Phần mềm kế toán SmartBook là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, kế toán và thuế một cách hiệu quả. Với giao diện dễ sử dụng và các tính năng linh hoạt, SmartBook hỗ trợ doanh nghiệp từ các nghiệp vụ kế toán cơ bản đến lập báo cáo tài chính, thuế. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm SmartBook một cách chi tiết và dễ hiểu. 

1. Giới thiệu phần mềm kế toán Smartbook 

Phần mềm kế toán Smartbook là một phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào việc Quản lý nguồn lực doanh nghiệp được phát triển bởi S&S từ năm 2003, trong đó có hỗ trợ việc quản lý nguồn nhân lực và kế toán.

Phần mềm này mang những đặc điểm cụ thể như sau:

• Hệ thống kế toán kết hợp các phân hệ cần thiết để ghi chép và có thể xuất bất kỳ báo cáo nào cần thiết cho người dùng.
• Đảm bảo độ tin cậy, an toàn của dữ liệu thông qua việc sử dụng phần mềm.
• Giúp tăng năng suất lao động, giảm chi phí lao động và cải thiện quản lý các quy trình hoạt động thông qua các chức năng phân tích tài chính hiệu quả.

2. Cấu  trúc phần mềm kế toán Smartbooks

Phần mềm kế toán Smartbooks bao gồm 13 phân hệ chính bao gồm: 

• Kế toán tổng hợp(GL): Cho phép người dùng thiết lập, nhập liệu thông tin tài khoản, bút toán kết chuyển và kết xuất báo cáo tài chính.
• Kế toán phải trả (AP): Cho phép hạch toán các khoản phải thu và theo dõi công nợ thanh toán với nhà cung cấp.
• Kế toán phải thu (AR): Cho phép hạch toán các khoản phải trả và theo dõi công nợ thanh toán với khách hàng.

• Kế toán tiền mặt (CA): Là module cho phép theo dõi tiền vào tiền ra.
• Tài sản cố định (FA): Cho phép theo dõi tài sản cùng với các khoản chi phí trả trước
• Quản lý kho (IN): Giúp theo dõi nhập xuất tồn, tính toán  giá thành và giá vốn hàng bán.
• Hóa đơn bán hàng: Được sử dụng để tự in hóa đơn GTGT nếu doanh nghiệp đăng ký tự in hóa đơn.
• Đặt mua (PO): Với module này, người dùng có thể quản lý nguyên vật liệu cần đặt mua, đã mua, còn phải mua.
• Đặt bán (SO): Cho phép người dung quản lý các đơn hàng của khách hàng đặt làm, đã hoàn thành và giao, còn phải giao.
• Hóa đơn điện tử (EInvoice): Được sử dụng để nhập hóa đơn bán hàng và phát hành hóa đơn tự động
• Thông tin chung: Người dùng có thể tạo các danh mục như loại thuế suất, tỷ giá, nhập số dư đầu kỳ, quyền truy cập tài khoản, thời hạn thanh toán, …
• Tiện ích: Hỗ trợ kiểm tra các hóa đơn làm sai, ghi trùng. Sắp xếp lại số chứng từ theo thứ tự.
• Cài đặt chung: Được sử dụng để cài đặt một số thông tin chung bao gồm: Cấu hình hệ thống, quyền truy cập phân hệ, Đổi mật khẩu, Thông tin công ty, Màn hình truy cập, Quyền truy cập form…

Xem thêm: Phần mềm excel kế toán chuyên nghiệp

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Smartbook

Để bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Smartbook, bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1. Cài đặt phần mềm SmartBook

• Tải phần mềm: Truy cập trang web chính thức của SmartBook hoặc cửa hàng phần mềm để tải và cài đặt.
• Cài đặt: Sau khi tải xong, mở tệp cài đặt và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.

Bước 2. Đăng nhập và cấu hình ban đầu

• Đăng nhập: Sau khi cài đặt, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản của mình (nếu đã đăng ký trước) hoặc tạo tài khoản mới.
• Cấu hình công ty: Nhập thông tin về công ty, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin cần thiết để thiết lập dữ liệu kế toán cho công ty.

Bước 3. Tạo các tài khoản kế toán

• Danh sách tài khoản: Trong phần mềm SmartBook, bạn sẽ có một danh sách các tài khoản kế toán. Bạn cần tạo các tài khoản phù hợp với mô hình kế toán của công ty, chẳng hạn như tài khoản ngân hàng, tài khoản phải thu, phải trả, doanh thu, chi phí, v.v.
• Tạo tài khoản mới: Vào mục “Quản lý tài khoản”, bạn có thể thêm mới tài khoản theo yêu cầu của công ty.

Sau khi thực hiện các bước trên đây, bạn có thể dễ dàng sử dụng phần mềm và thực hiện nhập liệu các nghiệp vụ kế toán.

Xem thêm: Top 10 phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất

4. Lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán Smartbook

Phần mềm kế toán Smartbooks là một công cụ hữu ích cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả và tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Trước khi cài đặt và sử dụng phần mềm, hãy đọc kỹ tài liệu hướng dẫn để hiểu rõ về các tính năng và cách thức hoạt động của phần mềm. Sau khi cài đặt, bạn cần tạo lập cơ sở dữ liệu để nhập các số liệu kế toán phát sinh. Hãy đảm bảo rằng các thông tin được nhập vào chính xác và đầy đủ.
• Đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu kế toán được nhập vào phần mềm một cách chính xác và kịp thời. Sai sót trong quá trình nhập liệu có thể dẫn đến các báo cáo tài chính không chính xác.
• Nên thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc bị tấn công bởi virus. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra và đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm và các chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác.
• Khai thác tối đa các tính năng thông qua việc tìm hiểu và sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm để tối ưu hóa hiệu quả công việc kế toán.
• Thiết lập phân quyền truy cập cho từng người dùng để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán.

Theo đó, bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, bạn sẽ có thể sử dụng phần mềm kế toán Smartbooks một cách hiệu quả và an toàn, giúp quản lý tài chính doanh nghiệp một cách tốt nhất.

5. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm kế toán Smartbook có hỗ trợ dùng trải nghiệm không?

Có. Nếu bạn chưa có tài khoản, có thể liên hệ nhà cung cấp để dùng thử trong 1 tháng.

Phần mềm kế toán Smartbook có ưu điểm nổi trội thế nào?

Các quy trình kinh doanh như phân tích và theo dõi doanh thu có thể được thực hiện dễ dàng vì Customer Portal được xây dựng dựa trên góc nhìn của khách hàng. Hệ thống có thể thu thập, tích hợp và cung cấp thông tin theo nhu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp, giúp các đơn vị tìm được cách thức giao tiếp cao cấp và riêng tư nhưng vẫn đảm bảo được mức chi phí thích hợp. 

Phần mềm kế toán Smartbook của nhà cung cấp nào? 

Phần mềm kế toán Smartbook được cung cấp bởi Công ty TNHH SmartBooks – là công ty chuyên sâu nghiên cứu, phát triển và kinh doanh các sản phẩm phần mềm kế toán, QLDA, CRM, eGov… hàng đầu tại Việt Nam với trên 3500 khách hàng tại 63 tỉnh thành đang sử dụng. SmartBooks có trụ sở chính tại Hà Nội ngoài ra có 4 văn phòng đại diện dọc miền Tổ Quốc: TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, TP. Đà Nẵng & TP. Nha Trang. 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của ACC Khánh Hòa, bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin hữu ích. Theo đó, sử dụng phần mềm kế toán SmartBook giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc kế toán, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Với các tính năng mạnh mẽ và giao diện thân thiện, SmartBook là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc quản lý tài chính hiệu quả.