Những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu đang là vấn đề nan giải đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thương mại quốc tế. Thủ tục này không chỉ đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá chi tiết để vượt qua thử thách này.

1. Những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu

Việc xin cấp giấy phép xuất khẩu thường gặp phải nhiều trở ngại do sự phức tạp của hệ thống pháp lý và yêu cầu đa dạng từ các cơ quan quản lý. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về hàng hóa, nguồn gốc và mục đích sử dụng, dẫn đến tình trạng nhiều đơn vị bị từ chối vì hồ sơ không đầy đủ hoặc không phù hợp.

Một khó khăn phổ biến là sự thiếu đồng bộ giữa các quy định, khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để xác định đúng loại giấy phép cần thiết, đặc biệt với hàng hóa lưỡng dụng hoặc có yếu tố chiến lược. Hơn nữa, những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu còn thể hiện ở việc xử lý các yêu cầu bổ sung từ cơ quan thẩm quyền, như kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận an toàn, có thể kéo dài quy trình lên đến hàng tháng trời.

Doanh nghiệp nhỏ thường gặp bất lợi hơn do nguồn lực hạn chế, không đủ khả năng thuê chuyên gia tư vấn, dẫn đến tỷ lệ thất bại cao trong lần nộp đầu tiên. Ngoài ra, sự thay đổi thường xuyên của các thông tư hướng dẫn, chẳng hạn như Thông tư số 12/2025/TT-BNNPTNT ngày 19/6/2025 quy định việc cấp Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm chuyển sang các cơ quan cấp tỉnh từ 1/7/2025, khiến nhiều doanh nghiệp bị bất ngờ và phải điều chỉnh hồ sơ gấp rút.

>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép xuất khẩu tại Khánh Hòa

2. Các loại giấy phép xuất khẩu phổ biến và rào cản liên quan

Trong lĩnh vực xuất khẩu, doanh nghiệp phải đối mặt với đa dạng loại giấy phép tùy thuộc vào mặt hàng, và mỗi loại đều mang theo những khó khăn riêng biệt. Khó khăn ở đây nằm ở việc thu thập tài liệu chứng minh nguồn gốc và mục đích sử dụng, thường yêu cầu sự phối hợp từ nhiều bộ ngành như Bộ Công Thương và Bộ Quốc phòng, dẫn đến trì hoãn không đáng có.

Với sản phẩm thực vật như gia vị, việc xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm theo Thông tư số 12/2025/TT-BNNPTNT gặp vướng mắc lớn do chuyển giao thẩm quyền từ trung ương xuống tỉnh, khiến doanh nghiệp phải làm quen với quy trình mới và có thể gặp sự khác biệt trong tiêu chuẩn đánh giá giữa các địa phương.

Hơn nữa, các mặt hàng như khoáng sản đòi hỏi giấy phép khai thác và xuất khẩu, trong khi mỹ phẩm cần giấy phép xuất khẩu kèm chứng nhận hun trùng, tạo nên lớp lang thủ tục chồng chéo. Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc xác định cơ quan có thẩm quyền, dẫn đến nộp sai nơi và phải làm lại từ đầu.

>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu tại Khánh Hòa

Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu sách báo

3. Hồ sơ cần chuẩn bị và những sai lầm thường gặp

Chuẩn bị hồ sơ là một trong những khâu khó khăn nhất khi xin cấp giấy phép xuất khẩu, vì bất kỳ thiếu sót nào cũng có thể dẫn đến từ chối. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản bao gồm đơn xin cấp phép, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng xuất khẩu, và các tài liệu chứng minh chất lượng hàng hóa. Quy trình xin cấp giấy phép xuất khẩu có thể được thực hiện theo các bước sau để giảm thiểu khó khăn:

Bước 1: Xác định loại giấy phép và cơ quan thẩm quyền

Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ mặt hàng để chọn đúng loại giấy phép, chẳng hạn hàng lưỡng dụng nộp tại Bộ Công Thương theo Nghị định 259/2025/NĐ-CP. Việc này đòi hỏi tham khảo các thông tư hướng dẫn để tránh nộp sai nơi, giúp tiết kiệm thời gian. Nếu sai sót, quy trình có thể bị gián đoạn, dẫn đến mất cơ hội thị trường.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Thu thập đầy đủ tài liệu như đơn xin cấp, hợp đồng và chứng nhận chất lượng, sau đó nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử. Với Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm theo Thông tư số 12/2025/TT-BNNPTNT, hồ sơ phải được nộp tại cơ quan tỉnh từ 1/7/2025.

Bước 3: Xử lý và nhận kết quả

Cơ quan sẽ thẩm định trong thời hạn quy định, có thể yêu cầu kiểm tra thực tế. Thời gian xử lý có thể lên đến 30 ngày, nhưng thường kéo dài hơn do tải lượng lớn.

Bước 4: Theo dõi và gia hạn nếu cần

Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp phải tuân thủ điều kiện sử dụng và gia hạn trước hạn. Bỏ qua bước này có thể dẫn đến phạt hành chính, tăng thêm gánh nặng cho hoạt động xuất khẩu.

Xem thêm: Kinh doanh nhỏ có cần giấy phép không? Chi tiết

4. Giải pháp vượt qua những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu

Để khắc phục những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp nên áp dụng các chiến lược thực tiễn nhằm tối ưu hóa quy trình. Trước hết, hợp tác với các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu sẽ giúp làm rõ các quy định phức tạp từ Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Nghị định 259/2025/NĐ-CP, tránh sai lầm trong phân loại hàng hóa.

Việc sử dụng công nghệ số, như cổng dịch vụ công quốc gia, có thể rút ngắn thời gian nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ, đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp ở các tỉnh xa. Đào tạo nội bộ về các thay đổi pháp lý, chẳng hạn chuyển giao thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm theo Thông tư số 12/2025/TT-BNNPTNT, sẽ nâng cao năng lực nhân sự và giảm tỷ lệ từ chối. Hơn nữa, xây dựng mạng lưới đối tác quốc tế để hỗ trợ chứng nhận hun trùng hoặc kiểm dịch sẽ giải quyết khó khăn với mặt hàng đặc thù như gia vị và khoáng sản.

Doanh nghiệp cũng nên lập kế hoạch dự phòng, như chuẩn bị hồ sơ song song cho nhiều loại giấy phép, để ứng phó với sự chậm trễ. Cuối cùng, theo dõi cập nhật từ các bộ ngành qua các kênh chính thức sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trước những thay đổi, từ đó nâng cao hiệu quả xuất khẩu tổng thể.

5. Câu hỏi thường gặp

Giấy phép xuất khẩu cho hàng hóa lưỡng dụng cần những điều kiện gì?

Theo Nghị định 259/2025/NĐ-CP, hàng hóa lưỡng dụng phải chứng minh không dùng cho mục đích quân sự, kèm báo cáo đánh giá rủi ro từ cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng chi tiết và giấy tờ nguồn gốc để tránh từ chối. Quy trình này đòi hỏi phối hợp chặt chẽ với Bộ Công Thương, thường mất 15-30 ngày xử lý.

Làm thế nào để xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cho sản phẩm thực vật xuất khẩu?

Từ 1/7/2025, theo Thông tư số 12/2025/TT-BNNPTNT, hồ sơ nộp tại cơ quan tỉnh, bao gồm mẫu sản phẩm và kết quả kiểm nghiệm. Khó khăn thường gặp là sự khác biệt tiêu chuẩn địa phương, nên doanh nghiệp cần kiểm tra trước. Thời gian cấp phép khoảng 10-20 ngày nếu hồ sơ đầy đủ.

Chi phí xin cấp giấy phép xuất khẩu có bao gồm phí kiểm dịch không?

Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định phí cấp phép cơ bản, nhưng phí kiểm dịch thực vật hoặc hun trùng là riêng biệt, tùy theo mặt hàng như gia vị hoặc khoáng sản. Tổng chi phí có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy quy mô.

Những khó khăn khi xin cấp giấy phép xuất khẩu có thể được giải quyết hiệu quả nếu doanh nghiệp chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực pháp luật thương mại, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn vượt qua mọi rào cản. Hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và tối ưu hóa quy trình xuất khẩu của doanh nghiệp bạn.