chỉ được hạch toán vào nợ/có của tài khoản khách hàng, chỉ khi hàng hóa được giao và có hóa đơn thì mới được kết chuyển vào chi phí.

Số tiền ứng trước có thể là bao nhiêu?

Số tiền ứng trước có thể là một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên. Thông thường, tiền ứng trước có thể chiếm từ 20% đến 50% giá trị hợp đồng, nhưng cũng có thể là 100% trong một số giao dịch đặc biệt.

Bên mua có quyền yêu cầu trả lại tiền ứng trước nếu hàng hóa không đạt yêu cầu không?

Có. Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu hoặc không đúng như thỏa thuận, bên mua có quyền yêu cầu bên bán hoàn trả tiền ứng trước hoặc yêu cầu đổi hàng hóa. Tuy nhiên, quyền lợi này phải được quy định rõ trong hợp đồng.

Mẫu hợp đồng ứng trước tiền hàng là một phần không thể thiếu trong các giao dịch thương mại, giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Khi lập hợp đồng này, các bên cần thỏa thuận rõ ràng về các điều khoản thanh toán, giao hàng, và trách nhiệm liên quan để tránh tranh chấp. Đảm bảo rằng hợp đồng được soạn thảo hợp lý và tuân thủ pháp luật là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ giao dịch lâu dài và bền vững. Hy vọng những thông tin trong bài viết này của ACC Khánh Hòa đã giúp bạn có được nhiều thông tin hữu ích.