Trong bối cảnh tối ưu hóa bộ máy nhân sự, việc một nhân sự đảm nhận nhiều vị trí không còn xa lạ. Tuy nhiên, việc chi trả phụ cấp kiêm nhiệm kế toán sao cho vừa đúng luật Lao động, vừa tối ưu được chi phí thuế cho doanh nghiệp là một bài toán cần sự chính xác. Nếu không nắm vững quy định, doanh nghiệp rất dễ bị truy thu bảo hiểm hoặc loại chi phí khi quyết toán. Hãy cùng ACC Khánh Hòa làm rõ các quy định này ngay sau đây.

1. Phụ cấp kiêm nhiệm kế toán là gì? Đối tượng được áp dụng

Phụ cấp kiêm nhiệm kế toán là khoản tiền bù đắp cho người lao động đảm nhận thêm nhiệm vụ kế toán ngoài công việc chính, nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực mà không từ bỏ vị trí hiện tại.

Theo Bộ luật Lao động 2019, kiêm nhiệm được hiểu là việc giao thêm công việc phù hợp với hợp đồng lao động, giúp người lao động nhận thêm trách nhiệm và khối lượng công việc. Đối tượng áp dụng bao gồm nhân viên kế toán tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập hoặc doanh nghiệp tư nhân, miễn là công việc kiêm nhiệm không vi phạm nguyên tắc độc lập kế toán theo Luật Kế toán 2015.

Đối tượng chính bao gồm:

• Kế toán viên kiêm nhiệm chức danh kế toán trưởng hoặc các vị trí liên quan.
• Nhân viên tại doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) hoặc tập đoàn, nơi biên chế hạn chế.
• Công chức, viên chức tại đơn vị hành chính – sự nghiệp, với điều kiện được cấp thẩm quyền phê duyệt.

Lưu ý, theo Bộ luật Lao động 2019, việc kiêm nhiệm phải đảm bảo tổng thời gian làm việc không vượt quá định mức làm thêm giờ quy định, tránh vi phạm pháp luật lao động.

2. Quy định về mức phụ cấp kiêm nhiệm kế toán mới nhất

Mức phụ cấp kiêm nhiệm kế toán được quy định dựa trên Bộ luật Lao động 2019, cho phép các bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và không thấp hơn mức tối thiểu theo quy chế nội bộ. Không có mức trần cố định, nhưng phụ cấp phải phản ánh khối lượng công việc thêm vào.

2.1. Đối với đơn vị hành chính, sự nghiệp

Tại đơn vị hành chính – sự nghiệp, mức phụ cấp thường từ 10% – 50% mức lương hiện hưởng của vị trí kiêm nhiệm, theo các thông tư và nghị định của Chính phủ liên quan đến chế độ đãi ngộ công chức, viên chức. Việc chi trả phải dựa trên quyết định của cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính minh bạch và không trùng lặp với các khoản phụ cấp khác.

2.2. Đối với doanh nghiệp ngoài công lập (SME, Tập đoàn)

Đối với doanh nghiệp tư nhân, FDI hoặc tập đoàn, mức phụ cấp kiêm nhiệm kế toán do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, thường dựa trên khối lượng công việc thêm (ví dụ: 20-30% lương cơ bản cho nhiệm vụ kế toán bổ sung). Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có quyền tự do quyết định nhưng phải tuân thủ nguyên tắc bình đẳng và công bằng.

Các khoản phụ cấp thường đi kèm với kế toán:

• Phụ cấp trách nhiệm (dành cho Kế toán trưởng/Kế toán tổng hợp).
• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm (tùy môi trường làm việc).
• Phụ cấp kiêm nhiệm chức danh (Ví dụ: Kế toán kiêm Thủ quỹ hoặc Nhân sự).
• Phụ cấp thâm niên nghề nghiệp.

Xem thêm: Kế toán bán hàng tiếng anh là gì? Khái niệm

3. Phụ cấp kiêm nhiệm kế toán có phải đóng BHXH và Thuế TNCN không?

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội 2024, các khoản phụ cấp kiêm nhiệm kế toán có tính chất như lương (cố định và chi trả thường xuyên cùng kỳ lương) bắt buộc phải cộng vào tiền lương để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ để tránh bị truy thu.

Về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và Thông tư 111/2013/TT-BTC, phụ cấp kiêm nhiệm là khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, do đó phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay theo quy định.

Xem thêm: Các phương thức thanh toán trong kế toán bán hàng chi tiết

4. Cách hạch toán phụ cấp kiêm nhiệm vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Để hạch toán phụ cấp kiêm nhiệm kế toán vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và các quy định thuế. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Lập phụ lục hợp đồng lao động ghi rõ mức phụ cấp, khối lượng công việc kiêm nhiệm và căn cứ pháp lý (theo Bộ luật Lao động 2019).

Bước 2: Hạch toán vào tài khoản chi phí nhân công (ví dụ: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp), đảm bảo có chứng từ hợp lệ như bảng lương và quyết định chi trả.

Bước 3: Kê khai thuế TNCN theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và đóng BHXH trên khoản phụ cấp nếu nó mang tính thường xuyên.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ để quyết toán thuế, tránh loại chi phí khi kiểm tra.

Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

5. Hồ sơ, chứng từ cần thiết để chi trả phụ cấp kiêm nhiệm đúng luật

Để chi trả phụ cấp kiêm nhiệm kế toán đúng luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo Bộ luật Lao động 2019:

• Hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng ghi rõ nhiệm vụ kiêm nhiệm và mức phụ cấp.
• Quyết định giao nhiệm vụ kiêm nhiệm từ cấp quản lý có thẩm quyền.
• Bảng chấm công chứng minh khối lượng công việc thêm.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và đóng BHXH (theo Luật Thuế TNCN 2007 và Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Lưu ý, hồ sơ phải được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra thuế và lao động.

6. Câu hỏi thường gặp

Kế toán trưởng kiêm nhiệm thủ quỹ có được hưởng phụ cấp không?

Mặc dù pháp luật (Luật Kế toán) hạn chế việc kiêm nhiệm này tại một số loại hình đơn vị để đảm bảo tính minh bạch, nhưng nếu doanh nghiệp vẫn bố trí (với các đơn vị được phép) thì phải trả phụ cấp theo thỏa thuận. Tuy nhiên, cần lưu ý rủi ro pháp lý về kiểm soát nội bộ.

Phụ cấp kiêm nhiệm tối đa là bao nhiêu?

Đối với doanh nghiệp tư nhân, không có mức trần tối đa, hoàn toàn dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Đối với công chức, viên chức, mức phụ cấp thường không quá 50% mức lương của vị trí kiêm nhiệm.

Không có hợp đồng kiêm nhiệm mà chỉ có quyết định thì có được tính chi phí hợp lý không?

Để an toàn khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên có Phụ lục hợp đồng lao động ghi rõ khoản phụ cấp này hoặc quy định cụ thể trong Quy chế tài chính/Quy chế lương thưởng của công ty.

Phụ cấp kiêm nhiệm kế toán được tính như thế nào?

Phụ cấp kiêm nhiệm thường được tính dựa trên mức lương cơ sở hoặc lương chính của người lao động tại vị trí kiêm nhiệm, theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động và Bộ luật Lao động 2019. Mức cụ thể phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan hoặc doanh nghiệp.

Làm kế toán tại hai cơ quan cùng loại hình (cả hai đều là cơ quan nhà nước), có được nhận phụ cấp không?

Có, nếu công việc kế toán ở hai cơ quan là độc lập và không ảnh hưởng đến tính khách quan, minh bạch của công tác kế toán. Cơ quan thứ hai phải có quyết định bổ nhiệm kiêm nhiệm và quy định mức phụ cấp cụ thể theo Bộ luật Lao động 2019.

Bài viết Có được nhận phụ cấp kiêm nhiệm kế toán khi làm ở hai cơ quan không? đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa  để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.